Разработка проекта по созданию на предприятии системы управления качеством услуг на примере ОАО Банк «ОТКРЫТИЕ»

Комиссионные  вознаграждения взимаются банком на договорной основе.

Банковские  операции и сделки осуществляются филиалом в рублях и иностранной валюте.

Филиал обязан при осуществлении банковских операций и сделок соблюдать правила, установленные  Банком, с учетом запретов и ограничений.

Отношения филиала  с клиентами строятся на основании  договоров, заключаемых в порядке  и на условиях, установленных Банком, в соответствии с законодательством  РФ. Процентные ставки по кредитам, вкладам  и плата за услуги, оказываемые  клиентам филиала, также определяются Банком. Для удобной работы с клиентами  филиалом открыты валютно-обменные пункты и другие внутренние структурные  подразделения, расположенные вне  места его офиса. Филиал гарантирует  тайну об операциях, о счетах, и  вкладах клиентов и корреспондентов  Банка, а также об иных сведениях, устанавливаемых Банком и составляющих его коммерческую тайну. Справки  по операциям и счетам клиентов могут  выдаваться только в случаях и  в порядке, предусмотренных действующим  законодательством РФ. Работники  филиала несут ответственность  за разглашение сведений, составляющих банковскую и коммерческую тайну, включая возмещение нанесенного ущерба в установленном порядке.

Руководство текущей деятельностью филиала  осуществляет Совет и управляющий  отделением (далее по тексту «руководитель  филиала»). Руководитель филиала действует  на основании доверенности (в том  числе Генеральной доверенности, доверенности в порядке передоверия) выданной ему Банком. Он не вправе выдавать доверенность в порядке передоверия  на совершение тех действий, которые  он не уполномочен совершать. Доверенность в порядке передоверия не должна содержать тех полномочий, которые  противоречили бы установленным  в Банке условиям, запретам и ограничениям. Руководство текущей деятельностью  филиала может осуществляться в  ином порядке установленном Правлением Банка.

Руководитель  филиала территориального банка, а  также иные лица по установленной  Банком номенклатуре назначаются Президентом  Банка или иным уполномоченным лицом. Руководитель филиала отделения, а  также иные лица по установленной  территориальным банком номенклатуре назначаются председателем центрального банка.

В обязанности  руководителя филиала входит заключение договоров на осуществление филиалом банковских операций и сделок, определенных соответствующим положением и выданной ему доверенностью. Он осуществляет управление персоналом филиала, в том числе заключает трудовые договоры, увольняет, поощряет, привлекает к дисциплинарной и материальной ответственности работников филиала по установленной номенклатуре. Руководитель также выполняет и другие должностные обязанности, разработанные Банком, а также нормативными и распорядительными документами Банка.

За работу филиала и подразделений системы Банка, расположенных на обслуживаемой филиалом территории, и за решение возложенных на них задач, несет персональную ответственность Руководитель филиала. Он возглавляет Совет филиала и также несет персональную ответственность за организацию его работы и принятие решений. Персональный состав Совета утверждается приказом председателя территориального банка по представлению руководителя филиала.

Совет филиала  действует на основании Устава Банка, Положения о Совете и других нормативных  и распорядительных документов, Утвержденных Правлением Банка. На заседаниях совета рассматриваются вопросы, определяющие основные направления совершенствования  деятельности филиала, разрабатываются  мероприятия по всестороннему удовлетворению потребностей клиентов в банковских услугах и получению на этой основе максимальной прибыли. Также Советом  утверждаются планы работы филиала, принимаются решения об изменении  организационно-штабной структуры, заслушиваются отчеты ее руководителей, рассматриваются материалы ревизий, а также решаются иные производственные и социальные проблемы и вопросы, направленные на выполнение филиалом решений Правления Банка, требований и указаний Банка и отнесенные к его компетенции Положением о нем.

