Полномочия и их эффективное распределение в организации (на примере ОАО «ЗИ»)

    Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления предприятия. Информация о количестве уровней управления, иерархий и функциональных областях представлена в таблице 2.1.

    Таблица 2.2 – Иерархия уровней управления ОАО «ЗИ»

     Такой процесс называется скалярным. Посредством его и передаются линейные полномочия. Полученная иерархия называется скалярной цепью или цепью команд. Чем четче линия полномочий от высшего должностного лица  на предприятии до любого подчиненного, тем более эффективен процесс принятия решений и коммуникации в масштабах всего предприятия.

     Анализ  скалярной цепи и информационных потоков проведем на примере отдела маркетинга и сбыта.

     Отдел маркетинга и сбыта  ОАО “ЗИ” является самостоятельным структурным  подразделением предприятия и подчиняется  замдиректору по коммерческим вопросам. 

     Рассмотрим  скалярный процесс, касающийся вышеуказанного отдела маркетинга. Делегирование полномочий осуществляется с высшего уровня иерархии – общее собрание акционеров – и движется по линейной цепочке вниз – наблюдательный совет - генеральный директор - заместитель генерального директора по коммерческим вопросам – и завершает данный процесс отдел маркетинга. Суть этого процесса состоит в том, что руководитель предоставляет подчиненным свободу действий в решении тех или иных вопросов, специальных заданий, т.е. передает им часть своих полномочий, при этом всю ответственность, как правило,  продолжает нести этот руководитель. Обычно делегируются: специализированная деятельность, рутинная работа, частные вопросы деятельности, подготовительные работы (проекты и т.п.).  Не подлежат делегированию: постановка целей, принятие решений по выработке политики предприятия, контроль результатов и т.п., задачи особой важности, задачи высокой степени риска, необычные, исключительные дела, актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и перепроверки.  
Фактический состав функций управления установлен на основе изучения действующих на предприятии нормативных документов: положений о подразделениях и должностных инструкций.

     Отдел маркетинга создан с целью:

     -максимальной  адаптации производства к требованиям  рынка, повышения эффективности  функционирования предприятия;

     -воздействия  на рынок и потребительский  спрос с помощью всех доступных  средств в целях формирования  его в необходимых для предприятия направлениях;

     -развития  и поощрения на предприятии  творческого подхода к решению  возникших в результате проведения  маркетинговых исследований технических  и хозяйственных проблем, и  в первую очередь, по совершенствованию  и повышению качества продукции;

     -обеспечения  целевого управления процессом  производства.

     Поставленные  перед службой цели достигаются  решением следующих задач:

     -комплексного  изучения рынка;

     -выявление  потенциального спроса и неудовлетворенных  потребностей рынка;

     -планирование  товарного ассортимента и цен;

     -разработки  мер для наиболее полного удовлетворения  существующего спроса;

     -разработки  мер по совершенствованию управления  и производства.

     Функции отдела маркетинга:

     -исследование  факторов, определяющих структуру  и динамику потребительского  спроса на продукцию предприятия, предлагаемую к производству;

     -ориентация  разработчиков новой продукции  на выполнение требований потребителей  к выпускаемой продукции;

     -анализ  конкурентоспособности продукции  предприятия и изделий, предлагаемых  к производству,  сопоставление ее потребительских качеств, цены с аналогичными показателями конкурирующей продукции;

     -выполнение  расчетов и подготовка исходных  данных для составления расчетной  калькуляции изделий в стадии  маркетинговых исследований;

     -составление  предварительной сметной калькуляции товарной продукции и проекты цен на выпускаемую продукцию, участие в технико-экономическом обосновании освоения новых видов продукции;

     -участие  в разработке мероприятий по  снижению себестоимости изделий,  выявление и ликвидация экономически  необоснованных расходов;

     -контроль  внедрения мероприятий с позиции  экономической эффективности новой  техники и технологии, влияющих  на цену изделия;

     -выдача  предложений по улучшению качественных  характеристик продукции, конструкции  и технологии производства выпускаемой и новой продукции

