Построение новой схемы бизнес-процессов гостиницы «Ричмонд Отель»

     BPwin автоматически синхронизирует изменения  объектов диаграмм на всех уровнях детализации, тем самым, освобождая пользователя от ручного ведения словаря объектов модели. Так если мы исправим на верхнем уровне название объекта, то получим изменение на всех уровнях, где данный объект встречается. Также невозможным является случайное дублирование наименований работ. При появлении такой ситуации BPwin генерирует  предупреждающее сообщение.

     Кроме основных видов диаграмм модель нотации IDEF0 в BPwin может включать следующие  элементы:

• диаграмма дерева узлов имеет вид традиционного иерархического дерева, где верхний прямоугольник соответствует работе с контекстной диаграммы, а последующие нижние узлы представляют собой дочерние уровни декомпозиции. Диаграмм деревьев узлов в модели может быть сколько угодно много, поскольку дерево может быть построено на произвольную глубину и не обязательно с корня;
• диаграммы только для показа. Чаще всего DFD диаграммы строятся, чтобы показать модель с других точек зрения, вырезать важный кусок из сложной диаграммы, рассмотреть вариации модели или проблемной области, проанализировать их, не внося изменений в основную модель.

     Второй  информационный разрез – потоки информации (документооборота) в системе.

     Диаграммы DFD (Data Flow Diagramming) могут дополнить то, что уже отражено в модели IDEF0, поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией как внутри системы между бизнес-функциями, так и системы в целом с внешней информационной средой.

     Для усиления функциональности в данной нотации диаграмм предусмотрены специфические элементы, предназначенные для описания информационных и документопотоков, такие как внешние сущности и хранилища данных.

     Без объекта «внешняя сущность» аналитику  бывает иногда сложно определить, откуда пришли в компанию данные документы. Или какие документы еще приходят от, такой внешней сущности как, например, «клиент». Объект «хранилище данных» является уникальным обозначением длительного хранения, очередности обработки, резерва документов.

     Это представление потоков совместно с хранилищами данных и  внешними сущностями делает модели DFD более похожими на физические характеристики системы – движение объектов, хранение объектов, поставка и распространение объектов.

     Третий  информационный разрез – последовательность выполняемых работ. В отличие от диаграмм IDEF0 и DFD, элементы которых позволяют точно описать функциональность системы и организацию документооборота, описать с их помощью логику построения системы не удастся. Для описания логики взаимодействия информационных потоков, последовательности выполнения работ и сценариев взаимодействия модель дополняют диаграммами еще одной методологии – IDEF3, также называемой диаграммами workflow.

     В IDEF3 включены элементы логики, что позволяет  аналитику моделировать и анализировать альтернативные сценарии развития бизнес-процесса. Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов.

     IDEF3 предполагает построение двух  типов моделей: модель может  отражать некоторые процессы  в их логической последовательности, позволяя увидеть, как функционирует  организация, или же модель  может показывать «сеть переходных  состояний объекта», предлагая вниманию аналитика, последовательность состояний, в которых может оказаться объект при прохождении через определенный процесс.

     С помощью диаграмм IDEF3 можно анализировать  сценарии из реальной жизни, например, как осуществлять оформление документов при приемке груза. Каждый такой сценарий содержит в себе описание процесса и может быть использован, чтобы наглядно показать или лучше задокументировать бизнес-функции организации.

     В последней версии BPwin имеется возможность  использования модели Swim Lane, основанной на нотации IDEF3, что делает диаграммы данной нотации более читабельными и понятными пользователю.

     Диаграммы Swim Lane представляют собой диаграмму, разделенную горизонтальными полосками  на ролевые области. Название данному  виду диаграмм дано по аналогии дорожек для плавания. При этом мы получаем наглядное представление потоков работ с учетом имеющихся ролей. В то же время модель не перегружается дополнительными элементами – ссылками. В качестве ролей могут быть использованы, например, названия отделов и подразделений или же модули информационной системы. Вариантов представления ролей может быть много.

     Перечисленные информационные разрезы по-своему уникальны. Каждый из них может быть выполнен отдельно с помощью BPwin, но их совокупность, заключенная в модель дает аналитику полную картину предметной области клиента.

     В ходе проекта моделирование подсистемы проводится аналитиком совместно с  экспертом предметной области. Для  этого в начале проектирования, на этапе анкетирования руководителей  определяются сотрудники, хорошо владеющие предметной областью подсистемы, хорошо знающие все ее функции. Они назначаются на роли экспертов. В ходе постоянного диалога «Автор-читатель» проводится построение, верификация и исправление диаграмм модели. После того как диаграмма уровня модели согласована с экспертом, определяется необходимость ее дальнейшей детализации. Если такая необходимость существует, то проводится ее детализация и цикл повторяется вновь. Таким образом, вся система разбивается на подсистемы до нужного уровня детализации, и получается модель, аппроксимирующая систему с заданным уровнем точности.

