Учет и контроль оплаты труда

- при переводе работника на  другую постоянную нижеоплачиваемую  работу - в течение 2 недель со  дня перевода;

- при временном переводе на  другую работу в случае производственной  необходимости с оплатой труда  по выполняемой работе, но не  ниже среднего заработка по  прежней работе;

- при увольнении беременных  женщин и женщин, имеющих детей,  по причине полной ликвидации  организации – на период их  трудоустройства, но не выше 3 месяцев со дня окончания срочного  трудового договора.

Если каждый из месяцев расчетного периода отработан полностью, отпуск оплачивается исходя из среднего дневного заработка, определяемого делением суммы начисленной заработной платы  за три календарных месяца предшествующего  события деленной на 3 и на 29,6 [16, с. 13].

В случае если один или несколько  месяцев расчетного периода отработаны не полностью средний дневной  заработок исчисляется путем  деления суммы фактически начисленной  зарплаты за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа  календарных дней (29,6), умноженного  на количество полностью отработанных месяцев и количества календарных  дней в не полностью отработанных месяцах. Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах  рассчитывается путем умножения  рабочих дней по календарю 5-дневной  рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4; 6-дневной рабочей  недели - на коэффициент 1,2.

При определении среднего дневного заработка во всех случаях из расчетного периода исключаются нерабочие  праздничные дни, установленные  законодательством РФ.

При повышении размеров оплаты труда  работников организации выплаты, учитываемые  в расчетном периоде при исчислении среднего заработка, увеличиваются  на коэффициент повышения тарифных ставок, должностных окладов в  соответствии с правовыми актами РФ, субъектов РФ.

Если работник в расчетном периоде  и до расчетного периода не имел отработанных дней или заработка  в данной организации, средний заработок  определяется исходя из суммы начисленной  заработной платы, денежного вознаграждения за фактически проработанные дни  до наступления события.

При отсутствии заработка в данной организации до наступления события  средний заработок определяется из тарифной ставки установленного ему  разряда, должностного оклада, денежного  вознаграждения.

Из расчетного периода для подсчета среднего заработка исключаются  фактически выплаченные суммы, а  также время, в течение которого работник:

· освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты;

· получал пособие по временной  нетрудоспособности или пособие  по беременности и родам.

В тех случаях, когда время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии, вознаграждения учитываются  при подсчете среднего заработка  пропорционально отработанному  времени в расчетном периоде.

Материальная помощь, оказываемая  большинству сотрудников, учитывается  при исчислении среднего заработка  в размере 1/12 начисленной суммы  с начала года на момент наступления  события за каждый месяц расчетного периода. В тех случаях, когда  время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, материальная помощь при подсчете среднего заработка  учитывается пропорционально отработанному  времени в расчетном периоде.

Во всех случаях средний заработок  работника, отработавшего полностью  определенную в расчетном периоде  норму рабочего времени, не может  быть менее установленного федеральным  законом минимального размера оплаты труда, при этом в число месяцев, принимаемых для исчисления среднего заработка, не включаются время, в котором  в соответствии с законодательством  работник освобождался от основной работы с частичным сохранением или  без сохранения заработной платы. Например, время, в которых работник болел  и получал пособие по временной  нетрудоспособности менее 100% среднего заработка, находился в отпуске  для сдачи вступительных экзаменов  в высшие и средние специальные  учебные заведения, не работал в  связи с простоем, исключаются  из подсчета [16, с. 20].

В случае если работник за расчетный  период, до расчетного периода и  до наступления случая, с которым  связано сохранение среднего заработка, не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в  организации, средний дневной заработок  определяется исходя из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.

Работникам, которым ко времени  ухода в отпуск заработная плата  за последний месяц перед уходом в отпуск еще не начислена, исчисление среднего заработка может производиться  за количество месяцев начиная не с месяца, предшествующего месяцу ухода в отпуск (выплаты компенсации), а на один месяц раньше. Заработная плата, сохраняемая за дни отпуска, определяется делением среднемесячного  заработка на среднемесячное количество календарных дней и умножением на количество дней отпуска.

Среднемесячное количество календарных  дней исчислено в среднем за 5 лет и принято для расчета  равным 29, 6.

Если отпуск предоставляется в 2 - 3 месяцах подряд, следует определить сумму оплаты за каждый месяц в  отдельности.

Отпуска за второй и последующие  годы могут предоставляться в  любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления отпусков.

При предоставлении отпуска оформляется  записка об отпуске, форма которой  утверждена законодательно [20, с. 19].

Если в период нахождения работника  в отпуске наступила временная  нетрудоспособность, отпуск продлевается на соответствующее число календарных  дней либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем  срок текущего рабочего года.