На основе выше изложенного и практического  исследования соответствующих документов ОАО Банк «ОТКРЫТИЕ»,²³ его организационную структуру можно представить в виде линейно-функциональной (см. Приложение 1). Она сочетает в себе как линейные, так и функциональные принципы организации взаимосвязи между производственными и управленческими элементами предприятия.

Рассмотрим  активные операции коммерческих банков.

Принципиальные требования к организации бухгалтерской службы банка определены в Правилах учета. Организационную структуру бухгалтерского аппарата банк устанавливает самостоятельно. Это, как правило, единое бухгалтерское подразделение, состоящее из отделов и/или секторов (например, отделы учета операций в рублях, учета валютных операций, учета операций с ценными бумагами и др.). Независимо от специфики организационной структуры все бухгалтерские работники банка подчиняются его главному бухгалтеру. Совокупность процессов, связанных с выполнением операционной работы и ведением бухгалтерского учета, называют учетно-операционной работой, а работников, выполняющих соответствующие функции, - учетно-операционным аппаратом банка.

Руководитель банка несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении банковских операций. Ответственность за формирование учетной политики, ведение учета, своевременное представление полной и достоверной отчетности возлагается на главного бухгалтера банка. Обычно главный бухгалтер имеет заместителей, отвечающих за разные участки работы: учет внутрихозяйственных операций банка, операционный учет, учет валютных операций, учет ценных бумаг, учет доходов, расходов и финансовых результатов, а также составление финансовой и налоговой отчетности.

Основные задачи главного бухгалтера - методическое обеспечение учета совершаемых банком операций, аналитические и контрольные функций, обеспечение обязательств банка. Главный бухгалтер организует учетно-операционную работу, занимается организационными вопросами, обеспечивает: отражение на счетах бухгалтерского учета операций, совершаемых банком; оформление открытия счетов клиентов; контроль исправлений в лицевых счетах; контроль начисления процентов по счетам; контроль за использованием бланков строгого учета; распределение счетов бухгалтерского учета и обязанностей между ответственными исполнителями; представление руководству банка оперативной информации; составление отчетности; экономический анализ финансовой деятельности банка. Главный бухгалтер ежедневно проверяет заключение кассовых операций, полноту оприходования денег, сводку оборотов и баланс за день, правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов. Однако на него не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за деньги и материальные ценности.

Главный бухгалтер, его заместители и начальники отделов разрабатывают должностные инструкции для бухгалтерских работников, а также порядок ведения и регистрационных операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений в вычислительный центр либо в информационную систему, другие внутренние документы, регламентирующие различные стороны работы бухгалтерии, ведения учета и отчетности.

Организация учетно-операционной работы во многом зависит от установленного в банке документооборота, т.е. порядка прохождения документов по всем стадиям их обработки с момента поступления в банк или создания до сдачи в архив (документы дня). Документооборот разрабатывает главный бухгалтер. В целях рационализации этого порядка в банке составляется график документооборота, который утверждает руководитель.

Требования главного бухгалтера относительно документального оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников банка. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц денежные и расчетные документы, финансовые обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Право подписания расчетно-кассовых документов оформляется распоряжением руководителя банка. Образцы подписей передаются в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Право первой подписи на указанных документах имеют обычно руководители и главные бухгалтеры банков, их заместители и начальники учетно-операционных отделов. 

Учетно-операционный аппарат состоит, как правило, из ответственных исполнителей, а в необходимых случаях — из операционных бригад. Ответственными исполнителями назначаются наиболее подготовленные работники, имеющие достаточный опыт работы в банке. Они проверяют и оформляют для отражения в учете документы, поступающие в банк от клиентов, филиалов и других банков. Все счета бухгалтерского учета распределяются между ответственными исполнителями так, чтобы обеспечить систематический контроль, предотвратить задержки в обработке и оформлении документов и обеспечить равномерную нагрузку на каждого работника.

