Автоматизація обліку для завершеного виробництва

У середньому суто технологічне налагодження системи займає 15-20% усього обсягу робіт з її запровадження. Технологічному запровадженню передує довготривалий етап виконання необхідних управлінських реформ та реорганізації діяльності підприємства відповідно до бізнес-логіки, закладеної в системі, які є запорукою ефективності здійснюваних нововведень. Постійний моніторинг результатів реалізації проекту з боку керівництва підприємства на завершальному етапі також забезпечує можливість значно мінімізувати ризики запровадження.

Після того, як підприємство обрало програму, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий підбір працівників та їх підготовка до роботи в інформаційній системі.

Ми провели  аналіз сучасних інформаційних систем підприємств, які використовуються в Україні та Росії. Результати наведено в таблиці.

Розглянуті  інформаційні системи призначені переважно для управління діяльністю на великих та середніх підприємствах.

На сьогодні лідером на українському ринку є  фірма 1С зі своїм продуктом «1С:Підприємство». На вітчизняних підприємствах переважно використовується версія «1С:Підприємство 7.7», проте вже існує нова версія «1С:Підприємство 8», що здатна створити досить потужну конкуренцію іноземним фірмам, надаючи певні переваги користувачам.

Хоча, як показує  практика, впровадження дорогих програмних продуктів комп’ютеризації бухгалтерського обліку не дозволяє відразу вирішити всі проблеми підприємства. В даний час ще не всі підприємства можуть дозволити собі дійсно належні рішення комп’ютеризації системи бухгалтерського обліку.

Зрозуміло, що дефіцит висококласних фахівців на ринку інформаційних технологій викликає зростання цін на послуги комп’ютеризації, що, безумовно, створює певний дискомфорт у потенційних клієнтів інформаційних послуг при виборі системи комп’ютеризації бухгалтерського обліку та повноти її впровадження.

Наприклад, для  підприємств з невеликими обсягами діяльності, з обмеженим бюджетом не обов’язково запроваджувати серйозні багатофункціональні програми. Вони можуть обмежитись локальними системами, що дозволять їм вести облік бухгалтерський, складський облік, розрахунки з покупцями та постачальниками, тобто облік того невеликого діапазону операцій, які воно проводить. Якщо порівнювати ціни вітчизняних і закордонних систем, то можна сказати, що запровадження таких систем вітчизняного виробництва буде в декілька (інколи і в декілька десятків) разів дешевшим [26, с. 92].

Крім того, вітчизняні інформаційні системи для малого і середнього бізнесу матимуть й інші переваги: більша пристосованість до умов української економіки, наявність висококваліфікованих фахівців і фірм, які займаються безпосереднім впровадженням та обслуговуванням таких систем.

Таблиця 2.3.

Аналіз поширених  інформаційних систем бухгалтерського  обліку

В процесі автоматизованого контролю для визначення обсягу та переліку процедур, правильного підходу до формування завдань внутрішнього контролю певних питань необхідно дати оцінку стану внутрішнього контролю організації. Проілюструємо автоматизацію оцінки стану внутрішнього контролю запасів на підприємстві за допомогою елементарної програми Microsoft Excel. Для цього складемо анкету тестів для перевірки стану внутрішнього контролю запасів (рисунок).

Автоматизація оцінки стану внутрішнього контролю передбачає можливі варіанти результатів:

- «60 балів» –  ефективна (всі 12 питань одержали оцінку «5»). Для аналізу визначених питань та прийняття управлінських рішень можна використовувати без додаткових перевірок дані бухгалтерського обліку та звітних форм;

- «45-59 балів»  – недостатньо ефективна (25% від  60 не одержали оцінки «5»). Передбачається додаткове планування процедур з питань, що потребують особливої уваги;

- «менше 45» –  неефективна. Необхідно переглянути  заплановані процедури контролю  на предмет більш поглибленого  вивчення окремих питань, суттєво  доповнити рекомендовані тести внутрішнього котрою питань, що не отримали належної кількості балів.

