Автоматизація обліку для завершеного виробництва

Необхідно наголосити, що частота збирання та реєстрації первинної інформації, яка характеризує стан і параметри виробничих та господарських  процесів та явищ, її оперативна обробка визначається частотою і швидкістю змін, що проходять на керованому об'єкті, тобто у ритмі виробництва. Наприклад, коли ті чи інші процеси плануються за годинним графіком, то при наявності негативних в цих процесах факторів необхідно збирати, реєструвати, одразу ж обробляти і видавати відповідним керівникам оброблену інформацію про відхилення не пізніше, чим за кожні півгодини або три чверті години. Така інформація потрібна керівникові для оперативного втручання в ці процеси як можна швидше, щоб усунути наявні причини відхилень до їх закінчення. При такому способі інформування керівників можна сподіватись на те, що управління процесами буде своєчасним і ефективним. Тобто повністю автоматизована система обліку дозволяє вести безперервний, щохвилинний контроль за розвитком керованого підприємства і негайно після виявлення негативних процесів реагувати на них. Важливим елементом методичного удосконалення обробки інформації є зближення планових і облікових показників. Такий підхід дозволить не тільки організувати повністю автоматизоване збирання інформації за допомогою ПК, але потім порівнювати планові і облікові (а інколи і нормативні) показники по відповідних об’єктах і процесах у ритмі виробництва, тобто одержувати відхилення і використовувати їх як для обліку, так і для прийняття оперативних управлінських рішень. Також існує можливість використовувати планові показники, що є у базі даних, як облікові. Це означає, що можна буде збирати як фактичні показники тільки відхилення їх від планових, додаючи при необхідності ряд ознак, що характеризують виконавців, а також причини та винуватців відхилень. Все це значно скоротить обсяги необхідної інформації, виключить її дублювання та конкуренцію, зменшить трудомісткість процесу збирання та інше [31, с. 125].

Однією з  важливих проблем в організації  бухгалтерського обліку є встановлення належних інформаційних зв’язків (передачі інформації в межах інформаційного процесу) між структурними компонентами бухгалтерії, між бухгалтерією й  оперативними підрозділами підприємства, між бухгалтерією і зовнішнім світом. Об’єднання бухгалтерських даних за допомогою традиційних засобів зв’язку (пошта, кур’єр, телетайп, телефон) неефективне та недешеве. Крім того, якщо в традиційно автоматизованому обліку передача інформації може здійснюватися як мережевими лініями, так і дублюватися вручну за допомогою фізичного переміщення носіїв інформації (кур’єром, транспортом, поштою), то при повністю автоматизованому інформаційному процесі саме правильна організація мережевих зв'язків становить основу успішної облікової системи, оскільки всі потоки інформації відбуваються в автоматичному ритмі між технологічними складовими облікової системи.

Використання  комп’ютерних мереж дозволяє різко  зменшити чисельність управлінців  середнього рівня і запровадити новий тип організаційних структур обліку та менеджменту - мережевий. Саме така побудова організацій та підприємств; відповідає принципам повної автоматизації. Застосування трьох програмно-апаратних частин:

а) інтернет-технологій;

б) віртуальних АРМ (в традиційних відпадає потреба у зв’язку з автоматичним збором, реєстрацією, обробкою і документування первинної інформації);

в) якісних ліній зв’язку дозволяє відмовитися від штатних (стаціонарних) облікових працівників.

Це відкриває  широкі можливості для залучення експертів з» різних галузей, спеціалізованих бухгалтерських фірм, а також використання працівників, які працюють за сумісництвом удома, що зменшує витрати на оренду приміщення, електроенергію, воду, опалення тощо. Також мережеві технології дозволяють реалізувати принцип значної територіальної віддаленості, що дозволяє здійснювати управлінський контроль керівником, перебуваючи за межами господарюючого суб’єкта. [5, с. 304]. Саме тому повністю автоматизовану форму первинного обліку доцільно називати не просто комп’ютерною, а комп'ютерно-мережевою. Інформаційний процес як система повністю автоматизованого збору, реєстрації, оброблення, документування та передачі облікової інформації показано на додатку 8.

