Построение новой схемы бизнес-процессов гостиницы «Ричмонд Отель»

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 2.5. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Предоставление номеров 

     Необходимо  выделить слабые связи, не представленные на диаграмме высшего уровня.

     Неоплаченные счета – итоговый счет или сводка текущих платежей за проживание в гостинице и пользование услугами, подсчитанный и проверенный бухгалтерией и направляемый администратору гостиницы для предъявления постояльцу.

     Счёт  – частичные данные о платежах и счетах клиента в том виде, в каком они фиксировались у администратора и в отделе по регистрации телефонных переговоров. Это также запрос в бухгалтерию на формирование суммарных счетов постояльца.

     Зарезервирование  номера – номера гостиницы, которые  займут уже известные клиенты, по запросу при оформлении въезда. До тех пор они не участвуют в деятельности по оформлению въездов.

     Ключи от номеров – получаемые при въезде ключи от номера.

     Выбранные тарифы – категория номера, выбранная  на стадии оформления въезда, влечет за собой суточный тариф проживания в гостинице.

     Диаграмма, представленная на рисунке 2.6 напоминает контекстную диаграмму. Обе работы на рисунке не зависят друг от друга  и имеют на входах - «Клиентов» и  «Плату за услуги», на выходах - «Оказанные услуги» и «Прибыль», на управлении – «Законы РФ» и «Устав гостиницы», влияющие на всю деятельность гостиницы, и на механизмах – «Материальную базу», «Помещение» и «Персонал» – ресурсы, необходимые для выполнения этих работ.

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 2.6. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обслуживание номеров 

Данная  деятельность автоматизируется в ходе нашего курсового проектирования. Статистика будет вестись с помощью удобной  формы 

     клиентского приложения отделом регистрации  телефонных переговоров и предоставляться  в бухгалтерию в виде отчетов для формирования итогового счета постояльца.

     Счёт  – платежи за телефонные переговоры по междугородней связи, а также  доплата за пользование телефоном  гостиницы.

     Переговоры  – данные о времени, номере телефонного  звонка.

     На  рисунке 2.7 представлена диаграмма обеспечения телефонных переговоров.

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис. 2.7. Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обеспечение  телефонных переговоров 
 
 
 
 

     2.3 Дополнение созданной  модели процессов организационными диаграммами

     В процессе моделирования нужно осветить специфические стороны технологии предприятия, BPwin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель.

     Диаграммы потоков данных используются для  описания документооборота и обработки  информации. Нотация DFD включает такие понятия, как «внешняя ссылка» и «хранилище данных», что делает её более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования документооборота.

     На  рисунке 2.8 представлены диаграммы декомпозиции в нотации DFD. «Резервирование номеров», описывающая деятельность по резервированию номеров. На диаграмме представлены:

• «Клиенты» и «Персонал» – это внешние ссылки, источник данных из вне модели;
• «Устав гостиницы» и «Данные о номерах» – хранилища данных.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис. 2.8. Диаграммы декомпозиции в нотации DFD. Резервирование номеров

     Эти данные хранятся на данный момент в  бумажном эквиваленте. Наше клиентское приложение позволит все эти данные хранить в электронном виде и  облегчит обновление данных о номерах  гостиницы и постояльцах.

     Для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит workflow diagramming, разработанная С.В. Маклаковым в работе «Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite». Диаграммы Workflow могут быть использованы в моделировании бизнес-процессов для анализа завершенности процедур обработки информации.

     На  диаграмме декомпозиции в нотации IDEF3 «Проверка счетов», представленной на рисунке 2.9 иллюстрируется «Проверка счетов». Эту деятельность мы почти полностью автоматизируем в нашем клиентском приложении.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис. 2.9. Диаграммы декомпозиции в нотации  DFD. Проверка счетов 

     Как только счет запрошен, запускаются  все последующие за проживание»  объектом ссылки «Внесенная предоплата», учет перекрестком (AND) процессы:

• «Формирование счета за тел. переговоры»;
• «Формирование счета за услуги»;
• запускается «Анализ сроков пребывания» постояльца в гостинице, по окончании которого запускается процесс «Формирования счет за проживание», учитывающий в своей работе «Результаты анализа».

       «Учет» – это стрелка отношения  (Relational Link). Мы использовали её для изображения связи между процессом «Формирования которого важен для результатов процесса.

     Стрелки с двумя наконечниками: «Счет  за проживание», «Счет за тел. переговоры»  и «Счет за услуги» – обозначают потоки объектов (Object Flow). В данном случае, мы их применяем для описания того факта, что эти объекты порождается в одной работе («Формирование счета…») и используется в процессе «Формирования итогового счета».

     В ходе курсового проектирования мы автоматизируем работы 2, 3, 4, 5.

