Проектирование системы управления адаптацией персонала в организации

     2. Ориентация, т.е. практическое знакомство работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются. К этой работе привлекаются непосредственный руководитель и служба управления персоналом. Обычно разрабатываются общие программы адаптации, которые включают лекции, экскурсии, видеофильмы, буклеты, позволяющие ознакомить новичка со следующими вопросами:

     - общее представление об организации (цели, приоритеты, продукция, организационная структура, информация о руководителях, внешние взаимосвязи);

     - политика  организации (кадровая политика, политика сбережения производственных, финансовых, временных ресурсов  организации, правила поведения  в организации и политика административных  наказаний);

     - формирование  компенсационного пакета (материальное  и моральное стимулирование, социальная  политика организации);

     - охрана труда  и техника безопасности (места  оказания первой помощи, меры  предосторожности, правила противопожарной  безопасности, правила поведения  при несчастном случае, предупреждение  о возможных опасностях на производстве);

     - взаимоотношения  с профсоюзами и ознакомление  с коллективным договором (назначения, перемещения, увольнения, испытательный  срок, права и обязанности работника,  объединения работников, постановления  профсоюзов);

     - организация  работы социальной инфраструктуры (организация питания, условия  парковки, условия работы предприятий  соцкультбыта);

     - определение  последствий от поведения, приводящего  к экономическим затратам или  расходам (стоимость производственного  и офисного оборудования, ущерб  от прогулов, несчастных случаев).

     Наряду с общими программами разрабатываются специальные программы адаптации, в которых затрагивают следующие вопросы:

     - функции подразделения  и принятого работника (цели, задачи, взаимоотношения внутри и между  подразделениями);

     - рабочие обязанности,  права и ответственность (подписание  должностной инструкции) принятого  работника;

     - требуемая  отчетность на рабочем месте;

     - процедуры,  правила, предписания, характерные  только для данного подразделения  или рабочего места (гигиенические  стандарты, правила охраны собственности  организации и проблема воровства,  правила поведения на рабочем  месте, правила выноса вещей  организации из подразделения,  перерывы, правила ведения телефонных  переговоров и пользования Интернетом  в личных целях).

     3. Непосредственная адаптация. Этот этап состоит в приспособлении нового работника к своему статусу и в значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. Этот элемент адаптации является ключевым, поскольку от него зависит, как новый сотрудник будет принят на рабочем месте.

     Важно в  рамках этого этапа оказывать  максимальную психологическую поддержку  работнику, регулярно проводить  беседы и оценивать эффективность  его деятельности на новом  рабочем месте.

     4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации нового работника в организации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и личных проблем и переходом к стабильной работе.

     Если процесс  адаптации в организации хорошо  отрегулирован, то адаптационный  период сокращается в несколько  раз и приносит существенную  выгоду как организации, так и работнику.

     Если процессом  адаптации не управлять, то  возникает дезадаптация работника, которая проявляется в недоумении — все позитивные представления об организации разрушаются; испуге — неизвестно, что делать и как себя вести; унынии — появляется ощущение, что нет необходимости себя проявлять; возмущении — возникает склонность негодовать по пустякам; нарушении режимов работы, отсутствии инициативы и т.д.

     Функционирование  персонала — это процесс, позволяющий  осуществить комплекс мероприятий,  направленных на обеспечение  определенного организационного  поведения и создающих условия  для наиболее эффективной реализации  трудового потенциала работников.

     Основные задачи  функционирования персонала организации  следующие:

     - обеспечение  рациональной, стабильной и равномерной  загрузки работников в течение  рабочего периода (дня, месяца, недели, года);

     - ротация персонала  (периодический переход работника  с одного рабочего места на  другое, обеспечивающий разнообразие  выполняемых работ и возможность  гибкого маневрирования в процессе  производства и управления);

     - обеспечение  максимальной возможности выполнения  на рабочем месте разнообразных  трудовых функций, позволяющих  чередовать различные виды физической  и психологической нагрузки на  работника.