Операционные группы создаются в крупных банках; это позволяет повысить производительность труда, ускорить документооборот, усилить внутренний контроль и обеспечить взаимозаменяемость работников. Общее руководство в группе возлагается на более опытного работника, который организует работу и контролирует своевременность оформления операций.

Руководитель группы несет ответственность за работу всей группы.

Распределение счетов и обязанностей между ответственными исполнителями и операционными бригадами — прерогатива главного бухгалтера.

Ответственные исполнители ведут расчетное и кассовое обслуживание клиентов, имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, лицевые счета. В течение дня они перечисляют деньги в установленной очередности и в пределах остатков средств на расчетных и текущих счетах клиентов. С этой целью ведется оперативный учет состояния соответствующих счетов.

Обязанности операциониста следующие: прием от клиентов (их представителей) расчетно-денежных документов; оформление приходных кассовых операций; прием чеков, выдача клиенту контрольной марки принятого чека, проверка в установленном порядке личности получателя денег; разъяснение правил оформления расчетно-денежных документов, а также других вопросов; выдача под расписку платежных поручений, акцептованных банком, документов по аккредитивам, а также выписок из лицевых счетов, приложений к ним и других документов клиентам.

В обязанности оператора подразделения автоматизации учета входит: сверка документов аналитического и синтетического учета; формирование и подсчет мемориальных документов; подсчет процентных чисел по лицевым счетам и начисление процентов; выполнение разного рода подсчетов и составление сводных ордеров и описей бухгалтерского оформления операций.

В этом подразделении составляется отчетность банка, поэтому оператор должен также выполнять распечатку лицевых счетов и проверочных ведомостей остатков средств на лицевых счетов по состоянию на первое число месяца, составлять ежедневный баланс остатков средств на счетах.

Контролер руководит работой операционной группы (бригады), а именно: проверяет правильность надписей на чеках и расходных ордерах; подписывает документы и выписки из лицевых счетов (контрольная подпись); ведет кассовые расходные журналы, сверяет их итоги с кассой; проверяет правильность сверки данных аналитического и синтетического учета; проверяет отчетность бригады. 

Важное место в каждодневной деятельности банка отводится внутреннему контролю, который подразделяется на предварительный (до составление баланса) и последующий (после составления баланса).

Предварительный контроль ведется посредством контрольных подписей. Главный бухгалтер обязательно подписывает документы, содержащие информацию о движении по счетам фондов банка, иностранной валюты (или начальник валютного отдела), драгоценных металлов, а также информацию о подкреплении и излишках кассы, о прибылях и убытках. Он также подписывает документы по вне балансовым долгам, списываемым в убыток, ордера на закрытие клиентских счетов, на исправление ошибок в учете, кассовые документы и некоторые другие.

Контрольные подписи ответственных исполнителей ставятся на расчетно-кассовых документах, при списании средств со счетов клиентов, при выдаче чековых книжек и акцептованных поручений, на документах по операциям без акцепта и документах кредитного отдела, по операциям на счетах для учета вкладов граждан.

Перечень операций банков, подлежащих дополнительному контролю, указан в Правилах учета. Обязательной частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль. Главный бухгалтер, его заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны систематически проводить последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы. В ходе таких проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения учета и приниматься меры к устранению недостатков.

В штат учетно-операционного аппарата обычно входят работники, задача которых - последующий контроль сделанных бухгалтерских проводок, включая кассовые. Так, все бухгалтерские операции, проведенные в предыдущий день, должны быть проверены в течение следующего рабочего дня на основании первичных документов, записей в лицевых счетах и других регистрах бухгалтерского учета. Проверяется наличие подписи уполномоченного работника банка на соответствующих документах, правильность перенесения в лицевые счета соответствующих реквизитов и сумм документов, входящих остатков и выведения исходящих остатков, правильность оформления документов, совершения исправительных записей, если они делались, и др. О проведенной проверке делается запись в бухгалтерском журнале.