Управление проектами

соразмерность трудозатрат на операции по управлению содержанием проекта

размеру, сложности и важности проекта. Например, для проекта особой

важности будут оправданы формализованные, детализированные и трудоемкие операции по управлению содержанием, а для обычного проекта потребуется значительно меньше документации и проверок. Команда управления проектом документирует эти решения по управлению содержанием в плане управления содержанием проекта. План управления содержанием проекта является инструментом планирования, описывающим, как проектная команда будет формулировать содержание проекта, разрабатывать подробное описание содержания проекта, определять и разрабатывать иерархическую структуру работ, проверять и контролировать содержание проекта. Разработка плана управления содержанием проекта и детализация содержания проекта начинаются с анализа информации, содержащейся в Уставе проекта, предварительном описании содержания проекта, последней одобренной редакции плана управления проектом , исторической информации, содержащейся в активах организационного процесса и любых релевантных факторов внешней среды предприятия.

Определение содержания

Подготовка подробного описания содержания проекта – это ключевая

составляющая успеха проекта; эта подготовка основывается на основных

результатах поставки, допущениях и ограничениях, зафиксированных в

предварительном описании содержания проекта, составленном при инициации проекта. На этапе планирования содержание проекта формулируется и излагается более подробно, так как имеется больше информации о проекте. Анализируются потребности, пожелания и ожидания участников проекта, которые затем преобразуются в требования. Допущения и ограничения анализируются на полноту, и при необходимости производится добавление дополнительных допущений и ограничений. Анализ может подготовить и провести команда проекта и другие участники проекта, владеющие информацией из предварительного описания содержания проекта.

ИСР – это согласованная с результатами поставки иерархическая декомпозиция работ, которые команда проекта должно выполнить для достижения целей проекта и создания оговоренных результатов поставки. С ее помощью структурируется и определяется все содержание проекта. ИСР подразделяет работы проекта на более мелкие и более управляемые части, где на каждом более низком уровне ИСР дается более детальное определение проектных работ. Для запланированных работ, соответствующих элементам низшего уровня ИСР (их еще называют пакетами работ), можно определять график выполнения, сметную стоимость, осуществлять наблюдение и контроль за ними.

В ИСР включаются работы, указанные в текущем одобренном описании

содержания проекта. Составные элементы ИСР облегчают участникам проекта обзор результатов поставки проекта .

Подтверждение содержания – это формальное принятие участником проекта завершенного содержания проекта и относящихся к нему результатов поставки. Верификация содержания проекта включает в себя проверку результатов поставки для определения полной готовности каждого из них. Если выполнение проекта прекращается досрочно, процесс подтверждения содержания должен установить и документировать уровень и степень его выполнения. Подтверждение содержания отличается от контроля качества тем, что подтверждение содержания в первую очередь связано с приемкой результатов поставки, а контроль качества предназначен для проверки соответствия требованиям качества, указанным для каждого результата поставки. Контролькачества обычно проводится до подтверждения содержания, но оба этих процесса можно проводить и параллельно.

Управление изменениями содержания проекта заключается в воздействии на факторы, создающие изменения содержания проекта, и контролировании производимого этими изменениями эффекта. Управление содержанием призвано обеспечить, чтобы все запрошенные изменения и рекомендованные корректирующие действия проходили через процесс общего управления изменениями. Управление содержанием проекта используется также для управления текущими изменениями по мере их появления; оно интегрировано в остальные процессы управления. Неконтролируемые изменения часто называют также сдвигом содержания проекта. Изменения в любом случае неизбежны, и поэтому необходим процесс управления изменениями.

Система управления изменениями содержания проекта, определяет процедуры, посредством которых могут быть изменены содержание проекта и содержание продукта. Эта система включает в себя документацию, системы отслеживания и уровни одобрения, необходимые для авторизации изменений. Для контроля содержания проекта система управления изменениями содержания интегрируется с любой информационной системой общего управления проектом. Когда проект выполняется по контракту, управление изменениями содержания должно быть согласовано со всеми

соответствующими условиями контракта.

9. Подсистема управления сроками проекта. Знание и понимание состава операций, взаимосвязи операций, оценка ресурсов, длительности. Знание методики составиления расписания. Уметь определить состав операций, взаимосвязь операций, оценить ресурсы, длительность, составить расписание. Описаны процессы,

касающиеся выполнения проекта в установленные сроки. Эта глава содержит следующие процессы управления проектами: определение состава операций, определение взаимосвязей операций, оценка ресурсов операций, оценка длительности операций, разработка расписания и управление расписанием. Эти процессы взаимодействуют друг с другом, а также с процессами из других областей знаний. Каждый процесс может включать в себя действия одного или нескольких лиц или групп лиц, в зависимости от потребностей проекта.

В некоторых проектах, особенно небольших, определение взаимосвязей операций, оценка ресурсов операций, оценка длительности операций и разработка расписания связаны друг с другом настолько тесно, что они рассматриваются как единый процесс, который может быть выполнен одним человеком за относительно короткое время.

Процессы управления сроками проекта и соответствующие инструменты и методы различаются в зависимости от области приложения; обычно они определяются в рамках жизненного цикла проекта и документируются в плане управления расписанием проекта.

