Теоретичні аспекти вибору постачальників матеріально-технічних ресурсів підприємства

- залучати у встановленому порядку фахівців структурних підрозділів підприємства, експертів сторонніх організацій для участі в розгляді і виконанні робіт з питань, що входять до компетенції відділу відповідно до дійсного положення;

- начальник відділу матеріально-технічного постачання підписує і візує документи, пов'язані з матеріально-технічним постачанням підприємства (плани, угоди, звіти, кошториси, довідки, відомості, акти, ін.).

Начальник відділу  матеріально-технічного постачання також  має право вносити пропозиції у відділ кадрів і керівництву підприємства про переміщення працівників відділу, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

Матеріально-технічні ресурси (в основному овочі, фрукти, м’ясо та рибу) підприємство купує на ринку, де продавцями та постачальниками є безпосередньо підприємства-виробники або організації-посередники. Купівля матеріально-технічних ресурсів безпосередньо у виробників, тобто організація постачання за прямими зв'язками, має ті переваги, що вона забезпечує можливість оперативного врахування спеціальних вимог покупця до продукції, конкретних побажань щодо її складу, конструкції, оформлення, планування тощо.

З огляду на особливості  функціонування підприємства за умов перехідної економіки суттєве значення мають вимоги систем якості до матеріально-технічного постачання. Матеріали, що їх купує підприємство, стають частиною готової продукції і безпосередньо впливають на її якість. Виробник несе відповідальність за високі параметри кінцевої продукції в цілому незалежно від якості придбаних ним ресурсів. Отже, він повинен подбати про те, щоб якість матеріально-технічних ресурсів, що їх придбано для виробництва, відповідала б вимогам стандартів, ТУ та іншої нормативно-технічної документації.

Згідно із вказівками міжнародних стандартів це досягається:

1) вибором кваліфікованих постачальників;

2) точною регламентацією  порядку розв’язання суперечок  щодо якості продукції;

3) здійсненням  вхідного контролю та реєстрацією  даних стосовно якості придбаних  матеріально-технічних ресурсів;

4) правильним  укладанням договору, контракту чи інших угод.

За укладання  договору купівлі-продажу ресурсів в ньому доцільно передбачати чітко визначені зобов’язання постачальника із забезпечення якості.

Проте перевірка  не звільняє постачальника від відповідальності за продаж неякісних ресурсів і не виключає можливості відмови покупця від угоди на будь-якому етапі використання цих ресурсів. Ця вимога, по суті, узаконює незаперечну та безстрокову відповідальність постачальника за якість, а також право споживача повертати дефектну продукцію.

Виходячи з цього, головною метою замовника та постачальників можна вважати встановлення між собою таких відносин, які забезпечать випуск високоякісної продукції з мінімальною необхідністю вхідного контролю та коригувальних дій у процесі виробництва.

Працюючи з  постачальниками, ресторан «Женева» виконує такі завдання:

1. Оцінює можливості  постачальників на відповідність  вимогам системи якості власного  підприємства.

2. Вибирає і затверджує постачальників.

3. Разом з постачальником планує рівень якості виробів і компонентів, що будуть придбані.

4. Співпрацює з постачальником для розв’язання проблем якості, що виникатимуть у процесі виконання контракту.

5. Отримує підтвердження відповідності продукції встановленим вимогам.

6. Формує та поповнює банк даних про постачальників, оцінює рівень якості виконання взятих ними зобов’язань.

Докладність виконання  цих завдань залежить від складності та новизни предметів матеріально-технічного постачання, обсягів постачань, кількості постачальників, а також від необхідності спеціального обслуговування поставок.

Складнощі якісного матеріального забезпечення, що постають у процесі закупівлі необхідних ресурсів, розв’язуються відповідним  рівнем обґрунтування рішень.

За умов розвинутої ринкової економіки багато підприємств є частково або повністю інтегрованими, тобто їх підрозділи є стосовно один одного замовниками та постачальниками. У таких випадках зовнішні джерела постачання використовують як додаток до внутрішніх. Явними перевагами внутрішнього постачання є спрощення взаємодії між працівниками і можливе збільшення фінансового риску, але і в цьому разі треба розв’язати питання про загальну відповідальність за якість матеріально-технічного постачання.