Для того, щоб  підсумувати результати контролю, ми скористалися функцією Excel «СУММ». Отриманий результат свідчить про існування недоліків в системі обліку запасів, що можна виправити шляхом вдосконалення системи внутрішнього аудиту матеріальних запасів всередині підприємства, в тому числі за рахунок створення спеціального програмного забезпечення – комплексної автоматизованої інформаційної системи обліку, аналізу та внутрішнього аудиту, що допоможе аудиторам значно скоротити час перевірки, не знижуючи при цьому її якості.

Слід відмітити, що впровадження бухгалтерської програми є ефективним лише за умови, що це значно підвищить ефективність та покращить  якість ведення обліку на підприємстві.

Позитивним  результатом такого впровадження може бути: впорядкування бухгалтерського  обліку, збільшення кількості інформації, що надходить з даних бухгалтерського  обліку, зниження кількості бухгалтерських помилок, підвищення оперативності  обліку.

Безперечно, вдале  впровадження комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку прискорює інформаційні потоки в декілька, а іноді – і в десятки разів. Повнота, своєчасність та достовірність отриманої інформації дозволяє ухвалювати правильні та ефективні рішення на різних рівнях підприємства.

Досвід підприємств, які успішно використовують інформаційні системи, показує, що завдяки їхньому  запровадженню скорочуються складські  запаси підприємства (в середньому на 21,5%), підвищується продуктивність праці (на 17,5%), збільшується кількість своєчасно виконаних замовлень (на 14,5%).

Ефективність  комп’ютеризовано системи бухгалтерського  обліку визначають порівнянням результатів  від функціонування даної системи  та витрат усіх видів ресурсів, необхідних для її створення та розвитку [26, с. 97].

Таким чином, використання інформаційних систем у бухгалтерському  обліку повинно призвести до підвищення ефективності кінцевого продукту управління – прийняття ефективних рішень з  метою досягнення поставлених цілей.

3.НАПРЯМКИ РОЗВИТКУ ТА УДОСКОНАЛЕННЯ ОБЛІКУ ТА  КОНТРОЛЮ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА

3.1.Досвід  впровадження системи управлінського  обліку на підприємствах на  сучасному етапі

Дослідження досвіду  впровадження систем управлінського обліку на українських підприємствах с вкрай важливим з огляду на світову економічну кризу та на безперервні зміни в зовнішньому середовищі, в якому вони функціонують. Протягом останніх років процес прийняття управлінських рішень суттєво ускладнюється, що підвищує імовірність прийняття невірних рішень. За таких швидко змінюваних умов управлінський облік стає одним з основних інструментів досягнення стратегічних переваг перед конкурентами. Адже управлінський облік націлений на збір, обробку й аналіз інформації, необхідної менеджерам організації для прийняття вірного управлінського рішення. До того ж управлінський облік необхідний для калькулювання собівартості виробленої продукції, робіт, послуг, установлення цін, оцінки запасів та матеріальних ресурсів, а також визначення рівня прибутку [19, с. 139].

На сучасному  етапі інтерес до управлінського обліку серед менеджерів та керівників українських підприємств неухильно  зростає, адже він представляє собою  дієвий інструмент для управління організацією, що дозволяє підвищити якість та оперативність  прийнятих управлінських рішень, максимізувати очікуваний результат і ефективно контролювати ризики господарської діяльності. Так, управлінський облік у тому чи іншому вигляді існує на кожному підприємстві, адже будь-який керівник щодня приймає рішення, які базуються не на інформації з бухгалтерської звітності, а на різних управлінських даних (наприклад: довідках відділу продажів, звітах продавців та виробників, службових розпорядженнях про відвантаження) [1].

