Управление проектами

программного обеспечения, организации считают жизненный цикл проектачастью жизненного цикла продукта.

Рисунок - Отношения между жизненными циклами проекта и продукта

4. Внешняя среда проекта. Перечень факторов внешней среды. Окружение проекта.

Понимание окружения проекта

Практически все проекты планируются и выполняются в том или ином

социальном, экономическом и природном окружении и сопровождаются

запланированными и незапланированными, благоприятными и

неблагоприятными воздействиями. Команда проекта должна рассматривать

проект в его культурном, социальном, международном, политическом и

физическом окружении.

• Социально-культурное окружение. Команда должна понимать, как

проект воздействует на людей и как люди воздействуют на проект. Для

этого могут потребоваться понимание аспектов экономической,

демографической, образовательной, этической, этнической, религиозной и

других характеристик людей, на которых воздействует проект или которые

могут быть заинтересованы в проекте. Менеджер проекта должен также             

изучить корпоративную культуру и определить, считается ли управление

проектом действительной функцией с определенными ответственностью и

полномочиями по управлению проектом.

• Международно-политическое окружение. Может потребоваться, чтобы

некоторые члены команды были знакомы с имеющими значение для

проекта международными, национальными, региональными и местными

законами и обычаями, а также с политической ситуацией, которая также

может оказывать влияние на проект. Другими международными

факторами, о которых следует помнить, являются временные пояса,

национальные и региональные праздники, формальности, которые нужно

соблюдать при оформлении поездок и командировок, и логистика

телеконференций.

• Окружающая среда. Если проект будет воздействовать на окружающую

среду, в команде должны быть участники, имеющие представление о

местной экологии и физической географии, которая может оказать влияние

на проект или быть затронута проектом.

5. Результат поставки. Основные характеристики

Результат поставки – это измеримый, проверяемый продукт работы, например спецификация, отчет по анализу осуществимости, детальный план или опытный образец. Создание одних результатов поставки определяется процессом управления проектом, а другие могут быть конечными продуктами или элементами конечных продуктов, ради которых создавался проект. Результаты поставки, а значит и фазы, являются частью общего последовательного процесса, предназначенного для обеспечения необходимого контроля над проектом и получения нужного продукта или услуги, которые являются целью проекта. В каждом конкретном проекте фазы могут разбиваться на подфазы из соображений размера, сложности, уровня риска и ограничений на порядок финансирования. Для удобства мониторинга и контроля сроки каждой подфазы согласуются с получением одного или нескольких результатов поставки. Большинство результатов поставки соотносятся с основным результатом поставки данной фазы, и фазы обычно называются по соответствующим результатам поставки: требования, проектирование, строительство, тестирование, ввод в эксплуатацию, эксплуатация и др.

6. Перечень и содержание активов организационного процесса.

Активы организационного процесса-активы,используемыедля влияния на успех проекта (фрмальные и неформальные кодексы поведения,процедуры,планы и регламенты.влияние которых необходимо учитывать).

При разработке Устава проекта и последующей документации по проекту все

активы, используемые для влияния на успех проекта могут быть взяты из

активов организационного процесса. У всех и каждой из вовлеченных в проект

организаций могут быть свои формальные и неформальные кодексы поведения,

процедуры, планы и регламенты, влияние которых необходимо учитывать.

Активы организационного процесса представляют собой также опыт и знания,

накопленные из предыдущих проектов; например, завершенные расписания,

данные о рисках и освоенных объемах. Активы организационного процесса

могут быть организованы по-разному, в зависимости от отрасли, организации и

области приложения. Например, активы организационного процесса можно

сгруппировать в две категории:

• Процессы и процедуры организации для проведения работ:

♦ Принятые в организации стандартные процессы, такие как стандарты,корпоративные правила (правила техники безопасности и охраны труда, регламент по управлению проектами), стандартные жизненные циклы продукта и проекта, а также политика и процедуры в отношении качества (аудиты процессов, направления усовершенствования, контрольные списки и стандартизированные

определения процессов)

♦ Стандартизированные руководства, рабочие инструкции, критерии оценки предложений и измерения эффективности

♦ Шаблоны (например, шаблоны рисков, иерархической структуры работ и сетевых диаграмм расписания проекта)

♦ Правила и критерии для адаптации совокупности стандартоворганизации для удовлетворения конкретных нужд проекта

♦ Требования к коммуникации (например, имеющаяся коммуникационная технология, разрешенные средства коммуникации, требования к архивированию и защите информации)

♦ Правила или требования к закрытию проекта (например, проведение окончательного аудита проекта, оценки проекта, утверждение

продукта и критерии приемки)

♦ Процедуры финансового контроля (например, отчеты оботработанном времени, проверки произведенных расходов, номера бухгалтерских счетов и стандартные положения контрактов)

♦ Процедуры управления проблемами и дефектами, определяющие контроль за проблемами и дефектами, выявление и исправление проблем и дефектов и отслеживание выполненных действий

♦ Процедуры управления изменениями, в том числе этапы изменения официальных корпоративных стандартов, регламентов, планов и процедур – или любой проектной документации – и способ утверждения и ратификации изменений ♦ Процедуры управления рисками, в том числе категории рисков,определение и влияние вероятности. а также матрица вероятности и последствий

♦ Процедуры одобрения и выдачи разрешения на авторизацию работ.