Определение плановых операций включает в себя определение и документирование работ, запланированных для выполнения. В процессе определения состава операций определяются результаты поставки на низшем уровне иерархической структуры работ (ИСР), которые объединяются в пакеты работ. Пакеты проектных работ разбиваются на более мелкие элементы, которые называются плановыми операциями и служат основой для составления

смет, планирования сроков, выполнения и контроля проектных работ. Очевидно, что состав операций должен быть определен так, чтобы достичь целей проекта. Определение взаимосвязей операций включает в себя идентификацию и документирование логических взаимосвязей между плановыми операциями. Оценка ресурсов плановой операции призвана определить, какие ресурсы (человеческие ресурсы, оборудование или материальные средства) будут использоваться и в каком количестве, и когда каждый из ресурсов будет доступен для выполнения проектных операций. Процесс оценки длительности плановых операций использует информацию о содержании работ плановой операции, типах требуемых ресурсов, расчетном количестве ресурсов и календарях ресурсов с указанием их доступности. Процесс оценки длительности операций требует, чтобы были оценены объем работы, расчетное количество ресурсов и определено количество рабочих периодов, необходимые для выполнения плановой операции. Разработка расписания проекта – это итеративный процесс, определяющий плановые даты начала и завершения операций проекта. При разработке

расписания может потребоваться проверять и редактировать оценки длительности и ресурсов, чтобы в итоге получить одобренное расписание проекта, которое можно использовать как базовое и по которому можно будет оценивать прогресс. Разработка расписания производится непрерывно по всему проекту по мере выполнения работ, изменения плана управления проектом и возникновения или прекращения ожидаемых рисков или выявления новых

рисков.

Управление расписанием связано с:

определением текущего состояния расписания проектавлиянием на факторы, создающие изменения в расписании

выявлением фактов изменения расписания проектауправлением изменениями по мере их возникновения.

10. Подсистема управления поставками проекта. Планирование покупок и приобретений, планирования контрактов. Запрос у продавцов, выбор продавцов, администрирование и закрытие контрактов. Управление поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне исполняющей организации.

Планирование покупок и приобретений – определение того, что необходимо купить или приобрести, а также когда и на каких условиях.

Планирование контрактов – представление в документальном виде требований к продуктам, услугам и результатам, которые необходимо приобрести, а также определение потенциальных продавцов.

Запрос информации у продавцов – получение информации, расценок, оферт или предложений (в зависимости от поставки) от продавцов.

Выбор продавцов – анализ предложений, отбор потенциальных продавцов и обсуждение условий контракта с каждым продавцом.

Администрирование контрактов – включает в себя 1) управление контрактом и взаимоотношениями между покупателем и продавцом, 2) анализ и документальное оформление текущей и прошлой деятельности продавца для определения необходимых корректирующих действий и обеспечения основы для будущих отношений с продавцом, 3) управление изменениями, связанными с контрактом, и, при необходимости, 4) управление

контрактными взаимоотношениями со сторонним покупателем проекта.

Закрытие контрактов – завершение каждого контракта, включая разрешение всех открытых вопросов и закрытие каждого контракта, относящегося к проекту или к фазе проекта.

11. Подсистема управления рисками проекта. Методы идентификации рисков. Качественный и количественный анализ рисков. Мониторинг и контроль рисков. Управление рисками проекта включает в себя процессы, относящиеся к планированию управления рисками, их идентификации и анализу, реагированию на риски, мониторингу и управления рисками проекта. Большинство из этих процессов подлежат обновлению в ходе проекта. Цели управления рисками проекта – повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности возникновения и воздействия неблагоприятных для проекта событий.

Идентификация рисков – определение того, какие риски могут повлиять на проект, и документальное оформление их характеристик.

Качественный анализ рисков – расположение рисков по степени их приоритета для дальнейшего анализа или обработки путем оценки и суммирования вероятности их возникновения и воздействия на проект.

Количественный анализ рисков – количественный анализ потенциального влияния идентифицированных рисков на общие цели проекта.

Мониторинг и управление рисками – отслеживание идентифицированных рисков, мониторинг остаточных рисков, идентификация новых рисков, исполнение планов реагирования на риски и оценка их эффективности на протяжении жизненного цикла проекта.

12. Подсистема управления персоналом проекта. Планирование, создание, развитие и управление проектной команды. Управление человеческими ресурсами проекта включает в себя процессы по организации команды проекта и управления ей. Команда проекта состоит из людей, каждому из которых назначена определенная роль и ответственность за

выполнение проекта. После распределения ролей и ответственности между членами команды проекта, они должны принимать активное участие в планировании проекта и принятии решений. По мере выполнения проекта профессиональный и численный состав членов команды проекта может меняться.

Планирование человеческих ресурсов – определение и документальное оформление ролей, ответственности и подотчетности, а также создание плана управления обеспечением проекта персоналом.

Набор команды проекта – привлечение человеческих ресурсов, необходимых для выполнения проекта.

Развитие команды проекта – повышение квалификации членов команды проекта и укрепление взаимодействия между ними с целью повышения эффективности исполнения проекта.

Управление командой проекта – контроль за эффективностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координация изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта.

13. Подсистема управления коммуникациями проекта. Подсистемы планирования коммуникаций, распространения информации..

В процессе коммуникаций первоначальная идея собеседника неизбежно искажается. Без хорошо отлаженного взаимодействия заинтересованных сторон все усилия по реализации проекта, тем более такого, в котором задействовано большое количество людей или даже компаний, могут оказаться тщетными.

Эффективные коммуникации могут намного повысить вероятность успешного завершения любого проекта. Это касается как общения «внутри» команды, так и представления проекта руководству, будущим пользователям продукта или прессе. Положительного эффекта можно добиться еще на стадии инициации. Распространение информации о проекте, разъяснение его целей и значения позволяет на ранних стадиях выявить сторонников и противников предстоящих изменений. На практике это значительно облегчает работу менеджера проекта в будущем, при наборе команды проекта или при составлении плана коммуникаций.