1.2 Документальное оформление  операций по оплате труда

Для учета личного состава учреждения, начисления и выплат заработной платы  используют следующие унифицированные  формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата  РФ от 05 января 2003 года 1:

- приказ о приеме на работу (ф. Т-1) – составляется на каждого  члена трудового коллектива работником  отдела кадров. На оборотной стороне  приказа руководитель подразделения,  в котором будет работать новый  работник, указывает, в качестве  кого может быть использован  новый работник, его оклад, испытательный  срок. После этого приказ визируется  в соответствующей службе с  целью подтверждения оклада и  его соответствия штатному расписанию  и подписывается руководителем  организации;

- личная карточка (ф. № Т-2) –  заполняется на каждого работника  в одном экземпляре. В ней содержатся: общие сведения о работнике,  сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, отпуске, аттестации и др.;

- приказ о переводе на другую  работу (ф. № Т-5) – составляется  в двух экземплярах в отделе  кадров при оформлении перевода  работника из одного подразделения  в другое. Один экземпляр остается  в отделе кадров, другой передается  в бухгалтерию. Приказ визируется  руководителями соответствующих  структурных подразделений и  подписывается руководителем организации;

- приказ о предоставлении отпуска  (ф. Т-6) - применяется для оформления  ежегодного отпуска и отпусков  других видов;

- Приказ о прекращении трудового  договора (ф. Т-8) – составляется  в двух экземплярах в отделе  кадров и подписывается руководителем  подразделения организации и  ее руководителем. В приказе  указывают причину и основание  увольнения.

Для осуществления табельного учета  и контроля за трудовой дисциплиной  применяют табеля учета использования  рабочего времени. Табельный учет охватывает всех работников. Каждому присваивается  определенный табельный номер, который  указывается во всех документах по учету труда и заработной платы [20, с. 23].

Сущность табельного учета заключается  в ежедневной регистрации явки работников на работу, всех случаев опозданий  и неявок с указанием их причины. Оформленные табеля сдаются в  бухгалтерию. Для определения суммы  заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц  и произвести из этой суммы необходимые  удержания.

В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате  работникам. Платежную ведомость  используют для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии, инициалы работников, их табельные  номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы.

Расчетные и платежные ведомости  применяют для расчетов с работниками  за целый месяц. Аванс за первую половину месяца выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса определяют из расчета 40% заработка по окладам с учетом отработанных работником дней. В тех  случаях, когда имеются неявки на работу в первой половине месяца, в  бухгалтерию предоставляется справка  на изменение планового аванса. Для  получения аванса за первую половину месяца в банк представляют такие  документы, как: чек, платежные поручения  на перечисление в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в государственные внебюджетные фонды) [30, с. 112].

Расчеты с работниками при уходе  в отпуск или увольнении производят в записке-расчете. Выплаты в межрасчетный период производят по платежным ведомостям. Платежные ведомости подписываются  составившими и проверившими их работниками. Разрешение на выплату заработной платы  подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером. Поскольку  есть централизованная бухгалтерия, то платежные ведомости составляются раздельно на каждое обслуживаемое  учреждение.

Заработную плату выдают из кассы  организации в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилии работников, не получивших заработную плату, делает пометку: «Задепонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе  ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками  суммы заработной платы.

На выданные суммы заработной платы  составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном  порядке и регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов. На платежных  ведомостях проставляется дата и  номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег  по кассе.

Депонированные суммы на следующий  после срока выдачи заработной платы  день сдаются в банк и на сданные  суммы составляется расходный кассовый ордер. Выплаты, не совпадающие со временем общей выдачи заработной платы (внеплановые  авансы, отпускные суммы и др.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку: "Разовый  расчет по заработной плате".

В организации на каждого работника  открывают лицевой счет, на лицевой  стороне которого записываются сведения о работнике (оклад, страховой стаж работы, время поступления на работу и др.), а на оборотной стороне  – все виды начислений и удержаний  за каждый месяц. По этим данным легко  рассчитать средний заработок за любой период времени.

На основании расчетных и  платежных ведомостей составляется мемориальный ордер № 6. К мемориальному  ордеру прикладываются все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели, выписки из приказов и др.).

Больничные листки подшиваются  в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с  начала года. На каждом листке проставляется номер расчетной ведомости, в которую он включен для начисления.

1.3 Аналитический учет оплаты  труда

Аналитический учет расчетов по оплате труда и стипендиям ведется в  Журнале операций расчетов по оплате труда № 6. Аналитический учет расчетов по оплате пенсий, пособий и иных социальных выплат ведется в Журнале  по прочим операциям либо в Карточке учета средств и расчетов.

Счет 030201000 "Расчеты по заработной плате " - пассивный. По кредиту счета  отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное  социальное страхование, пенсий, а по дебету удержания из начисленной  суммы оплаты труда, выдачу причитающихся  сумм работникам и не выплаченные  в срок суммы оплаты труда. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации  перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным  выплатам.

Начисления заработной платы и  пособий производится один раз в  месяц и отражается в учете  в последний день месяца.

Документами для начисления заработной платы являются: приказы о зачислении, перемещении и увольнении сотрудников  в соответствии с утвержденными  штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего времени и другие документы.

Учет расчетов с депонентами  ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра не выданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого  депонента в ней отводят отдельную  строку, в которой указывают табельный  номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и  делают отметки о выдаче.