     -организация  работ по анализу ценовой политики  со сторонними организациями  и фирмами, являющимися поставщиками  покупных полуфабрикатов;

     -оформление  и согласование бизнес-планов, формирование  предложений по организации финансирования;

     -оформление  и отправка заявок, поиск инвесторов, подготовка и участие в ярмарках;

     -разработка  стратегии маркетинга с учетом  потребностей в данной продукции,  емкости рынка, меняющегося платежеспособного  спроса, конкуренции;

     -разработка  стратегии рекламы по каждому товару и плана проведения рекламных мероприятий;

     -обеспечение  участия предприятия в центральных  и региональных выставках и  ярмарках, подготовка необходимых  документов и материалов;

     -изучение  и использование передового опыта  рекламы и стимулирования сбыта;

     -анализ  состояния реализации продукции  предприятия, выявление продукции,  не имеющей достаточного сбыта,  определение причин этого;

     -подготовка  предложений и рекомендаций к  плану производства продукции  предприятия по номенклатуре  и количеству, исходя из результатов маркетинговых исследований;

     -подготовка  материалов маркетинговых исследований  для разработки бизнес-плана на  вновь осваиваемую продукцию;

     -подготовка, согласование и заключение согласований  о намерениях, договоров на поставку  продукции и других видов договоров и протоколов, необходимых для предприятия.

     Изучим  положение об отделе маркетинга на основе должностных инструкций:

     1.1  Отдел маркетинга является подразделением  коммерческой службы и подчиняется  заместителю директора по коммерческим вопросам.

     1.2  Отдел возглавляется начальником,  который назначается и освобождается  от должности директором предприятия  по предоставлению директора  по коммерческим вопросам.

     1.3 Структуру и штаты отдела утверждает  директор, исходя из условий и  особенностей производства, а также объема работ, возложенных на отдел.

     Вместе  с полномочиями и правами данное подразделение несет ответственность  за:

     - необеспечение отгрузки продукции  в сроки и объемах, установленных  планом реализации, договорами, контрактами;

     - необеспечение поступления валютной  выручки по контрактам и за  услуги, оказываемые резидентами  Республики Беларусь и резидентами  ближнего зарубежья;

     - некачественное и несвоевременное  выполнение возложенных на отдел  обязанностей.

     Информацию  о численности работников данного отдела сведем в таблицу 2.3. 

Таблица 2.3 – Структура  отдела маркетинга.

 

     Таким образом, отдел маркетинга и сбыта на ОАО ”ЗИ” выполняет важнейшие функции, необходимые как для производства в целом, так и для сбыта в частности. Он даёт необходимую информацию о том, какую продукцию нужно производить чтобы она пользовалась на рынке спросом, осуществляет различные исследования в этой области. Также специалисты отдела проводят различные мероприятия для организации наибольшего сбыта продукции. То есть можно сказать, что без функции маркетинга в современных условиях ни одно предприятие не способно успешно осуществлять свою деятельность.

    В соответствии с анализом функций, выполняемых отделом маркетинга, и анализом функциональных обязанностей персонала можно сделать следующие выводы, характеризующие целесообразность функционирования отдела как самостоятельного структурного подразделения:

    - наименование данного подразделения  соответствует содержанию выполняемой работы;

    - дублирование функций в отделе маркетинга отсутствует;

    - эффективному выполнению функций отдела способствуют в большей мере горизонтальные связи на уровне предприятия, чем иерархические;

    - масштаб деятельности данного  подразделения весьма широк. Таким образом, было бы правильнее увеличить численность работников отдела с целью уменьшения перегрузки при выполнении возложенных функций;

    - деятельность отдела маркетинга и сбыта влияет на  принятие стратегических и оперативных управленческих решений, повышает эффективность экономического руководства.

    Кроме подразделения маркетинга и сбыта часть маркетинговых функций выполняется и некоторыми другими подразделениями. В частности это отдел внешнеэкономических связей, отдел материально-технического снабжения и фирменный магазин. Дублирование их полномочий можно выявить, проанализировав должностные инструкции начальников этих подразделений, а также их подчиненных.