Досвід підприємств  України, які повністю запровадили системи управління якістю, свідчить, що політику стосовно рівня матеріального забезпечення та супроводження доцільно здійснювати відділам управління якістю та матеріально-технічного постачання спільно.

Розподіл обов’язків між цими підрозділами залежатиме від потужності підприємства, рівня кваліфікації персоналу, нагромадженого досвіду та виду матеріальних ресурсів. Так, за закупівлі матеріальних ресурсів потрібно обов’язково оцінювати можливості потенційних постачальників. За результатами такого оцінювання готуються пропозиції щодо їх вибору.

Критеріями  оцінок можуть бути:

- інженерно-технічний потенціал підприємства-постачальника;

- спроможність підприємства-постачальника забезпечити якість предметів постачання, ціни на матеріальні ресурси;

- точність дотримання графіка поставок підприємства-постачальника;

- фінансова стабільність підприємства-постачальника.

Збираючи інформацію стосовно потенційних постачальників, ресторан «Женева» бере до уваги імідж фірми, її фінансовий стан, вивчає власний банк даних про неї. Придатність постачальників за окремими показниками оцінюється в балах (інколи цю роботу доручають незалежним організаціям).

Остаточний  вибір постачальника базується  не тільки на оцінюванні особливостей його виробництва, а й на врахуванні всіх закупівельних витрат (ціна продукції, що купується, додаткові витрати внаслідок можливого браку, відмовлень тощо).

Згідно з  вимогами міжнародних стандартів IСO 9000 постачальник також повинен визначити, задокументувати і підтримувати в робочому стані процедури, які забезпечують вантажно-розвантажувальні роботи, зберігання, пакування та поставку продукції. Ці вимоги зазначаються в нормативно-технічній документації окремо для кожного виду продукції. Вони мають бути спрямовані на створення умов для максимально можливого забезпечення та збереження рівня якості. Для цього постачальник повинен мати надійні склади або приміщення для зберігання продукції. Окремо регламентується порядок приймання продукції в складських приміщеннях та її відвантаження.

Важливою вимогою  міжнародних стандартів до якості матеріально-технічного забезпечення є необхідність ідентифікації  та простежування пересування продукції. Ідентифікація передбачає маркування та етикетування сировини, матеріалів, комплектувальних виробів, готової продукції, а також технічної та технологічної документації на них. З її допомогою можна простежити використання та місцезнаходження кожного маркованого об’єкта з метою виявлення можливих причин браку або дефектів у виробничих і технологічних процесах. У сукупності ці дії дають дані для оцінювання якості придбаної продукції та надійності постачальників.

Діяльність  із забезпечення якості постачання нормується у відповідному процедурному документі, котрий є складовою частиною документації системи якості в замовника. Отже, системне управління якістю має обов’язково включати реєстрацію та аналіз даних щодо властивостей покупної продукції і оцінювання постачальників. Функціонування системи можливе лише за своєчасного, повного і збалансованого забезпечення виробництва всіма необхідними ресурсами. Крім цього, необхідний систематичний контроль та управління ресурсами з метою їх постійного поліпшування.

Таким чином, для  оцінювання і контролю продукції, що закуповується, необхідно виходити з таких принципів:

- своєчасне, ефективне і точне встановлення потреб підприємства і технічних характеристик продуктів, що закуповуватимуться;

- оцінювання вартості продукту, з урахуванням його показників, ціни і витрат на доставку;

- оцінювання якості спеціальних процесів у постачальника;

- можливість гарантійної заміни закуплених продуктів, що не відповідають вимогам;

- наявність належного маркування і даних щодо пересування продуктів;

- якість зберігання продуктів;

- наявність належної документації, у тому числі реєстраційних даних і протоколів обстежень чи випробувань;

- наявність контролю за відхиленнями продуктів від вимог;

- вільний доступ на підприємство постачальника;

- дані про колишні поставки, монтаж і застосування продукту;

- наявність постійного вдосконалення виробничого процесу в постачальника, а отже, зменшення ризиків у зв’язку із закупленим продуктом.

