Управление персоналом в гостинице

- следить за порядком посетителей  в вестибюле, перед подъездом  гостиницы за сохранностью мебели, оборудования, инвентаря в вестибюле;

- не пропускать в гостиницу посетителей в нетрезвом состоянии и несовершеннолетних детей без родителей, освобождать вестибюль от нетрезвых посетителей выходящих из бара и буфета;

- принимать от лиц, выносящих  какие-либо вещи пропуск установленного образца;

- в рабочие дни после 18.00 проверять  кабинеты административного этажа  и закрывать на ключ служебный  переход второго этажа, а утром  в 8.00 открывать названные двери;

- в выходные дни не пропускать  и не открывать проход на  административный этаж, только по предварительному указанию руководителей общества могут быть пропущены как работники общества, так и посетители;

- в ночное время по согласованию  с администратором пропускать  посетителей только при наличии свободных мест или брони;

- следить за своевременным включением освещения при входе в вестибюль и наружного освещения;

- срочно вызывать службы 01, 02, 03 при обнаружении каких-либо повреждений или санитарно-техническую службу, по телефону 33-01-01;

- в случае болезни или отпуска  одного из швейцаров режим  работы через двое суток;

- в случае неявки на работу  сменщика не должен оставлять  рабочее место и продолжать работу до замены, поставив в известность администратора;

- приходить на работу за 15 минут до начала смены и подготовиться к началу работы;

- следить, чтобы в лифт не  заходило более четырех человек.

Инженерно-техническая служба  создает условия для функционирования систем кондиционирования, теплоснабжения, санитарно – технического оборудования, электротехнических устройств, служб ремонта, строительства и системы связи /6, 237/.

Состав службы: главный инженер, служба текущего ремонта, служба связи.

Главный инженер подчиняется заместителю  генерального директора по гостинице и непосредственно генеральному директору.

В его обязанности входит:

- осуществлять контроль всего  технического оборудования гостиницы  и следить за своевременным  устранением неисправностей;

- давать указания по текущему  ремонту помещений и принимать  выполненные работы;

- следить за исправностью автономного отопления и устанавливать дни начала отопительного сезона;

- осуществлять контроль функционирования  системы связи и при неисправностях принимать решение об ее временном отключении;

- следить за соблюдением правил  противопожарной безопасности всеми  службами ОАО "Акмолатурист";

- полностью контролирует деятельность всех работников инженерно – технической службы.

Служба текущего ремонта занимается устранением неисправностей во всех подразделениях гостиницы. Следит за работой  сантехнического оборудования, исправностью лифтов, холодильного оборудования, телевизоров и радиоточек. Проводит электроремонтные работы и устраняет неисправности в оборудовании прачечной, сауны, кондитерского цеха и кафе.

Система связи включает внутреннюю связь для служебного пользования, связь с клиентами (включая пейджинговую и радио) и внешнюю (городскую, междугороднюю и международную) связь. Первый контакт клиентов с отелем часто осуществляется по телефону, и это подчеркивает важность оперативного и внимательного отношения ко всем звонкам, поскольку первое впечатление самое стойкое.

Центр связи – важный элемент  жизни отеля, поскольку от него зависит, насколько спокойно она протекает. Кроме того, это источник дополнительных доходов, так как гостиница добавляет  к стоимости междугородних звонков  из комнаты гостя 50% их стоимости.

Центр связи работает круглосуточно, примерно по тому же графику, что и  администраторы – в три смены. Очень важно, чтобы работники  этой службы умели сохранять спокойствие, несмотря на нервозную обстановку, особенно в чрезвычайных обстоятельствах  /6, 241/.

Служба питания обеспечивает обслуживание гостей предприятия в кафе и баре гостиницы, а также в точках торговли.