• Корпоративная база знаний для хранения и извлечения информации:

♦ База измерений процессов, предназначенная для сбора и предоставления данных об измерениях процессов и продуктов

♦ Файлы проекта (например, базовые планы по содержанию, стоимости, расписанию и качеству, базовые планы исполнения, календари проекта, сетевые диаграммы расписания проекта, реестры рисков,запланированные ответные меры и определение влияния риска)

♦ Историческая информация и база накопленных знаний (например,

проектные записи и документация, вся информация и документация по закрытию проекта, информация как о результатах отбора, так и об эффективности предыдущего проекта, а также информация о трудоемкости управления рисками).

♦ База данных управления проблемами и дефектами, включающая в себя статус проблем и дефектов, информацию об управлении ими, их

решении и результатах.

♦ База знаний управления конфигурацией, включающая версии и базовые планы всех официальных корпоративных стандартов,

регламентов, процедур и всей проектной документации.

♦ Финансовая база данных, содержащая такую информацию, как количество рабочих часов, расходах, бюджетах и любых перерасходах

проектных смет

7. Подсистема управления интеграцией проекта. Назначение и содержания устава проекта, предварительного описания проекта, плана управления проектом. Особенности мониторинга и управления работами проекта, общего управления изменениями проекта, закрытия проекта.

Устав проекта является документом, формально авторизующим проект. Устав проекта наделяет менеджера проекта полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. Менеджер проекта определяется и назначается как можно раньше. Менеджера проекта необходимо всегда

назначать до начала планирования и желательно на этапе разработки Устава

проекта.

Устав проекта составляется инициатором проекта или спонсором, не

входящим в организацию проекта и имеющим достаточные полномочия для

финансирования проекта. Составление Устава проекта и авторизация проекта

обычно происходит за пределами организации проекта. Это осуществляет

какое-либо предприятие, государственное учреждение, организация,

занимающаяся программами, или портфельный инвестор, если имеет место

один или несколько из нижеследующих пунктов:

• потребность рынка (например, автомобильный концерн авторизует проект

производства автомобилей с более экономичными двигателями в ответ на

дефицит топлива);

• производственная необходимость (например, тренинговая компания

авторизует проект создания нового обучающего курса для повышения

своих доходов);

• потребность заказчика (например, предприятие энергоснабжения

авторизует проект строительства новой подстанции для электроснабжения

новой промзоны);

• технический прогресс (например, производитель электроники авторизует

проект разработки более производительного, более дешевого и меньшего

по размеру портативного компьютера в связи с прогрессом в области

компьютерной памяти и электронных технологиях);

• юридические ограничения или нормы (например, производитель красок

может авторизовать проект разработки руководства по обращению с

токсичными веществами);

• общественная потребность (например, неправительственная организация в

развивающейся стране авторизует проект по установке систем подачи

питьевой воды и туалетов и проведения обучения правилам гигиены в

регионе с высокой заболеваемостью холерой).

Создание Устава проекта является звеном, соединяющим проект с текущей

работой организации. В некоторых организациях Устав проекта формально

составляется и проект инициируется только после того как выполняется оценка потребностей, составляется анализ осуществимости, предварительный план или аналогичная форма анализа, которая инициируется отдельно. Разработка Устава проекта в первую очередь связана с документальным оформлением производственной необходимости, обоснованием проекта, текущим пониманием потребностей заказчика и нового продукта, услуги или результата, призванными удовлетворить эти потребности. Устав проекта непосредственно или со ссылкой на другие документы должен содержать следующую информацию:

• Требования, удовлетворяющие потребности, пожелания и ожидания

заказчика, спонсора и других участников проекта

• Производственная необходимость, самое общее описание проекта или

требования к продукту, который является предметом проекта

• Цель или обоснование проекта

• Информацию о назначенном менеджере проекта и уровне его полномочий

• Расписание контрольных событий

• Отношения между участниками проекта

• Функциональные организации и их участие

• Допущения относительно организации и окружения, а также внешние

допущения

• Ограничения относительно организации и окружения, а также внешние

ограничения

• Реальная бизнес-ситуация, служащая обоснованием проекта с данными о

прибыли на инвестиции

• Бюджет проекта.

Описание содержания проекта представляет собой формулировку проекта

что необходимо сделать. Процесс разработки предварительного описания

содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы

проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и

управление содержанием. Описание содержания проекта включает в себя: