Учет денежных средств на предприятии

    По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.

    Кассовые  операции ведутся в двух регистрах. Начальный остаток и приход по кассе записывается в ведомости  № 1, расход по кассе по кредиту счета 50 «Касса» отражаются в журнале-ордере №1.

Поступление наличных денег в  кассу

    Наличные деньги поступают в кассу организации: с банковских счетов организации, от покупателей (выручка от продаж), от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм), в оплату за денежные документы, от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба), от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.

    Операции  по поступлению денежных средств  в кассу оформляются унифицированным  первичным документом - Приходным кассовым ордером (форма КО-1). Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) необходимо заверить печатью и выдать лицу, внесшему деньги в кассу.

    Деньги, которые поступают в кассу  как выручка за товары, работы, услуги нужно оформлять с применением кассового аппарата, т.е. помимо квитанции к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение дня таких операций совершается несколько (например, работа магазина), то покупатель получает только чек, а в конце дня на сумму общей выручки оформляется один приходный ордер.

    Выписанный  приходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Заполнение  приходного кассового  ордера

Корреспонденция счетов по приходу  денежных средств

Хранение  наличных денег в  кассе

    Согласно  Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности  наличных денежных средств возложено  на руководителя организации.

    К рекомендованным правилам по обеспечению  сохранности наличных денег относятся  следующие [10, с 154]:

1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты
2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен
3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).
4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами
5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.
6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.
7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.
8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

    Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

Выдача  наличных денег из кассы

    Операции  по выдаче денежных средств из кассы  оформляются унифицированным первичным документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2). Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).

Заполнение  расходного кассового  ордера

    Выписанный  расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

    Выдача  наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

1. выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия)
2. выдача денег под отчет сотрудникам организации
3. сдача наличных денег в банк
4. выплаты поставщикам
5. выплаты учредителям

Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы

Кассовая  книга и отчетность кассира

    Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров ведется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), предназначенном для контроля за целевым использованием средств.

    В случае, если в организации имеется  несколько касс, старший кассир (гл.бухгалтер) должен вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), в которой фиксируются суммы принятые (выданные) другим кассирам.

    Движение  наличных денег учитывается в Кассовой книге (форма КО-4). Организация обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, опечатанную и заверенную подписями руководителя и главного бухгалтера.

    Кассовую  книгу ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из 2х одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая - через копировальную бумагу - как второй. Второй экземпляр отрезается и служит отчетом кассира, к которому в конце дня подшиваются приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером.

    В случае, если кассовая книга ведется  автоматизировано (на компьютере) она  распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается  и заверяется необходимыми подписями.  

Заполнение  кассовой книги

    Основными бухгалтерскими проводками, отражающими  движение наличных денег являются:

    дебет счета 50 кредит счета 90 "Продажи" - на сумму полученной выручки от реализации продукции, работ или услуг основного производства (по обычным видам деятельности);