Автоматизація обліку для завершеного виробництва

Необхідно звернути увагу також на зображувальні  можливості «1С 8.0», які набагато більші, ніж традиційний Windows-інтерфейс версії 7.7. Випускається програма у двох варіантах — файловому та «клієнт-сервер» (MS SQL Server). Файлова версія ефективно працює у розрахованому на багато користувачів режимі на невеликих підприємствах, клієнт-серверна версія забезпечує ефективну роботу на десятках і сотнях комп’ютерів одночасно [3].  Для програми характерна також логічна витонченість та простота нової платформи. «Вісімка» має зручну систему сервісів та візуальні засоби розробки (різноманітні конструктори), швидкість написання коду і разом з тим його гнучкість. Отже, можна говорити про очевидні переваги програми «1С:Підприємство 8.0». Використання даної програми дозволяє з легкістю впоратися з обробкою даних. Із її впровадженням фахівцям зручніше управляти міграцією документів, а користувачі оцінюють зручність програми у роботі [27, с. 52].

1.2.Методика автоматизації обліку з урахуванням специфіки підприємства

 

Проблемі створення АІСО в останні роки приділяється багато уваги у вітчизняних наукових та зарубіжних авторів, таких, як А.Берези [2], О.Дубій [3], В.Завгороднього [4], В.Савченко, С.Івахненкова [5], А.Пилипенко [7] та інші. Автори досліджують проблеми загальної організації обліку, організації автоматизованого обліку; проблеми автоматизації облікових процесів на різних ділянках обліку, однак, на сьогоднішній день, залишається ряд дискусійних моментів, які потребують вирішення. Так, розробники програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку здебільшого орієнтовані на масового споживача, тому відповідне програмне забезпечення носить уніфікований характер і потребує відповідного коригування при впровадженні на підприємстві. Однак в науковій літературі відсутні публікації, щодо питань теорії і практики впровадження та вдосконалення АІСО, які б дозволяли враховувати специфічні особливості діяльності підприємства та їх організацію обліку.

Тільки за умови  комплексного використання комп'ютерної  техніки та професійних програмних засобів облікова інформаційна система  може оперативно надавати необхідну  інформацію для потреб управління підприємством [29, с. 259].

Практика свідчить, що через специфічні облікові особливості підприємств, інші об'єктивні та суб'єктивні причини, значна кількість підприємств застосовують не стандартні продукти, такі, як, наприклад, «1С:Бухгалтерія», а переважно власні програмні продукти. Для зазначених підприємств основними і найбільш впливовими факторами господарської діяльності, які стимулюють процес автоматизації обліку, є наступні [6, с. 57]:

- специфіка  обліку підприємств;

- недосконалість  державного регулювання;

- суттєві відмінності  між бухгалтерським і податковим обліком;

- відсутність  галузевих методичних рекомендацій  щодо особливостей застосування  П(С)БО та складання фінансової  звітності.

Однак, слід зазначити, що у більшості випадків, програмні  продукти бухгалтерського обліку, які  застосовуються підприємствами окремих галузей, далеко не всі відповідають сучасним вимогам.

Таким чином  для більш якісного та оперативного обліку на підприємствах окремих  галузей пропонується, за допомогою  альтернативних методичних підходів, впровадити програму «1С:Бухгалтерія».

Враховуючи  особливості структури управління підприємства, положення про облікову політику, організаційну структуру  бухгалтерії, рівень комп’ютеризації, терміну, коли було розпочато впровадження програми «1С:Бухгалтерія», підприємством  можуть бути використанні різні методи впровадження цієї програми. Виходячи з цього, авторами пропонується два методи впровадження програми «1С: Бухгалтерія» (табл. 1.2.).

Таблиця 1.2.