Возглавляет службу заведующий производством, он подчиняется заместителю генерального директора по гостинице и имеет следующие обязанности:

- осуществлять повседневный контроль  за работой буфетчиков, поваров,  продавцов, официантов, работников  буфета и кондитерского цеха, кухонных рабочих, организовывать  их работу, следить за прохождением  медицинского осмотра, санитарным  состоянием всех торгующих точек, вести учет рабочего времени;

- организовывать всю работу  по торговле и общественному  питанию и несет ответственность  за его состояние;

- следить за ассортиментом товара  на этажах, своевременно собирать  заявки у дежурных и пополнять этажи товарами и напитками;

- собирать задания и давать  заявки экспедитору о завозе  необходимых продуктов и товаров,  при закупке вино–водочной продукции  проверять наличие акцизных марок, хранить и следить за сертификатом соответствия;

- контролировать выпуск готовой продукции высокого качества, ежедневно проводить брокераж выпускаемых блюд и делать соответствующие записи о качестве приготовляемой пищи в бракеражных журналах;

- составлять калькуляцию и ценообразование,  визировать меню, следить за наличием ценников в торгующих точках;

- постоянно вести контроль за  работой всех кассовых аппаратов  в торговле следить за своевременной поверкой весового хозяйства и маркировкой инвентаря;

- совместно с главным экономистом  проводить анализ торгующих точек  на рентабельность;

- следить за трудовой дисциплиной работников, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, охрану труда и технику безопасности;

- несет полную материальную  ответственность за качество  продаваемых продуктов и товаров  в торгующих точках и за  сервис обслуживания посетителей.

Под началом заведующего производством  работают: экспедитор, кладовщик, грузчик, продавцы, буфетчики, повара, кондитеры, официанты, кухонные рабочие и прачечная. Первый служащий, с которым гости  сталкиваются в гостинице,  - дежурный гаражной службы. Он  приветствует подъезжающих гостей, открывает дверь их автомобиля,  помогает  поместить их багаж на тележку и отвечает за безопасность транспортного средства.

Этот отдел является доходным для  гостиницы. Взимая с гостя плату  за стоянку каждый день, отдел гаражной службы получает прибыль, направляемую на оплату затрат, на обслуживание и страхование стоянки автомобилей. Плата за стоянку добавляется непосредственно к счету гостя.

Гаражная служба полностью контролируется заместителем генерального директора по гостинице и сдает ему отчеты о своей работе.

Заведующий складом также подчиняется  заместителю генерального директора; в свою очередь, под его началом работают уборщики, дворники

Заведующий складом выдает им необходимый  инвентарь и чистящие средства. Также он контролирует расход моющих средств и сдает отчет об их использовании в бухгалтерию. Заведующий складом распределяет между своими подчиненными   участки работы. Они, в свою очередь, отчитываются перед ним о проделанной работе. Также он проверяет качество выполнения заданий и фиксирует время, затраченное на их исполнение.

В обязанности уборщиков входит:

- убирать места общего пользования  в административно-хозяйственной  части гостиницы;

- доставлять из кладовой на  этажи постельное белье;

- помогать горничным, проводить генеральную уборку.

В обязанности дворников входит:

- убирать  территорию, прилегающую  к гостинице;

- убирать территорию стоянки  автомобилей;

- помогать горничным в проведении  генеральной уборки (двигать мебель, переворачивать матрасы и т.д.);

- выполнять все поручения, заведующего  складом.

Прачечная занимается стиркой, сушкой, глажкой и сортировкой постельного белья. По желанию гостей прачечная также может стирать и гладить их одежду.

Как было сказано выше, ОАО "Акмолатурист" имеет  в своем составе филиал и представительства. В представительствах работает по одному менеджеру, которые являются подотчетными менеджерам головного предприятия и непосредственно генеральному директору.

Филиал же осуществляет свою деятельность самостоятельно. Его работу контролирует генеральный директор ОАО "Акмолатурист".

