Выставки и ярмарки

     3.3.         Порядок расчётов между сторонами

   4.         Ответственность сторон

   5.         Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор)

   6.         Прочие условия (реклама, страхование,  дополнения к договору)

   7.         Порядок разрешения споров

   8.         Срок действия договора

   9.         Юридические адреса и реквизиты  сторон 

   Поскольку участие в выставке во многом связано  с риском, уже несколько десятилетий  назад была разработана специальная  система страхования. Предприятию  необходимо самостоятельно позаботиться о достаточной страховой защите, организатор выставки несёт только общую материальную ответственность  за ущерб, нанесённый человеку или имуществу. При участии в выставке за рубежом  страховка должна обеспечивать защиту от всех опасностей, которым может  подвергнуться имущество экспонента, стенд и оборудование от момента  транспортировки с фирмы, монтажа  и всего времени работы выставки до разборки и возвращения имущества  на место его постоянного хранения. При участии в зарубежных выставках  ОАО «Концерн «Ижмаш» обеспечивает страхование не только имущества, но и персонала.

   Помимо  тех услуг, что прописаны в  договоре и различных сервисных  формах непосредственно на выставке также оказываются различные  услуги. Например, во время монтажа  выставки могут предлагаться следующие  услуги: продажа и прокат цветов, материал для монтажа стенда, продажа  товаров повседневного спроса, предоставление рабочей силы.

   В сервис входит также выдача удостоверений (бейджей) для персонала стенда. Соответственно величине стенда его персоналу предоставляются бесплатные пропуска. На оружейных выставках число бесплатных пропусков рассчитывается по формуле: один бейдж на каждые 4 м2, остальное количество предоставляется за плату. Например, стоимость дополнительного одноразового бейджа на выставку «Оружие и охота» составляет 300 рублей, а на стоимость пропуска на все дни действия выставки «IWA» составляет 40 Евро.

   Особое  значение устроители выставки придают  составлению и изданию официального каталога выставки. Его важность для  экспонентов также значительна: во-первых, в них сохраняется память о выставке, её участниках и экспонентах, что позволяет анализировать  состояние в отрасли на каждом конкретном временном этапе; во-вторых, он служит источником информации для  покупателей до следующей подобной выставки и, в-третьих, каталог является дополнительным источником рекламы. Предприятию  необходимо вовремя предоставлять информацию, так как публикация каталога осуществляется примерно за 2 недели до начала работы выставки. На ОАО «Концерн «Ижмаш» информация о производимом оружии на русском и английском языках предоставляется организаторам выставки вместе с подписанным договором. Для внесения в электронные системы информации действует тот же принцип. 

   Разумное  планирование и осуществление транспортировки  предотвращает излишние материальные потери и сокращает дополнительные расходы, возникающие из-за спешки. Для предприятия транспортировка  является частью успешной организации участия в выставке и требует серьёзной работы, особенно с учётом специфики перевозимых изделий.

   С учётом принятых решений необходимо составить график перевозки, куда должен войти весь цикл от подготовки к  отправке до возвращения экспонатов на предприятие.

   Порядок транспортировки изделий на ОАО  «Концерн «Ижмаш» выглядит следующим образом: изделия подлежащие транспортировке, должны быть упакованы в тару, которая должна быть соответствующим образом обработана. Тара должна быть многоразового использования, легко собираться и разбираться.

   Так как оружие разрешено перевозить только в деревянных ящиках, то необходимо иметь сертификат о прохождении  фитосанитарного контроля. Каждый ящик должен быть снабжён упаковочным  листом, в котором указывается: полное наименование изделия, его комплектация, количество изделий и габариты самого ящика (объём, вес). Упаковочные листы  оформляются в 3-х экземплярах, одни из которых вкладывается в ящик, а остальные два передаются организаторам выставки.