Альтернативні методи автоматизації обліку

Показник	Заходи при впровадженні
	Перший метод	Перевага «+», недолік «-»	Другий метод	Перевага «+», недолік «-»
1	2	3	4	5
Зміна плану рахунків	план рахунків програми змінюється	«+» / «-»	план рахунків програми не змінюється	« - »
Поглиблення аналітичного обліку	шляхом відкриття субрахунків	«+» / « - »	шляхом збільшення рівня структури і  кількості довідників	«+»
Процес впровадження АІСО	процес навчання та введення даних  в програму передує  процесу вдосконалення системи бухгалтерського обліку відповідно  до П(С)БО	«+»	процес вдосконалення бухгалтерського обліку відповідно  до П(С)БУ передує процесу  навчання і введення даних  в програму	« - »
Можливість використання автоматизованих форм документів	можливість  використання достатньо малою кількістю автоматизованих форм звітності	« - »	можливість використання у повному обсязі автоматизованих форм звітності	«+»
Наслідки змінення типової конфігурації	несумісність  зміненої конфігурації  з новими програмними продуктами «1С»	« - »	Сумісність  зміненої типової конфігурації з новими програмними продуктами «1С»	«+»

 

Перший метод  базується на зміні типової конфігурації відповідно до робочого плану рахунків підприємства. Другий метод базується  на збільшенні рівнів структури і  кількості довідників при незміненій конфігурації програми «1С:Бухгалтерія» [30, с. 12].

При впровадженні АІСО як за першою, так і за другою методикою є позитивні та негативні  сторони. Так, при впровадженні першої методики серед наявних переваг  вважаємо за доцільне виділити наступне:

- змінений план  рахунків повністю відповідає  робочому плану рахунків підприємства, що полегшує адаптацію бухгалтерів до роботи в програмі;

- залишається  незмінним підхід ведення аналітичного  обліку;

- за допомогою  нових впроваджень краще розкривається  специфіка підприємства.

Проте, поряд  із зазначеними перевагами впровадження першої методики існує ряд недоліків, які призводять до необхідності вирішення певних проблем, в тому числі наступних: існує потреба в постійному оновлені та допрограмуванні програми, оскільки змінена конфігурація несумісна з новими програмними продуктами «1С»; при збільшенні кількості субрахунків, значно ускладнюється процес сприймання оборотно-сальдових відомостей за всіма рахунками. Слід зазначити, що при постійній зміні законодавства та нормативної бази України, а також швидкому розвитку програмного забезпечення підприємству доцільно отримувати безкоштовні послуги із забезпечення новими версіями програми.

Впровадження  підприємством другої методики автоматизації  обліку дозволяє досягти більшої  ефективності, оскільки вона базується  на застосуванні типової конфігурації програми «1С:Бухгалтерія». В свою чергу, це обумовлює наявність певних переваг, а саме:

- можливість  вивчення і використання функціональних  можливостей програми «1С:Бухгалтерія», зокрема, автоматизованих форм  документів;

- можливість прийняття більш раціональних і ефективних управлінських рішень, завдяки вдосконаленню аналітичного обліку, шляхом впровадження нових структурних рівнів довідників;

- можливість  без додаткового допрограмування  застосовувати всі оновлення  програмного продукту [30, с. 15].

Однак, застосування другого методу при впроваджені  автоматизованої системи обліку також має ряд недоліків, в  тому числі серед найбільш вагомих  можна виділити наступні: робочий  план необхідно налаштовувати відповідно до плану рахунків типової конфігурації програми; можливість впровадження методики тільки на початку року, коли в облікову політику ще можна внести зміни.

Таким чином, застосування підприємством будь-якої з зазначених методик має свої переваги та недоліки. Рішення, щодо обрання оптимального методичного підходу до автоматизації обліку, доцільно приймати спираючись на результати порівняльного аналізу можливих варіантів, виходячи зі ступеню значимості кожного з критеріїв, а також з урахуванням особливостей структури підприємства, специфіки діяльності та характерних відмінностей в організації обліку.

Але, доцільне враховувати той факт, що чим менше відбувається зміна типової конфігурацію програми, тим менше необхідно витрачати грошових коштів на інформаційне і технічне впровадження програми [24, с. 8].

