Полномочия и их эффективное распределение в организации (на примере ОАО «ЗИ»)

     Должностные обязанности менеджера по внешнеэкономическим связям:

- осуществлять  руководство разработкой предложений  и мероприятий по развитию  прогрессивных форм внешнеэкономических связей, научно-технического и экономического сотрудничества с зарубежными странами;

- разрабатывать  технико-экономическое обоснование  по установлению прямых производственных  связей, созданию совместных предприятий;

- разрабатывать  рекомендации по развитию новых форм внешнеэкономического сотрудничества;

- составлять  аннотации, тематические обзоры  о конкурентоспособности выпускаемой  предприятием продукции и требованиям  аналогичной продукции на мировом  рынке;

- организовывать  работу по увеличению объема экспортных поставок, вовлечению в экспорт других видов товаров и ресурсов;

- осуществлять  согласование работы предприятия  в области внешнеэкономической  деятельности с соответствующими  ведомствами;

- подготавливать  для руководства предприятия  информацию по всем вопросам внешнеэкономических связей.

     Должностные обязанности начальника отдела материально-технического снабжения:

     - организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

     - руководит разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

     - изыскивает источники покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов.

     - обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

     - организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.

     - обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности и хранение на складах предприятия.

     - подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.

     - руководит разработкой стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

     - обеспечивает контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.

     - руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

     - организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения.

     - обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

     - организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

     - обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.

      Фирменный магазин связан с отделом маркетинга, так как выполняет функцию  одну из функций отдела – сбыт готовой  продукции.

      Проанализировав должностные инструкции начальника отдела материально-технического снабжения и начальника отдела внешнеэкономических связей, можно прийти к выводу, что некоторые их функции пересекаются с функциями начальника отдела маркетинга. Например, начальник отдела внешнеэкономических связей должен составлять аннотации, тематические обзоры о конкурентоспособности выпускаемой предприятием продукции. А начальник отдела материально-технического снабжения организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок, осуществляет надзор за правильностью хранения, транспортировки и использования продукции и др. Таким образом налицо дублирование некоторых полномочий. 
 

     2.3 Анализ диапазона контроля и факторов на него влияющих 

     Определение оптимального диапазона контроля сводится к определению нормы управляемости. Норма управляемости – количество рабочих, которые могут подчиняться непосредственно одному руководителю.

     Первоначально исследования были направлены на установление конкретного числового значения диапазона контроля. Эмпирическим путем  было установлено, что обычно число подчиненных было 4-8 человек на высшем и среднем уровне и 15 на нижнем уровне.

     Грейкунас разработал теорию связи и установил, что эффективный диапазон контроля зависит от числа отношений между  руководителями и подчиненными. Он выделил три вида отношений: прямая единичная связь, прямая групповая связь, перекрестная связь.

      , где

     X – число связей,

     n – количество подчиненных

     При расчете числа связей в отделе маркетинга получим:

     

     Эту теорию критикуют за то, что в управленческой практике не столь важно число связей, сколько их частота, время, качество.

     Дальнейшие  исследования сконцентрированы на поисках  факторов, которые влияют на эффективный  диапазон контроля. Были установлены  следующие факторы:

     - объем инструктажа, необходимого подчиненным

     - степень сходства или различия  работы подчиненных

     - наличие и использование объективных  норм оценки выполнения работы

     - темпы изменений в организации

     - техника связи

     - личность руководителя

     В ходе эксперимента американской компанией «Локхид» были выявлены 6 переменных, которые влияют на диапазон контроля:

    - аналогичность функций – данная  переменная определяет степень  сходства или различия отдельных функций, выполняемых персоналом, который подчиняется начальнику отдела маркетинга;

    - комплексность функций – переменная  относится к характеру выполняемых работ и основным особенностям подразделения;

    - руководство и контроль  -  данная  переменная определяет характер  деятельности подчиненных, объем  требуемой профессиональной подготовки и т.п.;

    - координация – переменная связывается  с затратами времени на интеграцию деятельности отдела с деятельностью других подразделений;

    - планирование – выделение этой  переменной отражает важность, сложность и временные затраты на выполнение функции планирования;

    - географическая близость подчиненных  – эта переменная определяет степень удаленности исследуемого персонала друг от друга.

    Данные переменные диапазона контроля разделим на степени важности (таблица 2.4).

Таблица 2.4 – Степень управленческой нагрузки в зависимости от величины диапазона управления (цифры показывают их относительные веса)

     Рекомендуемые диапазоны контроля взяты по методике компании «Локхид». Оценка переменных, определяющих диапазон контроля для отдела маркетинга и сбыта дана в таблице 2.5.

    Таблица 2.5- Оценка диапазона контроля отдела маркетинга

    Исследовав  результаты оценки диапазона контроля отдела маркетинга на ОАО «ЗИ», сделаем вывод: фактический диапазон контроля равен трем, а рекомендуемый, по методике «Локхид», равен пяти-восьми работникам. Таким образом, анализ норм управляемости подтверждает необходимость увеличения численности сотрудников отдела. Следовательно, высшее руководство должно принять во внимание, что отдел маркетинга перегружен и несет ответственность за выполнение очень обширного круга задач. Оно может, с целью целесообразности функционирования отдела, выбрать одно из следующих рекомендуемых решений:

    - Увеличить число квалифицированных  работников отдела. Достижение данного  решения возможно путем привлечения  персонала со стороны. Но, так как на ОАО «ЗИ» наблюдается тенденция сокращения численности, то можно принять решение о переводе работника из структурного подразделения, где диапазон контроля превышает норму, в данный отдел. Но возможен вариант, когда квалификация такого работника не соответствует требованиям отдела маркетинга, тогда руководству следует отправить его на курсы повышения квалификации или переквалификации кадров.