   В случае если выставка проходит за рубежом, то необходимо правильное таможенное оформление и декларирование груза. В связи с тем, что ОАО «Концерн «Ижмаш» поставляет свою продукцию во многие страны мира и довольно часто принимает участие в иностранных выставках, на предприятии имеется отдел таможенных операций, который и занимается оформлением всей необходимой документации. После того как изделия подготовлены к транспортировке издаётся приказ по предприятию о назначении ответственного лица за сохранность груза на всём пути следования.

   В связи со спецификой производимой продукции  необходимо обеспечить охрану груза, а  также получить все необходимые  разрешительные документы на транспортировку  и провоз оружия по центру города до места проведения выставки. Перед  отправлением груза также необходимо решить вопрос о хранении тары, на время  прохождения выставки. 

   2.4. Выставочный стенд. 

   Выставочный стенд, как визитная карточка предприятия, должен по размерам и обстановке соответствовать  представляемым товарам и значению фирмы-экспонента, отражать его общую  предпринимательскую культуру. С  точки зрения технического исполнения, стенд должен быть безупречен и соответствовать конкурентным стандартам. На первом плане стоит задача презентации экспонатов, ориентированная на клиента. Выставочный стенд, срок жизни которого совпадает с периодом выставки-ярмарки, должен быть приятен зрению и слуху, ибо только в этом случае он сможет апеллировать к эмоциям посетителя.

   При разработке дизайна стенда важно  стремиться представить товар в  самом выгодном свете, поэтому основное внимание следует уделить цветовому  решению – краски должны быть нейтральными и конструктивное решение не должно отвлекать внимание от экспозиции, ярко освещенной и расположенной  на такой высоте, чтобы посетителям было удобно ее рассматривать. Вывеска на стенде должна быть простой и эффектной.

   Учитывая, что выставляемыми образцами  является оружие, витрины должны чётко  соответствовать требованиям безопасности и сохранности. На стендах ОАО  «Концерн «Ижмаш» это обеспечивается, прежде всего, наличием на экспозиционных щитах оружейных замков, а в случае выставления в застеклённых витринах – защита решёткой.

   Каждый  стенд – будь он большой или  маленький – разделяется на три  функциональных части или зоны, которым  определяются его общие размеры.

   Презентационная площадь. Размеры необходимого для  экспонатов места зависят от числа  и величины отобранных товаров, а  также от целей участия в выставке. К презентационной площади относятся  в целом все поверхности для  экспонатов, информационных табло, видеоаппаратуры  для демонстрации рекламных роликов  и проведения мероприятий. 

   Стенд как средство коммуникации должен иметь  зону для переговоров. Персонал должен иметь достаточное место для  переговоров с клиентами и  чувствовать себя комфортно на стенде. В зависимости от вида товаров  и типа переговоров могут быть устроены уголки со столами и стульями, небольшие закрытые кабины и внутренние изолированные просторные помещения. На крупных выставках в России и за рубежом ОАО «Концерн «Ижмаш» использует, как правило, закрытые переговорные зоны, тогда как на региональных выставках может ограничиться несколькими столами и стульями.

   Подсобные помещения внутри стенда. К ним  относятся: кухня, склад, место для  хранения печатных материалов и проспектов, гардероб, технические подсобки, помещения  для персонала, сервисной службы. Необходимо также позаботиться о  том, чтобы на стенде были проведены  все коммуникации (электричество, вода и пр.)

   В принципе, для любого стенда важно  лишь одно: его пропорции должны быть гармоничны. На крупных выставках  стенд ОАО «Концерн «Ижмаш» имеет соотношение между презентационной площадью и площадями, отведёнными для переговоров примерно 60 к 40%. Пример планировки стенда приведён в приложении А.

   ОАО «Концерн «Ижмаш» занимается самостоятельной застройкой стенда лишь при участии в зарубежных выставках, т.к. на них вывозится оригинальный стенд, во всех остальных случаях предприятие передаёт планировку стенда фирме-застройщику и лишь следит за соблюдением плана.