Таким чином, представлені методичні підходи дозволяють виконувати порівняльний аналіз переваг і недоліків  стандартних та інших програмних продуктів, визначати доцільність  їх впровадження; розробляти, аналізувати  та оцінювати нові проекти АІСО, з поетапним описом послідовності робіт; визначати оптимальні методи, при впровадженні програмного продукту; навчати персонал та підвищувати його кваліфікацію. А це сприятиме прискоренню процесів автоматизації систем обліку на підприємствах, які мають свою специфіку. Поряд з цим, серед напрямків подальших досліджень, можна зазначити на можливості розробки програмного продукту з автоматизацією обліку для підприємств соціальної сфери, а також казенних підприємств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3.Автоматизація управління підприємством: основні принципи, функції та підходи

 

Нині існує  безліч підходів до автоматизації управління підприємством, які можна використати у формі набору програмного забезпечення, так званого рішення “під ключ” (зокрема зарубіжні програми). За іншого підходу можливий варіант придбання частин програмного забезпечення та їх інтегрування. Можливий також варіант, за яким розробка системи передається третій стороні з метою зниження витрат.

Але, незважаючи на таку різноманітність вивчення і розробки підходів щодо автоматизації управління підприємством, недостатня кількість теоретиків і практиків розглядають такий аспект, як “економічна доцільність проведення автоматизації”. Одну з провідних функцій в управлінні підприємством виконує сучасний бухгалтер-аналітик, який не тільки відповідає за ведення бухгалтерських рахунків, але й здійснює велику роботу з планування, контролю, оцінки та аналізу господарської діяльності підприємства щодо аудіювання та прийняття управлінських рішень.  Для удосконалення управління підприємством необхідно використовувати нові методи і сучасні технічні засоби побудови різних інформаційних систем. Насамперед необхідно провести корінну реконструкцію його технічної й інформаційної бази на основі впровадження автоматизованої системи обліку, контролю й аудиту [34, с. 25].

В умовах автоматизованої  обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються набагато ширше, ніж при ручній обробці даних. При цьому можна виділити три категорії користувачів автоматизованої системи обліку: керівники, які несуть повну відповідальність за управління підприємством, управління структурними підрозділами; користувачі з прямим фінансовим інтересом (інвестори, кредитори); користувачі з непрямим фінансовим інтересом (державна податкова адміністрація, фондові біржі, урядові організації, працівники підприємства, покупці продукції, що випускається, тощо).

Слід також  відмітити, що змінюється й цільове призначення бухгалтерського обліку. Функціонування на якісно новому технічному рівні зменшує його значення як організаційної частини інформаційної системи.

Отже, бухгалтерський облік стає складовою частиною системи управління підприємством. Проте процес зміни проходить дуже повільно і відстає від темпів удосконалення технічного оснащення обліку. У результаті, незважаючи на зростання обсягу облікової інформації, яке викликане збільшенням її джерел і споживачів, та зростання матеріальних і трудових витрат на ведення обліку, пов’язане із впровадженням ЕОМ, споживча вартість бухгалтерської інформації залишається без змін.

Одна з основних причин такого стану справ полягає  в тому, що відсутній новий, такий, що відповідає сучасним вимогам теорії і практики управління, підхід до бухгалтерського обліку та аудиту, а їхня роль в управлінні підприємством усіляко применшується. Існуючі способи та форми одержання та надання бухгалтерської інформації загалом орієнтовані на використання її тільки бухгалтерією підприємства. Існуюча форма подання бухгалтерської інформації виявилася незручною для використання керівниками підприємств в управлінських цілях, оскільки, по-перше, ця інформація формується не з виникненням потреби, а на чітко визначену дату, причому з періодичністю не менше місяця. По-друге, ця інформація видавалася у формі звітів і збиралася у спеціальних бухгалтерських реєстрах, з яких неспеціалісту дуже важко було вибрати необхідні показники.

Зараз усі три  види господарського обліку істотно змінюються; спостерігається їхнє взаємопроникнення і злиття. Стиранню меж між ними також сприяють нові економічні умови та використання в організації для їхнього ведення сучасних засобів обчислювальної техніки [34, с. 27].

Сучасна автоматизована система обліку, контролю та аудиту будується на основі новітніх засобів обчислювальної техніки і повинна виконувати функції, які перед нею ставлять її користувачі: