Полномочия и их эффективное распределение в организации (на примере ОАО «ЗИ»)

Введение 

     Любая организация состоит из некоторого количества людей, каждый из которых  занимается какой-то работой.  Всем этим процессом руководит менеджер. От его умения управлять зависит  эффективность работы организации. Если организации хорошо управляются, это означает, что люди, составляющие наше общество, будут преуспевать. И напротив: если эти организации и занятые в них работники находятся под плохим руководством, пострадают все люди. Следовательно, хорошее управление является ключом к благоденствию современного общества.

     Искусство управления (менеджмент) – это умение работать посредством других людей, а не выполнять работу самому. Задача руководителя (менеджера) – уметь  думать, анализировать информацию, организовывать, планировать, принимать  стратегические решения. Однако очень часто огромное количество достаточно важных повседневных дел и забот отнимает рабочее время менеджера, не давая возможности, сосредоточится на самом главном. Выход очевиден – необходимо научится распределять свое время так, чтобы получать от него максимальную отдачу. Менеджер должен помнить, что он всего лишь один человек. Независимо от того, как усердно он работает, он не в силах сделать больше, чем может сделать один человек. Поэтому его главная функция заключается в том, чтобы правильно организовать работу людей, находящихся у него в подчинении.

     Одним из эффективных способов регулировать количество выполняемой работы может  стать делегирование – передача полномочий подчиненным. Начальник должен научиться делегировать свои полномочия. Чем больше полномочий и ответственности руководитель дает подчиненным, тем выше его способность руководить людьми.

     Тема  курсовой работы актуальна в настоящее  время в нашей стране, так как  большое количество отечественных  предприятий работает нерентабельно. Одной из причин такой работы является неэффективное управление организацией. Полномочия и их распределение занимают видное место в управлении организацией. Без них невозможно само управление. На их основе строятся все отношения между подчиненными, между подчиненными и руководителем в организации.

     Целью курсовой работы является изучение теории полномочий на примере действующего предприятия (ОАО «ЗИ»). Объектом изучения выступает ОАО «ЗИ». Предметом  исследования являются полномочия и  их распределение.

     Курсовая  работа состоит из трех частей.

     В первой части раскрывается сущность полномочий, дается понятие делегирования  полномочий, рассказывается о концепциях полномочий. Также рассматриваются  виды полномочий и эффективное распределение  их в организации.

     Во  второй главе проводится анализ системы  полномочий на примере ОАО «ЗИ». Здесь дается краткая характеристика деятельности предприятия, проводится анализ функциональных обязанностей и скалярной цепи на примере отдела маркетинга. Далее проводится анализ диапазона контроля и факторов на него влияющих.

     В третьей главе выявляются недостатки в системе распределения полномочий на ОАО «ЗИ» и даются рекомендации по их устранению.

     В ходе исследования решались следующие  задачи:

     - рассмотреть понятие и сущность  полномочий;

     - изучить виды полномочий;

     - дать характеристику ОАО «ЗИ»;

     - провести анализ функциональных обязанностей и скалярной цепи ОАО «ЗИ»;

     - провести анализ диапазона контроля и факторов, на него влияющих;

     - выявить недостатки в системе  распределения полномочий на ОАО «ЗИ» 

     1. Теория полномочий 

     1.1 Сущность полномочий, ответственности, делегирования. Концепции полномочий 

     Полномочия  — ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников  на выполнение определенных задач. Также понятие “полномочия” могут быть определены как право распределять обязанности среди подчиненных и удостоверяться в их надлежащем исполнении.

     Таким образом, предоставляя полномочия, руководитель предоставляет человеку, занимающему  должность право руководства и контроля вверенного ему подразделения “в обмен” на принятие ответственности за результаты такого руководства. В некоторых случаях руководитель также получает право и на изменение технологии деятельности его участка, также неся при этом ответственность за достижение установленных результатов. В любом случае, пределы распространения полномочий должны быть строго определены; какая-либо должность не должна получать слишком много или слишком мало полномочий. В первом случае объем полномочий и, следовательно, возможности управлять работой, не соответствует налагаемой на должность ответственности, вынуждая руководителя нести наказание за недостатки, которые он бессилен изменить; во втором случае возможное пересечение полномочий руководителя одного подразделения с полномочиями другого могут вызвать несостыковку технологий деятельности различных участков и, в конечном итоге, двоеначалие.

     Таким образом, если преследуется цель построения четкой и эффективной организации  работы предприятия, полномочия должны предоставляться только в объеме, не большем и не меньшем которого они необходимы для ведения участка к выполнению им его функций и достижения установленных в рамках всей организации целей.