   Оформление  стенда выполняется в фирменных  цветах предприятия (серый и синий), что придаёт ему неповторимый внешний вид 

   Так как большинство информации поступает  через глаза, то особое внимание следует  уделить презентации экспонатов. Расположение и освещение предметов  должно быть оптимальным. Чем привлекательнее  выглядят экспонаты, тем скорее они  завоюют внимание посетителей. Презентация  должна быть увидена глазами наблюдателя - глазами посетителя выставки. Для  привлечения внимания посетителей ОАО «Концерн «Ижмаш» очень часто пользуется приёмом создания контраста светлого и тёмного с помощью освещения. Например, значение крупной темной формы подчеркивается обратным воздействием небольшой светлой формы. Предметное освещение, которое предусмотрено только для презентационной части стенда, нужно для трех целей:

   •          воздействие на расстоянии

   •          выделение выставленных предметов 

   •          поддержка задуманного эффекта, соотношение света и тени  

   Эти задачи решаются при помощи хороших  стандартных плафонных или настенных  светильников. Предметное освещение  ни в коем случае не должно слепить  глаза посетителям. Поскольку от светильников идет немалый жар, их размещают  на высоте не менее 2,3 м. Предметы на выставочных  витринах освещаются маленькими светильниками, которые не слепят глаза. Свет мягких тонов создает приятную для общения  атмосферу, потому что лица собеседников выглядят свежее, не такими холодными  и бледными, как при свете белых  люминесцентных трубок.  

   2.5. Работа персонала на выставке. 

   Выставочный стенд за счет своей архитектуры  должен представлять собой просторное помещение, удобное для получения  информации для посетителей и  по существу дела, и лично для  персонала. Успех обеспечивают компетентный персонал стенда и соответствующий  своим функциям ход работы выставки.

   Чем более обоснованно подобран персонал стенда, чем он компетентнее, тем  больше шансов на высокие показатели сбыта и налаживание новых  контактов. Целенаправленный выбор  и интенсивное обучение сотрудников  стенда столь же важны, сколь и эффективная презентация товаров.

   Требования  выдвигаемы ОАО «Концерн «Ижмаш» к персоналу стенда выглядят следующим образом. Квалифицированный специалист должен:

   - иметь четкие теоретические и практические профессиональные знания, как в отраслевом разрезе, так и в номенклатуре представляемой продукции;

   - быть контактным и общительным;

   - уверенно вести себя в любой ситуации, обладать искусством убеждения, приемами аргументации и доказательства;

   - уметь оперировать своими знаниями и опытом, четко излагать проблему;

   - приспосабливаться к обстоятельствам;

   - знать иностранные языки;

   - обладать опытом работы на выставках, владеть техникой показа и демонстрации;

   - переносить нагрузки (хорошее здоровье). 

   Главным требованием к стендисту является умение сохранять ясность и гибкость мышления, умение сдерживать свои эмоции в острополемической или критической  ситуации.

   Количество  персонала, необходимого для участия  в выставке определяется исходя из значимости выставки и количества занимаемой площади. В случае если выставка проходит в другом городе, то после того, как  было принято решение о количестве специалистов, направляемых на выставку в гостинице бронируется необходимое количество номеров. Бронирование гостиницы осуществляется примерно за 1,5-2 месяца до начала выставки. В случае если выставка проходит за рубежом, то на предприятии примерно за 3 месяца до отправления начинается вестись работа по визовому оформлению документов.

   Стендисты должны иметь достаточные знания о:

   •          Собственном предложении товаров

   •          Ценах и условиях ценообразования

   •          Конкуренции и предложении конкурентов

   •          Целевой группе

   •          Составе посетителей выставки

   •          Важных клиентах и заинтересованных покупателях

   Помимо  этого персонал должен быть проинформирован  о правилах и распорядке работы стенда, значении выставки для всей отрасли, месте и территории выставки. При  налаживании контакта с посетителями стенда необходимо помнить о том, что для каждого человека с  позиции возможности общения  существуют три зоны: публичная, персональная и интимная.