Шпаргалка по "Ситуационный менеджмент"

  Слабая  сторона беседы как метода сбора  информации состоит в том, что  многие сведения, почерпнутые из разговора, неточны и случайны. Мало кто взвешивает свои слова так тщательно, как это сделал бы, давая материал для публикации. Поэтому аналитик должен всегда учитывать возможность при беседе преувеличений или иных неточностей и неизменно проверять полученные в устной форме сведения, прежде чем ссылаться на них в своей работе.

  Признавая все преимущества деловой беседы, следует, впрочем, отдавать себе отчет  и в том, что полезность ее до известной  степени ограничивается условиями  времени, места и наличием денег.

  Беседа  как способ сбора информации всегда связана с затратой времени, особенно в том случае, когда беседовать приходится со многими лицами. Если необходимо быстро получить нужные сведения для анализа ситуации, то либо приходится сократить число лиц, от которых может быть получена информация, либо ряд бесед приходится поручать помощникам. Последствия этого не всегда положительны.\ 

17. Метод анкетирования при  установлении факторов развития ситуации. Преимущества и недостатки использования деловой  анкеты.

  При обсуждении различных методов сбора материалов обращает на себя внимание тот факт, что каждый из них специально приспособлен к определенным источникам сведений. Первичные сведения, или сведения из первых рук, могут быть получены только в результате личного наблюдения и опыта. Из вторичных источников, сохраняющих чужой опыт, можно  получить информацию тремя способами:

1. Если сведения опубликованы, то сам собою напрашивается метод библиографического исследования;
2. Если сведения не описаны, а хранятся в памяти лиц, доступных для общения, то логичнее всего воспользоваться беседой
3. Если же личное общение с лицами, обладающими ценными сведениями, невозможно, то остается прибегнуть к переписке.

  Анкета  состоит из ряда вопросов, на которые  лица, получившие её, дают ответы. Ответы эти должны содержать нужные сведения. Анкета обычно безлична и рассылается  адресатам, независимо от того, знает  ли их инициатор анкеты или нет. Обычно анкета сопровождается письмом, цель которого – побудить получателя дать нужную информацию. Анкета, несмотря на некоторые недостатки, представляет вполне правомерный способ получения сведений и при надлежащем пользовании может принести огромную пользу.

  Преимущества  и неудобства использования  деловой анкеты.

  Главные преимущества анкеты – это легкость распространения и экономичность. Анкеты можно рассылать во все  населенные пункты, обслуживаемые почтой. Благодаря этому удается получить информацию из источников, которые  иначе остались бы недоступны исследователю.

  Анкета  также представляет и некоторые  неудобства, значительно ограничивающие ее полезность. Из них надо прежде всего отметить следующие: затруднения в получении ответов; встречающаяся бессодержательность ответов.

18. Основные правила составления деловой анкеты

Анкета не должна вызывать недоразумения. Следующие  правила помогают обеспечить содержательность ответов на вопросы анкеты.

- тщательно проанализировав  тему анкеты, установите, какие сведения  имеют для вас существенное  значение.

- возможно, отчетливее  представьте себе тех лиц, от  которых вы хотите получить  информацию

- удостоверьтесь  в том, что вы рассчитываете  получить лишь такие сведения, которые действительно могут  быть даны этими лицами

- не задавайте  вопросов на которые опрашиваемый мог бы почему-либо не пожелать ответить.

- формулируйте  все вопросы так, чтобы было  совершенно ясно, какие сведения  вы хотите получить

- располагайте  вопросы в логическом порядке

- избегайте длинных  и запутанных вопросов

- формулируйте  вопросы так, чтобы они заранее  не подсказывали ожидаемый вами  ответ

- заботьтесь  о том, чтобы анкета была  настолько коротка, насколько  это не наносит ущерба ее  полноте. 
 

19. Отчеты  предприятий как  источник аналитической  информации о ситуации

  В аналитической  работе нельзя ограничиваться знакомством  лишь с опубликованными материалами. Отчеты, составляемые на предприятиях, содержат существенные сведения, включая  аналоги данной хозяйственной ситуации. Обстоятельность  и характер этих отчетов всецело зависят от особенностей предприятия, и поэтому подробное  следование этим источникам исключается, но полезные материалы, особенно общего характера, в них имеются.

  Все предприятия  обязаны публиковать годовые  отчеты. Отчеты, содержащие данные о  продажах, являются ценным источником сведений о спросе на товар, а всякое как производственное так и торговое предприятие продает какой –либо товар, будь то вещи или услуга. В большинстве случаев сведения о сбыте приводятся по отдельным группам товаров. Кроме того, грамотный анализ отчетов позволяет рекомендовать сократить или совершенно исключить производство товаров, не пользующихся спросом.

  Знание  статистики продаж в торговом предприятии  имеет огромное значение для составления  плана закупок, для организации  рекламы, составления прейскурантов и т.д. Приведенные соображения достаточно ясно показывают, какие ценные источники сведений могут быть найдены в отчетах любого предприятия.