     В качестве корпоративного стандарта  построения моделей деятельности нами принят метод, при котором верхние 3-4 уровня модели строятся в нотации IDEF0, а завершающий нижний уровень – в нотации DFD. Этим достигается целостность модели без перегрузки её излишней информацией на верхних уровнях детализации.

     Проводя детализацию модели деятельности до необходимого уровня аналитик способен определить недостатки системы там, где логичность ее построения с первого взгляда не вызывает сомнения. Критериями в данном случае могут служить процессы без управления, дублирующиеся работы, неоптимальные документопотоки, отсутствие контролирующих связей между процессами и т.д. BPwin содержит в себе средства, помогающие отследить эти и другие ошибки в модели «AS IS», появляющиеся вследствие нарушения стандарта методологии. Прежде всего, речь идет о том, что BPwin указывает на синтаксические ошибки в модели, которые могут быть вызваны неправильной организацией системы.

     После построения и верификации модели «AS-IS» аналитику необходимо провести ее качественное исследование, оптимизацию, необходимую для построения модели  «TO-BE». Для того чтобы определить качество созданной модели с точки зрения эффективности бизнес – процессов, необходима система метрики, то есть качество аналитику следует оценивать количественно.

     В качестве таких количественных критериев  оценки в BPwin выступают стоимостные  показатели работ, так называемый АВС-анализ, и пользовательские свойства процессов – UDP (User Defined Properties). 
 

2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЦЫ «РИЧМОНД ОТЕЛЬ» 

     2.1 Краткая характеристика  организации 

     Гостиница «Ричмонд Отель» расположена в центре города Екатеринбург (юридический адрес – г. Екатеринбург, ул. Малышева, 136), построена по европейским стандартам, имеет оригинальный дизайн. Фасад гостиницы отделан европейскими отделочными материалами.

     Гостиница «Ричмонд Отель» имеет удобные подъездные пути, а также благоустроенную освещенную прилегающую территорию, и площадку для парковки. Работает круглогодично, может использоваться для длительного пребывания. Уровень комфорта равен уровню 4-х звезд.

     Гостиница представляет собой шестиэтажное здание современного дизайна и архитектуры. Цокольный этаж арендует туристическое агентство. Помимо этого, в цоколе расположены кабинет руководителя предприятия и помещения хозяйственного типа (прачечная, склад хранения белья). Первый этаж представляет собой достаточно просторное, уютное фойе, где расположена служба приема и размещения гостей. Второй – пятый этажи являются номерным фондом гостиницы. В целом номерной фонд гостиницы насчитывает 33 жилых номера различных категорий, из них :

• 4 номера категории «одноместный»;
• 17 номеров категории «двухместный стандарт»;
• 6 номеров категории «полулюкс»;
• 6 номеров категории «люкс».

     Каждый  номер, независимо от категории, оборудован санузлом с душем, (некоторые оборудованы  феном), телевизором (13 каналов спутникового телевидения), холодильником, телефоном и сплит-системой. Гостиница оснащена современной пожарной сигнализацией, а также системой видеонаблюдения. Клиенты имеют возможность воспользоваться  ячейками для хранения ценностей, денег и документов.

     В соответствии с уставом основной задачей гостиницы «Ричмонд Отель» является предоставление гостиничных услуг и обеспечение при этом максимальной экономической эффективности коммерческой деятельности предприятия на рынке гостиничных и туристических услуг. Для достижения поставленных целей имеется необходимая материальная база.

     Основными ресурсами используемыми организацией, является: люди (трудовые ресурсы), капитал (финансовые ресурсы), материалы (материальные ресурсы), технологии и информация.

     Дальше  проведём анализ деятельности исследуемого предприятия на основе балансовых данных, сведения о которых, расположены в таблице 2.3. Таблица дает представление о структуре и динамике движения активов организации за отчетный год. 

     Таблица 2.1 – Аналитическая группировка  статей актива баланса гостиницы «Ричмонд Отель» за 2006-2008 годы

     Как видно из таблицы 2.1, за год общая  стоимость имущества или активов  организации уменьшилась в 2008 г. по сравнению с 2007 г. на 18902 тыс. руб. и с 2006 г. на 234295 тыс. руб. или на 10%. Отставание в росте имущества организации вызвано резким снижением оборотных и внеоборотных активов. При этом стоимость внеоборотных активов сократилась в 2008 г. по отношению к 2007 г. на 11898 тыс. руб. и к 2006 г. на 25141 тыс. руб. или в среднем на 20 %, также снизилась стоимость оборотных активов на 7004 тыс. руб. по отношению к 2007 г. и на 9154 тыс. руб. к 2006 г.