Управление движением кадров на предприятии

организационно-распорядительной  документации    (Главархив),    подготовило

систему  документации   по личному  составу,  а органы  статистики  -  формы

документов  по  учету личного   состава.  Первая  система  использовалась  в

органах  власти  и управления,  вторая  -  в  организациях  строительства  и

промышленности.  На    сегодняшний    день   эта   исторически   сложившиеся

особенность сохраняется: одна часть  учреждений  и  организаций  ведет  учет

личного  состава   в   текстовых   формах  документов,  а   другая    -    в

табличных.  Поэтому  работник  кадровой  службы  должен  знать   действующие

требования к   оформлению  кадровых  документов  и  уметь  использовать   их

в практической деятельности.

     Порядок     оформления      документов,     входящих     в     систему

организационнораспорядительной  документации,   требования   к   бланкам   и

текстам определен  ГОСТом   Р   6.30-97.   По  требованиям,   заложенным   в

этом стандарте, разрабатываются текстовые  бланки  документов,  составляются

приказы  о   приеме,  переводе,  увольнении  и  др.,  а   также   протоколы,

письма,   докладные  и  объяснительные  записки.   Кроме    государственного

стандарта,   в     состав     унифицированной    системы     организационно-

распорядительной   документации  входит    альбом    унифицированных    форм

документов,   созданный  в  развитие  требований  стандарта  и    содержащий

конкретные формы  документов  (структура  и  штатная   численность,  штатное

расписание, график отпусков  и  др.).  Альбом  содержит  примеры  оформления

всех   кадровых   документов,  а   для   сложных   и   объемных   документов

(положение,  должностная  инструкция)  не  только   состав   и  расположение

обязательных  реквизитов, но и  обязательную структуру текста.

     НИПИстатинформ  Госкомстата России разработан  альбом  унифицированных

форм   первичной   учетной  документации,  включающий  6   форм   по   учету

личного  состава  и  7  форм  по  учету  использования  рабочего  времени   и

расчетов  с  персоналом  по  оплате  труда,  в  том  числе  формы   приказов

(распоряжений) о приеме, переводе, увольнении.

     Инструкция  о  порядке ведения трудовых  книжек  на   предприятиях,   в

учреждениях  и  организациях  (утв.  постановлением  Госкомтруда  СССР    от

20.06.74 162, с изм.  и доп.) устанавливает  значение  трудовой   книжки  как

основного   документа   о  трудовой   деятельности    работника,  закрепляет

порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения,  правила  выдачи  вкладыша  и

дубликата трудовой книжки. Инструкция относится  к тем   нормативным  актам,

которые в полной мере регламентируют порядок получения  и  ведения   трудовой

книжки,   и   является   незаменимым  справочным  пособием  в   деятельности

специалиста кадровой службы.

     В  практической  работе  по  созданию и оформлению   документов   все

большее   значение   приобретает   кодирование    технико-экономической    и

социальной информации.

     Общероссийский  классификатор профессий рабочих,  должностей  служащих и

 тарифных  разрядов  позволяет  кодировать  анкетно-биографические данные  о

работниках,  сведения   об   образовании,   занимаемой   должности   и   др.

Классификатор  предназначен для   решения   задач,   связанных:   с  оценкой

численности   рабочих   и   служащих;    учетом  состава   и распределением

кадров по категориям персонала, уровню  квалификации, степени    механизации

 и  условиям   труда;   обеспечением   занятости;  организацией   заработной

платы  рабочих  и  служащих, начислением

     пенсий;  определением  дополнительной потребности  в  кадрах   и   др.

Классификатор    используется   при   заполнении   ряда     учетных     форм

(например, Т-2), используемых  в деятельности кадровой службы.

     Тем   же целям служит Общероссийский  классификатор  специальностей   по

образованию (ОКСО).

     Общероссийский  классификатор  управленческой   документации    (ОКУД)

служит   основой  для  кодирования  документов   в   информационно-поисковых

системах.    ОКУД   предназначен   для   решения   задач   по    регистрации

унифицированных  форм  документов, их учету,  сокращению   применяемых  tnpl

документов,  а  также для контроля за  составом   документов   и  исключения

 дублирования    унифицированных    форм.