  К сожалению  во многих предприятиях точных отчетов  не существует, а те, которые име.тся, составлены настолько небрежно, что не представляют никакой ценности.

  При таких  условиях первый шаг в исследовании производства должен заключаться в  построении системы точного учета, который дал бы возможность на основе сравнения показателей составить  объективную картинку. Имея реальные учетные данные за определенное время, исследователь может в результате анализа вскрыть множество возможностей улучшения работы, ведущих к росту  объемов производства, сокращению брака, снижению себестоимости продукции  и т.д. 

20. Консалтинг  как метод анализа  деловых ситуаций. Преимущества и недостатки привлечения консультантов

  Консалтинг — один из методов развития системы управления организациями (фирмами, компаниями), а также один из методов создания и развития социальных систем. В самом широком смысле управленческий консалтинг — это процесс применения к социальным системам социальных технологий. Социальные технологии представляют собой последовательность этапов взаимодействия инноватора (в частности управленческого консультанта) и социальной системы. На каждом из этих этапов инноватор использует определённый набор управленческих инструментов. При этом существует ряд норм и требований, которым должна соответствовать деятельность инноватора, чтобы инновационный процесс протекал без разрушения и без деградации развивающейся социальной системы.

  Основная  цель консалтинга заключается в  улучшении качества руководства, повышении эффективности деятельности компании в целом и увеличении индивидуальной производительности труда каждого работника. Согласно распространенному мнению, к услугам внешних консультантов обращаются в основном и в первую очередь те организации, которые оказались в критическом положении.

  За  помощью к консультантам иногда обращаются сами руководители, понимая, что у них нет соответствующих  знаний для того, чтобы принять  важное решение, требующее адекватной или порой независимой оценки той или иной ситуации.

  Преимущества  консультантов: они владеют теми знаниями, которых нет у сотрудников обычных компаний; они рационально используют время для детального изучения проблемы;  они накапливают значительный опыт в процессе работы с другими клиентами; они независимы; они способны претворять в жизнь свои теоретические разработки и предложения.

  Типичные  недостатки консультантов: первый из недостатков на профессиональном слэнге носит несколько фривольное название "вуайеризм", в буквальном значении это слово обозначает извращенную потребность в подглядывании за интимными подробностями жизни других людей; особую тревогу у руководителя должны вызывать недостатки другого порядка: претензии консультанта на роль "серого кардинала", реального лидера организации в статусе "правой руки", "тайного советника" формального руководителя. К сожалению, многие люди идут в консультанту не столько ради "творческого самовыражения", и даже не ради заработка, - а для собственного самоутверждения. В этом случае, скорее всего, консультанта волнует проблема прихода к власти, стремление его стать государственным чиновником высокого ранга или видным общественным деятелем; консультант может искренне считать свое мнение истиной в последней инстанции, или испытывать жгучую потребность в самоутверждении - и при этом быть недостаточно осведомленным в манипуляции и политических интригах.  

21. Систематизация  информации о ситуации и её классификация

  Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации. Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.   

  Под систематизацией информации подразумевается  своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы  распределяется в соответствии с  номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация – распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная – по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая – по общей тематике; хронологическая систематизация информации – распределение документов по дате их создания; авторская – по имени автора документа; архивная – по срокам хранения документации.   

  Именно  систематизация информации является предварительным  этапом для таких важных в делопроизводстве работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно  проведённой систематизации информации невозможно создание архива фирмы, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов – это порядок и надёжность,  удобство поиска, это завершённые в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации.

25. «Мозговая атака» как метод установления факторов развития ситуации

  Метод "мозговой атаки", "мозгового  штурма" — это системно организованная интеллектуальная деятельность подготовленных специалистов, использующих приемы и способы работы мозга для коллективной генерации идей.

  Организация достигается использованием специалистами  групповой работы, соответствующими правилами формирования группы и  хода обсуждения проблем, определенными  процедурными требованиями к поведению  участников.

  При создании группы учитывается: неоднородность знаний, опыта и социально-функционального  состава ее членов. Последнее требование имеет в виду не только разнообразие должностного состава участников, но и характер их зависимости от организации, которым придется реализовать принятые решения. Большинство членов группы должно быть не зависимо друг от друга, не связано с будущими исполнителями  личными интересами.

  При создании коллектива используется принцип  состязательности; в группу вводят представителей различных научных  школ или организуется параллельная группа. Состав группы периодически обновляют, вводят в нее новых членов, что  оживляет функционирование коллектива, повышает инициативу, творческий настрой  остальных членов группы.

  Организуя ход обсуждения проблемы, членов группы информируют о теме работы, а не о самой проблеме. Этим добиваются спонтанного подхода к ее решению. При выступлении члена коллектива подается одна идея, критика любых идей запрещается, споры не проводятся, сравнительные оценки не делаются. Разрешается использовать чужие идеи, самые утопические.

  На  этапе оценки критика и оценка производятся по специальным критериям: удовлетворение конкретным требованиям, возможность и время реализации идей в других областях деятельности.