     Эффективное  функционирование работников невозможно  без ликвидации раздражающих  факторов воздействия на работников  на рабочих местах. Например, на  основании проведенного в Германии  опроса общественного мнения  составлен список таких факторов, к которым относят:

     - грязные чашки  для чая и кофе на рабочем  месте;

     - коллеги, не  снимающие трубку, когда звонит  телефон;

     - частные разговоры  в офисе и по телефону;

     - регулярно  опаздывающие работники;

     - беспорядок  на рабочем месте;

     - льстящие  руководителю работники;

     - коллеги, постоянно  напоминающие о том, что они  задерживаются на работе;

     - работники,  которые никогда не нуждаются  даже в небольшом перерыве.

     Для повышения  эффективности функционирования  персонала организации необходимо:

     - эффективно  использовать трудовой потенциал,  интеллектуальные, организаторские,  творческие возможности работников  через улучшение социально-экономического  содержания труда, посредством  его обогащения, гуманизации, исключения элементов монотонности и бессодержательности труда;

      - повысить  уровень безопасности и надежности  производственных и управленческих  процессов;

     - обеспечить  нормальные, достойные человека  условия трудаи отдыха путем развития социальной инфраструктуры;

     - регулировать  и модифицировать организационное  поведение работников.

     I.2. Концептуальные основы к рассмотрению адаптации персонала в организации

     Проблемы адаптации в российском обществе, обозначенные началом 90-х гг. XX в., переросли в глобальную взаимосвязанную систему. Элементы этой системы постепенно ведут к трансформации общественной, социально-политической, экономической и пр. жизни в стране. Значение адаптации в социальном развитии определяется тем, что она является одним из важнейших универсальных способов преодоления кризисных, негативных общественных явлений и подготовки людей к включению в инновационные социальные системы. Процесс адаптации охватывает биологическую, социальную и психологическую составляющие части человеческой сущности. Понимание сущности процессов адаптации, как составной части социализации, возможно лишь в совокупности всех процессов окружающей среды и общества в целом. Адаптированность личности — это состояние, которое позволяет человеку без длительных конфликтов, с полнотой проявлять свои творческие и конструктивные возможности, переживать состояния самоутверждения собственной ценности, самосовершенствования и собственной значимости, в том числе и в своей профессиональной деятельности.

     Адаптация персонала на предприятии является своего рода индикатором успешности или провала работы по поиску, отбору и найму персонала.

     Показателем успешной адаптации является высокий  социальный статус индивида в данной среде, а также его удовлетворенность  этой средой в целом (например, удовлетворенность работой и ее условиями, вознаграждением, организацией и т.д.). Показателем низкой адаптации - перемещение индивида в другую социальную среду (текучесть кадров, миграция и т.д.) либо отклоняющееся асоциальное поведение. Подбор и прием на работу представляет собой довольно длительный и дорогостоящий процесс - к первому дню работы нового сотрудника компания уже затрачивает на него значительные средства. Поэтому компания заинтересована в том, чтобы принятый на работу сотрудник не уволился через несколько месяцев. Однако, как показывает статистика, наиболее высокий процент принятых на работу покидает организацию именно в течение первых трех месяцев. Основные причины ухода - несовпадение реальности с ожиданиями и сложность интеграции в новую организацию. Помочь сотруднику успешно влиться в новую организацию - важнейшая задача его руководителя и специалистов по кадрам.

     I.3. Характеристика современного состояния адаптации персонала в организации

      Основой любой организации является персонал, который обеспечивает рациональное использование ее ресурсов, влияет на ее экономические показатели и конкурентоспособность.

     Многие руководители это осознают и придают большое значение человеческому ресурсу компании, понимая, что затраты на подбор персонала, компенсацию потерь компании, связанных с высокой текучестью кадров, решение конфликтов в коллективе и проблем, связанных с непониманием основных задач работы новыми сотрудниками, значительно выше вложений, необходимых для качественной адаптации новых специалистов.

     В связи с этим многие организации предпринимают попытки разработки и внедрения системы адаптации. Однако эти попытки не всегда оказываются успешными, в силу того что сотрудники службы персонала не обладают достаточными профессиональными знаниями и опытом, не имеют необходимой поддержки со стороны административного ресурса компании.