     Ответственность представляет собой  обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Кроме того – это обязательство правомочно использовать полномочия для  правильного выполнения обязанностей. В общем случае,  после делегирования какой-либо должности определенного участка деятельности, эта должность автоматически становится ответственной за результаты работы данного участка. Вполне логично предположить, что человек — человеческое наполнение должности — должен соответствовать некоторым, определенным для каждого конкретного случая, требованиям. К ним относятся и квалификационные, профессиональные требования, и личностные характеристики, и соответствие персональной истории установленным на предприятии принципам, и многое другое. В дополнение следует отметить, что особенность ответственности заключается в ограниченности ее вертикального движения. Другими словами, она не может делегироваться вниз по структуре компании до конечных исполнителей; каждый уровень управления ответственен за результаты работы вверенного ему подразделения. Таким образом, руководитель становится ответственным за работу своих подчиненных; и если результаты работы окажутся неудовлетворительными, то ответственность перед вышестоящим руководством несет именно руководитель подразделения. Именно он является организующей и руководящей силой, и результаты работы его подразделения — это результаты его работы как управленца.

     Под обязательством понимается ожидание от индивида  выполнения конкретных рабочих требований, когда он занимает определенную должность в организации. Фактически, индивид заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определенного вознаграждения. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия. Например, при оформлении на работу в качестве рабочего на линии сборки фирмы «Сони» поступающему назначается (делегируется) задача монтажа печатных плат в телевизорах. Принимая эту работу и вознаграждение за нее, рабочий косвенным образом соглашается выполнять ее способом, удовлетворительным для фирмы «Сони». Беря на себя эту ответственность, рабочий должен разобрать и заново собрать телевизор в случае своей ошибки. Поскольку рабочий считается ответственным за точное исполнение задачи, начальник имеет право требовать, объяснений или исправления плохо сделанной работы [7].

     Важно осознать, что делегирование реализуется  только в случае принятия полномочия, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы. Например, руководитель хирургической бригады делегирует многие важные обязанности медицинским сестрам. Но, если пациент умрет из-за того, что сестра выбрала неправильную группу крови для переливания, ответственным за это будет оперирующий хирург и его привлекут к суду за преступную небрежность. Аналогичным образом, если торговый агент не выполнит своих плановых заданий на год и в результате отдел сбыта также не выполнит свой план, руководитель отдела сбыта, а не тортовый агент, должен держать ответ перед коммерческим директором.

     В крупных организациях руководителя высшего звена редко общаются с подчиненными на низших уровнях, которые фактически выполняют большинство конкретных задач. Тем не менее, они несут ответственность за дела фирмы и своих подчиненных. Бывший президент США Гарри С. Трумэн, ныне всем известней надписью на своем столе, которая гласила: «Больше ответственность сваливать не на кого», продемонстрировал понимание своей конечной ответственности за деятельность правительства.

     Объем ответственности — вот одна из причин высоких окладов у менеджеров, особенно руководящих крупными корпорациями. Но даже оклад в 2 млн. долл. вряд ли привлечет квалифицированного управляющего, если он не увидит способа влияния на деятельность людей, от которых зависит успех.

     Вообще, логично отталкиваться от утверждения, что для реализации планов определенного масштаба и степени сложности необходима работа некоторого количества людей. По окончании периода планирования должен быть осуществлен переход к непосредственному выполнению разработанных планов, работе по достижению установленных целей. И чем выше степень сложности плана и крупнее его размер, тем сложнее и тщательнее должна выстраиваться организация. Для этого применяется делегирование. В общем случае делегирование ставит своей целью закрепление различных участков (под участком имеется в виду и участок работ, объединенный по функциональному признаку; и обособленное структурное подразделение, и подразделения, обособленные по территориальному признаку) за различными людьми (должностями), которые управляют их работой и организуют ее на достижение результатов, поставленных перед участком.

     Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

     Цели  делегирования:

     - разгрузить вышестоящих руководителей,  освободить их от текучки и  создать наилучшие условия для  решения стратегических и перспективных  задач управления

     - повысить дееспособность нижестоящих  звеньев

     - активизировать «человеческий фактор»,  увеличить вовлеченность и заинтересованность работников

     Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это, конечно, во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Более важным является то, что сущность управления заключается в умении «добиться выполнения работы другими». Поэтому, в подлинном смысле слова, делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя.

     Процесс делегирования полномочий проходит в 3 этапа:

     I этап - Поручение работникам индивидуальных конкретных заданий

     II этап - Предоставление соответствующих  полномочий и ресурсов подчиненным

     III этап - Формулирование обязательств  подчиненных выполнить порученные  им задания

     Делегирование полномочий имеет ряд положительных  моментов:

     а) Руководитель освобождается от выполнения рутинной работы и получает время для решения творческих вопросов.

     б) Делегирование полномочий является своеобразной формой повышения квалификации сотрудников и способствует максимальному использованию их знаний и опыта.

     в) Делегирование является большим  стимулом в работе подчиненных, которые  начинают чувствовать себя хозяевами на участках работы, поощряет инициативу, приучает к самостоятельности и готовит людей к перемещению на более высокие должности [10].

     Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.