Отримана внаслідок  такого інформаційного процесу інформація використовується в подальшому менеджерами для прийняття управлінських рішень. А за умов переростання системи повністю автоматизованого первинного обліку в повністю автоматизовану інформаційну систему всього підприємства завдяки нейромережевим технологіям і сучасним теоріям кібернетичного управління можливе автоматизоване здійснення на всіх рівнях управління підприємством, і все це без участі людини. Проте в даний час найбільш реальним є створення системи підтримки прийняття рішень, яка б на основі автоматично отриманої з обліку інформації надавала менеджерам конкретні рекомендації щодо можливості та наслідків здійснюваних управлінських дій [8, с. 212-213].

Підсумовуючи  сказане, можна зробити висновок, що повністю автоматизований облік перед традиційними ручними та автоматизованими формами обліку має ряд таких переваг, що кардинально змінюють роль обліку в системі управління підприємством:

- автоматизований  збір і реєстрація первинних  даних за допомогою технічних  пристроїв та їх передача з;а допомогою засобів комунікації дистанційними каналами до комп’ютерів є основним способом збору первинної інформації, що дозволяє позбутися людського чинника у первинному обліку;

- повністю автоматизована  система обліку сприяє частковій  відмові від паперових і електронних документів як юридичного підтвердження достовірності відображених господарських операції та ідентифікацій осіб, відповідальних за певну ділянку обліку;

- відсутні також  носії даних, які призначені  для користувачів різних рівнів, тому що потрібні кожному користувачу дані цільовим порядком надходять на екран ПК, який установлений на робочому місці менеджера, користувача цієї інформації;

- документи  в традиційному вигляді як  сукупності певних реквізитів  формуються при потребі з наявної інформаційної бази безпосередньо в бухгалтерії, а не складаються в місці виникнення первинної інформації;

- інформацію, яка  відображає відхилення за тими  або іншими господарськими операціями (наприклад, відхилення від встановлених  нормативів, планових завдань тощо), можна отримати повністю автоматично;

- достовірна  інформація про виробничо-господарські  і інші процеси та явища  надходить до менеджерів у  ритмі виробництва, таким чином  відображає у базі даних становище  об'єкта управління на кожний  даний момент або за будь-який проміжок часу; користувачі різних рівнів мають змогу на основі отриманої інформації негайно реагувати на неї;

- звітна інформація  виводиться у визначений строк,  а робочу інформацію у будь-який  момент можна одержати поза  системою рахунків;

- інформація, яка  одноразово збирається в ритмі  виробництва і поступає в єдину  базу даних, є єдиною для  всіх користувачів, які використовують  її для виконання своїх посадових  обов’язків. У цьому випадку є  реальним те, що замість кількох  видів обліку може бути застосований лише один - господарський облік;

- в повністю  автоматизованому обліку на екран ПК надходить тільки та інформація, яка потрібна для вироблення та прийняття управлінського рішення, і, як правило, у вигляді відхилень від нормативних показників, тоді як на паперові носії (при потребі), що складаються традиційним способом, звичайно включають всі показники, що повністю чи частково характеризують процеси та операції, які відбуваються на об’єкті управління;

- при складанні  зведеної звітності дані записуються на машинний носій, який потім передається за призначенням до зовнішньої організації, а наявність каналів зв’язку дає змогу передавати до цих організацій записану на машинному носії інформація повністю автоматично і на значні відстані [31, с. 127].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3.Автоматизація  обліку як фактор ефективності  облікової системи підприємств

Для подолання  економічної нестабільності суб’єкти господарювання повинні використовувати всі можливі методи для розширення та покращення результатів своєї діяльності. Процес обробки фінансових та економічних даних є досить трудомістким, займає багато часу, і навіть висококваліфікований бухгалтер чи фінансист не може гарантувати відсутність помилок, інформаційно-аналітичне програмне забезпечення має важливе значення для підвищення оперативності процесу аналізу даних і отримання результатів управління. У цей же час значно підвищується організації бухгалтерського обліку як важливої функції управління виробництвом, що є засобом контролю за раціональним та економним використанням ресурсів і виконанням фінансових обов’язків перед державою. Впровадження інформаційних технологій для здійснення обліку, аналізу та прийняття управлінських рішень є передумовою для ефективної діяльності та розвитку сучасного підприємства, особливо в процесі виходу підприємств з фінансової та економічної кризи.