На багатьох сучасних українських підприємствах  управлінський облік ведеться шляхом ручного заповнення даних у форми, чи з використанням стандартних пакетів MS Excel чи MS Access, або в додатковій бухгалтерській програмі. Використання MS Excel чи MS Access призводить до багаторазового дублювання при введенні інформації, великої кількості помилок через “людський фактор”, можливість несанкціонованої зміни інформації або помилкового використання старої інформації [2]. Саме тому кожний керівник повинен усвідомлювати, що існуюча на підприємстві система управлінського обліку може бути неефективною й не давати всієї повноти інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Тому потрібно постійно шукати шляхи вдосконалення існуючих систем управлінського обліку чи адаптації нових, більш сучасних [1]. Впровадження управлінського обліку, як і в будь-якого іншого проекту, складається з двох складових:

- комплекс завдань,  що дає відповіді на питання:  як впровадити систему управлінського обліку в компанії, хто буде виконувати облікові функції, коли мають бути готові управлінські звіти;

- фінансові  технології, які полягають у розробці  фінансових та операційних управлінських  звітів, методів групування й  оцінки управлінських даних, аналізі  даних, принципів відображення  поточних операцій в управлінському плані рахунків [6, с. 20].

При впровадженні управлінського обліку варто керуватися прагматичним принципом: витрати на одержання інформації не повинні перевищувати позитивного ефекту, який вона може допомогти досягти. Таким чином, важливо усвідомлювати, яка інформація потрібна керівникові для прийняття рішень і який ефект може привнести її наявність для розвитку всієї компанії в цілому, та на основі цього обирати раціональну систему управлінського обліку.

З метою ефективного  управління підприємством у сучасних умовах також необхідно чітко усвідомлювати “картину” його щоденного фінансового стану. Та її практично неможливо одержати без використання спеціальних програмних продуктів, що реалізують не тільки облікові методології, але і планування виробничо-логістичної діяльності, моделювання реальних ситуацій і управління собівартістю відповідно до сучасних вимог [4].

Технічний аспект постановки будь-якої системи управління представляє собою в першу  чергу автоматизацію, тобто впровадження засобів обчислювальної техніки, комунікацій та певного програмного продукту чи набору продуктів. Українська практика засвідчує, що результати автоматизації управлінського обліку дуже часто розчаровують, що пов'язано з неадекватним розумінням ролі автоматизації в підвищенні ефективності системи управління підприємством. Таким чином, досвід вітчизняних суб’єктів господарювання показує, що головна проблема виникає ще до реалізації проекту й навіть до вибору програмного продукту [5, с. 10].

На сучасному  етапі українські підприємства мають можливість застосовувати програмні продукти управління бізнесом, визнані світовою спільнотою, такі, наприклад, як 1С, Oracle та SAP (Systems, Applications and Products in Data Processing). Кожна з зазначених систем налагодження управлінського обліку має свої особливості.

Розглянемо  докладніше систему автоматизації  управлінського обліку на основі SAP. Програмне забезпечення SAP в своїй роботі використовує 95 000 компаній в більш ніж 120 країнах світу, адже воно сприяє прийняттю комплексних рішень, які задовольняють потребам підприємств середнього й малого бізнесу та глобальних корпорацій. Більш того, SAP може бути використаний підприємствами різних сфер бізнесу. Так, сьогодні SAP пропонує своїм клієнтам вибір більш ніж з 25 галузевих пакетів рішень, таких як: аерокосмічна й обробна промисловість; автомобільна промисловість; банківський бізнес; високі технології та електроніка; вища освіта та наукові дослідження; гірничовидобувна промисловість; державний сектор; залізнична галузь; охорона здоров'я; логістичні послуги; машинобудування; нафтова та газова промисловість; оборона та національна безпека; обробна промисловість; гуртова торгівля; галузь зв’язку; проектування та будівництво; виробництво товарів суспільного вжитку; професійні послуги; роздрібна торгівля; засоби масової інформації; страховий бізнес; послуги поштового зв’язку; фармацевтика та біотехнології; хімічна промисловість; енергетика та сфера житлово-комунального господарства [6].