Директор филиала имеет следующие  обязанности:

- разрабатывать проекты договоров  с туристическими фирмами и  заключать их на взаимовыгодных условиях, а также контролировать их выполнение;

- готовить всю необходимую информацию  для туристических маршрутов (программы обслуживания, проводы, встречи, стоимость маршрута, рекламу);

- предоставлять сведения для  расчета путевок в бухгалтерию;

- информировать принимающую сторону  о приезде туристов, количестве и сроках обслуживания, проводить инструктаж с туристами;

- обеспечивать туристов проездными  документами, бронировать места  на железнодорожный и авиатранспорт;

- осуществлять реализацию туристических  путевок по Казахстану, странам СНГ и за рубеж;

- вести учет заявок на реализацию  путевок на туристические маршруты  или экскурсии, работать в тесном  контакте с менеджерами ОАО  "Акмолатурист" и информировать их о спросе граждан на туристические поездки;

- проводить при необходимости  экскурсии, соблюдая утвержденный маршрут, принимать меры к обеспечению безопасности туристов;

- проводить необходимую работу  по рекламе и пропаганде, использую  для этих целей средства массовой  информации;

- нести полную ответственность  за финансово-хозяйственную деятельность филиала.

Главный бухгалтер ОАО "Акмолатурист" подчиняется непосредственно генеральному директору и имеет следующие обязанности:

- осуществлять организацию бухгалтерского  учета на основе установленных правил его ведения, обеспечивать полный учет поступающих денежных средств, а также своевременно отражать в бухгалтерском учете операции, связанные с их движением;

- осуществлять полный учет результатов  финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с установленными правилами;

- правильно начислять и своевременно перечислять платежи в государственный бюджет, взносы на социальное страхование, в пенсионный и другие фонды;

- составлять отчеты по социальному  и медицинскому страхованию, пенсионному фонду;

- вести учет с дебиторами  и кредиторами, регистрировать  приходные и расходные ордера, своевременно взыскивать и погашать задолженности;

- осуществлять учет расчетов  по оплате труда, начислять  заработную плату в расчетно-платежных  ведомостях, составлять свод по  заработной плате;

- подготавливать документы в  банк, вести регистрацию денег по банку, выдавать доверенности и проверять их использование по назначению;

- составлять калькуляции на  транспортные маршруты, экскурсии  и другие услуги, своевременно составлять статистическую отчетность, анализ финансово-хозяйственной деятельности, проводить необходимый анализ по эффективности того или иного маршрута с учетом рентабельности;

- нести персональную ответственность  за сохранность бухгалтерских  документов;

- составлять квартальный и годовой  баланс, предоставлять  их главному экономисту предприятия;

- соблюдать установленные правила  проведения инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей.

Под руководством главного бухгалтера работает бухгалтерия и кассиры. Бухгалтерия учитывает хозяйственную  деятельность предприятия, доходы от реализации услуг и работ, ведет учет расходов, рассчитывается с поставщиками и покупателями, с бюджетом по налогам, с внебюджетными фондами /14, 68/.

Работники бухгалтерии выполняют  задания главного бухгалтера, сдают  отчеты и несут ответственность за свой участок работы.

Кассиры принимают деньги за оказанные  услуги, выписывают накладные и сдают отчеты в бухгалтерию первого числа каждого месяца. Осуществляют контроль за правильностью поступления денег за проезд и туристическое обслуживание, несут персональную ответственность за общее состояние кассы. Ежедневно подсчитывают наличные деньги для сдачи в банк. Выдают работникам заработную плату и премиальные. Кассиры подчиняются главному бухгалтеру ОАО "Акмолатурист".

Отдел кадров является функционально-вспомогательным подразделением компании. Работники кадровой службы выступают в качестве экспертных советников руководителей при решении вопросов о приеме на работу и увольнении, назначении на новую должность, направлении на профессиональное обучение, повышении заработной платы и т.п.

Отдел кадров несет ответственность  за сохранность документов работников, составляет и заключает договора о приеме на работу, вносят необходимые изменения в документацию.

Главный экономист предприятия  подчиняется непосредственно генеральному директору ОАО "Акмолатурист". В его обязанности входят:

- составление годового отчета  об итогах финансово-хозяйственной  деятельности;

- анализ выполнения объема оказанных  услуг и полученной прибыли;

- составление сметы доходов и расходов;

- составление оперативных и  долгосрочных планов компании;