Ресторан «Женева» вибирає постачальників матеріально-технічних ресурсів за такими критеріями:

- відповідність виробничої потужності постачальників потребам підприємства в матеріалах;

- якість і ціна матеріалів;

- репутація постачальника;

- територіальна віддаленість постачальників;

- оперативність поставок;

- швидкість реакції на потреби покупця;

- умови розрахунків;

- можливість надання кредиту тощо.

Ці характеристики постачальників ретельно аналізуються та вибирається той партнер, який забезпечує найкращі умови постачання за мінімальних витрат.

Між постачальником та рестораном «Женева» укладається договір, що регламентує всі умови постачання:

- кількість, якість та ціну матеріально-технічних ресурсів;

- термін доставки;

- форму розрахунків;

- відповідальність за порушення договору.

Основним обов'язком постачальника є поставка продукції згідно умов укладеної угоди.

Після вивчення ринку сировини та матеріалів складаються специфікації на потрібні види матеріальних ресурсів. Специфікація включає найменування і характеристику матеріалів, а також вимоги до них. До специфікації включають всі характеристики і стандарти потрібного матеріалу.

Після складання  специфікацій складають список можливих постачальників для кожного виду матеріальних ресурсів. Джерелом інформації для складання списку постачальників є вивчення ринку сировини та матеріалів.

Ціна матеріальних ресурсів є однією із суттєвих умов договору. Вона зазначається в угоді або в специфікації. Ціна може бути твердою (фіксованою) або змінною. В ринкових умовах постачальники матеріалів рідко погоджуються на фіксовану ціну.

Якщо на момент укладання угоди важко визначити  конкретну ціну, тоді сторони можуть передбачити фіксацію вхідної ціни, яка протягом виконання угоди може змінюватись за узгодженим сторонами методом. Така ціна називається змінною, ця ціна є по суті ринковою в момент виконання угоди. В цьому випадку в розділі «Особливі умови угоди» зазначаються точні способи визначення змінної ціни.

Розглянемо, як відбувається оцінка фінансової сторони постачальників ресторану «Женева». Серед показників перевіряють його кредитний рейтинг, структуру капіталу, рентабельність, оборотний капітал, стан запасів, коефіцієнт ліквідності, прибутковість інвестицій і т. ін. Всі ці показники характеризують фінансову стабільність і конкурентоспроможність продукції постачальника.

Крім зазначених факторів, які варто враховувати, вибираючи постачальника, важливим є й рішення, де купувати продукцію – у виробників чи дистриб’юторів. Для прийняття цього рішення потрібно досліджувати фінансове становище, що склалося, репутацію, якість продукції, що постачається, і обслуговування, надійність постачань і обґрунтованість ціни. Усі ці фактори варто враховувати, вибираючи додаткові джерела постачання.

Італійський учений В. Парето довів, що незалежно від країни менша частина населення контролює велику частину добробуту, і на цій основі побудував відповідну криву. Цей самий принцип застосуємо й до інших ситуацій, зокрема, до системи постачання. Криву Парето називають правилом 80-20, або, частіше, методом АВС. Розглянемо зміст цього методу. Нехай закуповувані вироби за обсягом та сумою витрат розміщуються в такому співвідношенні (табл. 2.2).

Таблиця 2.2

Групування  постачальників за АВС-аналізом

Клас	Загальний обсяг  закупівель матеріалів, %	Загальна сума витрат  на закупівлю, %
А	10	70-80
В	10-20	10-15
С	70-80	10-20

 

Це процентне  співвідношення може бути неоднаковим  у різних фірмах, що закуповують матеріали. Для його перебування визначається частка окремих видів сировини і матеріалів у загальній вартості з матеріалів, що закуповуються. Припустимо, що виробник із загальним річним обсягом закупівель на суму 30,4млн дол. мав певне співвідношення товарів (табл. 2.3).