    Подбор и прием на работу представляет собой довольно длительный и дорогостоящий процесс - к первому дню работы нового сотрудника компания уже затрачивает на него значительные средства. Поэтому компания заинтересована в том, чтобы принятый на работу сотрудник не уволился через несколько месяцев. Однако, как показывает статистика, наиболее высокий процент принятых на работу покидает организацию именно в течении первых трех месяцев. Основные причины ухода - несовпадение реальности с ожиданиями и сложность интеграции в новую организацию. Помочь сотруднику успешно влиться в новую организацию - важнейшая задача его руководителя и специалистов по кадрам.

     Процесс взаимного приспособления  сотрудника и организации, основанный  на принятии или непринятии  первым новых профессиональных  и организационных условий работы, должен быть связан как со  стратегическим планированием в  организации, так и с существующими  программами мотивации сотрудников, оценки и развития персонала и, конечно же, со сложившейся корпоративной культурой компании.

     Адаптация – это и информирование (начиная с расписания работы столовой и заканчивая тем, в каких электронных папках какие содержатся сведения), и уточнение целей, которые ставятся перед новым сотрудником, и прояснение вопросов, связанных с его ожиданиями от работы. В связи с чем не следует заниматься подменой понятий "адаптация" и "испытание работника".

     В период испытания нового сотрудника процесс его адаптации будет неизбежен. Вопрос только в том, будет ли иметь место помощь со стороны трудового коллектива и непосредственно самого руководителя, или как в большинстве случаев реализацию своего "Я" работник осуществит посредством самоадаптации.

     Вывод по  главе I: Адаптация персонала – важная составляющая системы управления персоналом. Адаптация персонала – это управляемый процесс приспособления нового работника к организационной культуре компании, к своему первичному коллективу, к требованиям, предъявляемым к нему компанией, и к собственному рабочему месту. Прежде всего, она необходима для того, чтобы сократить время, которое обычно требуется новому сотруднику для того, что бы освоиться на новом месте и начать работать с максимальной отдачей. Таким образом, система адаптации выгодна как самому новому сотруднику, так и руководству компании.

      Процесс адаптации персонала позволяет выявить недостатки существующей системы подбора сотрудников. Помогает развивать управленческие компетенции руководителей и наставников. И, естественно, повышает процент вашей лояльности к данному работодателю.

     Процесс адаптации условно можно разделить на 4 этапа. На каждом из них необходима продуманная система управления адаптацией.

 

     Глава II. Анализ системы управления адаптацией персонала в организации

     II. 1. Ключевые элементы системы управления адаптацией персонала в организации

Новые сотрудники приходят в первый рабочий день с множеством естественных опасений. Для предотвращения таких ситуаций необходима продуманная  процедура введения в должность  или, иными словами, программа адаптации  персонала.

      Адаптация  новых сотрудников начинается  с отдела кадров и документационного  обеспечения, где новому работнику  на этапе предварительного собеседования  предоставляется базовая информация  о предприятии: виды деятельности, документы и процедуры, регулирующие  трудовые отношения, социальные  гарантии. Основной целью собеседования  является выяснить, подходит ли  компания сотруднику, а сотрудник  - компании.

     На основании  принятого решения генерального  директора о приеме на работу  сотрудник отдела кадров и  документационного обеспечения  представляет нового работника  непосредственному руководителю. В  зависимости от должности определяется  вид адаптационной программы.

     Программа  адаптации рабочих профессий  начинается с того, что руководителем  структурного подразделения на  основании полученной информации  о знаниях, умениях и навыках  нового сотрудника определяется  наиболее :приемлемая форма подготовки, закрепляется наставник - сотрудник, имеющий возможность оказать реальную поддержку и помощь, работающий, как правило, в одном подразделении с новичком. Составляется индивидуальный план-график введения в профессию, в котором определяется перечень оборудования и вопросов, необходимых для изучения в период адаптации и испытательного срока.