Облік на підприємствах можна організувати і без застосування комп’ютерів, але за умови належної організації управління підприємством в цілому. Однак з розвитком підприємств, зростанням масштабу їх діяльності, а також зі збільшенням кількості підрозділів відповідно зростають обсяги необхідних матеріалів, фінансових та інформаційних потоків, що спричинило збільшення навантаження працівників щодо збору, накопичення та обробки необхідної інформації та оформлення результатів її аналізу [29, с. 259].

Спробуємо виокремити основні фактори забезпечення ефективної облікової системи на підприємстві. По-перше, необхідно забезпечити раціональне застосування методів бухгалтерського обліку відповідно до особливостей діяльності підприємства. По-друге, забезпечити високий професійний рівень бухгалтерів та залучати фахівців до процесу управління на всіх етапах обговорення та прийняття управлінських рішень. І, нарешті, необхідно обрати ефективний спосіб автоматизації облікового процесу, приділити належну увагу вибору програмного продукту та максимально адаптувати його до потреб підприємства. Вдале впровадження комп’ютерної інформаційної системи дозволяє переходити на нові методи управління, на якісно новий рівень менеджменту та ведення бухгалтерського обліку.

Для удосконалення  управління підприємством необхідно використовувати нові методи і сучасні технічні засоби побудови різних інформаційних систем.

Насамперед  необхідно провести корінну реконструкцію його технічної йінформаційної бази на основі впровадження автоматизованої системи обліку, до складу якої входили б автоматизовані робочі місця бухгалтера (АРМ) – автономні професійно орієнтовані малі обчислювальні системи на ПЕОМ, що включають програмне та інформаційне забезпечення, створені на робочому місці бухгалтера, обладнаному технічними засобами, які надають можливість доступу до інформаційно-обчислювальних ресурсів більш потужної ЕОМ або мережі ПЕОМ.

В умовах автоматизованої  обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються набагато ширше, ніж при ручній обробці даних. Можна виділити три категорії користувачів автоматизованої  системи обліку: керівники, користувачі з прямим фінансовим інтересом, тобто особи, зацікавлені в стабільному фінансовому стані підприємства (інвестори, кредитори), та користувачі з непрямим фінансовим інтересом (державна податкова адміністрація, фондові біржі, урядові організації, працівники підприємства, покупці продукції, що випускається, тощо) [10].

На нашу думку, сучасна автоматизована система обліку повинна базуватись на основі новітніх засобів обчислювальної техніки й забезпечувати повне та своєчасне надання інформації користувачам, виконання необхідних завдань щодо аналізу інформації та виявлення відхилень, одержання комп’ютерних управлінських рішень та здатність прогнозувати фінансово-господарську діяльність підприємства.

Комп’ютеризовану  систему бухгалтерського обліку (КСБО) можна створювати як:

• систему автоматизації розв’язання окремих завдань бухгалтерського обліку;
• систему комплексної автоматизації бухгалтерського обліку;
• складову частину інтегрованої систем автоматизації управління підприємством.

Таким чином, у  процесі функціонування КСБО повинна  забезпечувати:

- якість і  повноту інформації для реалізації функцій управління;

- своєчасність  надання інформації;

- безпеку інформації  завдяки захисту від несанкціонованого  доступу;

- зручність  користувацького інтерфейсу;

- можливість  використання на різних програмно-апаратних  платформах;

- орієнтацію на певні рівні управління;

- економічність  обробки інформації;

- адаптивність  до інформаційних потреб, що змінюються [5].

Цілком зрозуміло, що успішне впровадження інформаційної системи неможливо здійснити миттєво, воно обов’язково передбачає серйозну попередню роботу з реорганізації, оптимізації бізнес-процесів, відмову від застарілих стереотипів [26, с. 90].

Розглянемо  послідовність введення автоматизованої системи обліку на підприємстві. Перш за все, необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті неминучого старіння комп’ютерної програми, тому що програмні продукти, як і інші види матеріальних активів, мають надзвичайно високу швидкість заміни новими видами або версіями. Далі слід оцінити масштаби комп’ютеризації. При цьому треба пам’ятати, що облікова інформація є необхідною не лише для бухгалтерії, а й для інших структурних підприємства. Тому потрібно визначити весь обсяг інформації, яка необхідна для внутрішнього користування на підприємстві. І лише тоді, коли сплановано процес організації обліку та визначені масштаби і завдання комп’ютеризації бухгалтерського обліку, слід приділити увагу безпосередньо питанню вибору програмного продукту. На даному етапі доцільно визначити, яку систему придбати.