     На  рисунке 2.10 представлено итоговое расположение работ в дереве узлов. 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис. 2.10. Диаграмма дерева узлов

     Диаграмма дерева узлов показывает иерархию работ  в модели и позволяет рассмотреть всю модель целиком, но не показывает взаимосвязи между работами.

     В дереве узлов выделены следующие  диаграммы:

• диаграмма «Функционирование гостиницы» – 1-ый уровень дерева узлов (top level activity);
• диаграммы «Предоставление номеров», «обслуживание номеров» и «Обеспечение телефонных переговоров» – 2-ой уровень дерева узлов;
• диаграммы «Резервирование номеров», «Оформление поселения», «Прием предоплаты», «Проверка счетов», «Подготовка номеров» – 3-ий уровень;
• диаграммы «Обработка заказа», «Обновление данных о номерах», «Обработка запроса», «Обновление данных» и «Оформление въезда» – 4-ый уровень дерева узлов, последний уровень декомпозиции – необходимая в ходе нашего курсового проектирования степень подробности.

     Подводя итог, отметим, что в целом организация структуры системы управления в гостинице «Ричмонд Отель» находится на хорошем уровне, однако существует ряд недостатков, которые могут быть причиной убыточности деятельности гостиницы. Для ликвидации рассмотренных недостатков в следующей главе курсового проекта нами будет предложена новая схема бизнес-процессов гостиницы.

     3. ПОСТРОЕНИЕ НОВОЙ  СХЕМЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ  ГОСТИНИЦЫ «РИЧМОНД  ОТЕЛЬ» 

     Исследование  бизнес-процесса гостиницы «Ричмонд Отель» и его рыночное окружение  представляет собой систематические мероприятия по получению оперативной информации в отношении данных, описывающих текущее или перспективное (прогнозное) состояние самого бизнес-процесса, а также анализ и отражение данных в форме, необходимой для решения стратегических и тактических задач, стоящих перед гостиницей.

     Проведенные в плановом порядке исследования дают возможность получать конкурентные преимущества, снижать финансовые и  коммерческие риски предпринимательской  деятельности, определять отношение  клиентов к оказываемой услуге, давать оценку стратегической и тактической деятельности гостиницы, повышать эффективность коммуникационных рыночных мероприятий, определять оптимальные сегменты позиционирования процессов, характер их жизненного цикла.

     В качестве проекта моделирования  бизнес-процесса гостиницы «Ричмонд Отель» мы предлагаем добавить дополнительные услуги для комфортабельности гостей гостиницы.

     Дополнительные  услуги – предоставление услуг прачечного направления и химической чистки. Так как люди приезжают отдыхать, они хотят себе упростить жизнь и на отдыхе не заниматься какой–либо домашней работой. Поэтому предполагается что клиенты гостиницы будут использовать данные услуги в качестве дополнительных

     Руководство гостиницы «Ричмонд Отель» предполагает, что эта сфера будет актуальна для посетителей гостиницы.

     Модель  функционирования гостиницы «Ричмонд Отель» с дополнительными услугами представлена на рисунке 3.1.

     Модель  предоставления дополнительных услуг  моделируется как контракт между  личностью и организацией, указывающий  выполняемые обязанности, контрактные условия, даты начала и конца работы.  
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис. 3.1. Модель функционирования гостиницы  «Ричмонд Отель» с дополнительными  услугами 

     На  рисунке 3.2 приведена диаграмма «Участники»  для данного проекта моделирования бизнес-процесса гостиницы.

     В результате внедрения проекта моделирования  бизнес процесса функционирования гостиницы  «Ричмонд Отель» было установлено, что  в гостинице повысилось качество организации работ, и как следствие  рентабельность за счет совершенствования технологий и операций, высококвалифицированного отзывчивого персонала, привлечения новых клиентов, сокращения издержек и т. д.

     Главной целью рассматриваемого предприятия  является получение прибыли путем  выполнения своей основной функции  – размещения гостей. В совокупности предприятие преследует цели общего характера, а именно:

• развитие региона как туристической зоны;
• участие в формировании и росте городского бюджета;
• привлечение отдыхающих путем создания новых комфортабельных средств размещения в регионе.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 3.2. Диаграмма «Участники» 

     Для достижения поставленных целей предприятием выполняются следующие задачи:

• занятие определенной ниши на рынке услуг;
• постепенное совершенствование номерного фонда;
• работа «на потребителя»;
• формирование эффективной ценовой политики.

     Данное  предприятие имеет высокие перспективы  развития. Гостиница имеет выгодное расположение (центр города).  В  настоящее время практически  не имеет конкурентов (в центре города помимо гостиницы «Ричмонд Отель» функционирует  еще четыре гостиницы, однако цены в них выше чем в анализируемой гостинице, либо уровень сервиса существенно ниже. Таким образом, оптимальным решением выгодного соотношения цены и качества будет являться гостиница «Ричмонд Отель».

     В перспективе рассматривается расширение функциональной зоны предприятия (увеличение номерного фонда, открытие кафе, бара).