     Объектами  классификации   в   ОКУД  являются  унифицированные    формы

 девяти действующих  в настоящее время унифицированных   систем  документации,

в  том    числе    организационно-    распорядительной,     первично-учетной

документации     и    документации    по    труду,     используемых      для

документирования    кадровой   деятельности.    К    последним     относятся

документы   по   приему,   переводу,  увольнению   работников,    оформлению

отпусков, поощрений  и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться  на  каждой

 унифицированной  форме. Вновь разрабатываемые  формы   подлежат  регистрации

путем включения  в ОКУД.

     В   составе  унифицированных   систем  документации   имеются   элементы

дублирования.   Например,   приказ   о   приеме   на   работу   отнесен    к

организационно-распорядительной  документации   и   в   ОКУД    имеет    код

0281151,  а   форма   Т-1  Приказ  (распоряжение)   о   приеме   на   работу

относится к  системе первичной учетной документации (код 0301006)

     К  числу нормативных документов  относятся и  Межотраслевые   укрупненные

нормативы   времени   на   работы   по  комплектованию   и   учету   кадров.

Трудозатраты   работников  кадровых  служб,  связанные  с   подготовкой    и

обработкой   кадровой   документации,  влияют   на    штатную    численность

кадровых   служб.   С  помощью  нормативов  можно  обосновать    необходимую

численность    работников    кадровых    служб,    так     как     суммарная

трудоемкость   выполняемых  работ  -  одна  из  составных   частей   формулы

расчета  штатной  численности,  включенной  в  Укрупненные  нормативы.    Но

основное   значение  этого  документа  -  регламентация  состава    кадровых

документов, а  также последовательности выполняемых  операций:

     - при  оформлении документов  при приеме на работу и увольнении  рабочих

и служащих;

     - оформлении и учете трудовых  книжек;

     - оформлении документов по учету  движения кадров;

     - составлении статистической  отчетности  по  учету  личного  состава;

составлении справок, разработке планов и выполнении других работ; работе по

табельному учету;

     - работе бюро пропусков;

     - работе военно-учетного стола.

     Межотраслевые   нормативы  времени  содержат  и   перечисление    всех

необходимых   операций   по  документированию  и  являются,   кроме    того,

нормативным  документом  в  части  организации   делопроизводства   кадровой

службы,    так    как   содержат   привила    регистрации    и   необходимые

регистрационные  формы,  устанавливают порядок  хранения  документов  отдела

кадров. 

     Состав  кадровой документации 

     В  состав кадровой документации  входят следующие документы:

     - трудовой договор (контракт);

     - приказ (распоряжение) о приеме на  работу (форма Т-1);

     - личная карточка (форма Т-2);

     - учетная карточка научного работника  (форма Т-4);

     - приказ (распоряжение) о  переводе  на  другую  работу  (форма   Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма  Т-6);

     - приказ  (распоряжение) о прекращении  трудового договора  (контракта)

(форма Т-8);

     - табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);

     - табель  учета  использования  рабочего времени и  расчета   заработной

платы   (форма  Т-12);

     - личные заявления работников  предприятия;

     - графики отпусков;

     - докладные записки;

     - акты.

     Трудовой  договор  (контракт) заключается в письменной   форме   между

работником    и    администрацией   предприятия   в    лице     руководителя

предприятия    и   должен   содержать   следующие    основные     реквизиты:

название   вида  документа,  дату  и  место составления,  текст,   подписи,

печать.   Контракт  составляется  в  двух  экземплярах,  один   из   которых

остается на предприятии, а другой хранится у  работника.

     Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1)  является   одной

из   унифицированных  форм  первичной  учетной   документации,    применение

которых  с  1  января 1999 г. является обязательным  для   предприятий  всех

организационно-правовых  форм  и  форм   собственности.   Форма  применяется

для  учета  вновь  принятых  на  работу.  Заполняется в   одном экземпляре

работником отдела  кадров  на  всех  принятых,  за  исключением  назначаемых

вышестоящим    органом.     Начальник     структурного  подразделения   дает

заключение о  возможности приема:  на  оборотной  стороне   проекта   приказа

указывается, в  качестве  кого  может  быть принят  на  работу  нанимающийся,

по какому разряду  или с каким окладом  и  продолжительностью  испытательного

срока.

     На  оборотной  стороне  проставляются   также  согласие   работника   с

условиями   работы,   результаты    переговоров,    медицинского    осмотра,

отметка    о    прохождении    инструктажа   по    технике     безопасности,

противопожарному  минимуму и другие отметки.

     Проект  приказа (распоряжения) о приеме  на работу  работника,  которому

устанавливают  тарифную ставку, оклад, визируется в  соответствующей  службе