Автоматизація обліку для завершеного виробництва

Звичайно, така класифікація не єдина при розгляді всього спектра відмінностей програмних систем, а наведені в таблиці цифри щодо кількості працівників бухгалтерії для виділених груп дуже умовні. У цей же час ця класифікація наявно визначає рівень спеціалізації різних працівників, а значить, і потребу спеціалізації окремих компонент програмного забезпечення.

Зазначимо основні  фактори, які впливають на вибір програмних засобів:

• можливість застосування спеціалізованих програм у використовуваних підприємством програмно-апаратних середовищах;
• склад допоміжного програмного забезпечення, необхідного для функціонування спеціалізованих програм;
• функціональні можливості, ступінь автоматизації та повнота розв’язання найбільш складних і важливих для підприємства задач обліку;
• можливість підтримки з боку аудиторських і консалтингових фірм;
• склад адаптивних властивостей, можливості налагодження програми на специфіку ведення обліку в організації;
• надійність і перспективність фірми-розробника, наявність регіональних філій, дилерської мережі та можливості фірмової підтримки користувачів;
• засоби захисту даних від несанкціонованого доступу, а також засоби відновлення при збоях у роботі комп’ютерної системи або в результаті помилок при експлуатації;
• якість, повнота і зручність використання документації, наявність додаткових методичних матеріалів із застосування програмних засобів тощо [27, с. 55].

Слід відмітити, що, незважаючи на насичення ринку інформаційних систем управління підприємством, вже декілька років поспіль лідером на ньому є інформаційні системи фірми “1С” (версії 7.7 та 8.0). Представник аудиторської фірми “Артур Андерсен” на семінарі “Застосування інформаційних технологій в освіті та практиці бухгалтерського обліку”, що проводився компанією ІВТСІ в рамках проекту Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) ”Реформа бухгалтерського обліку та аудиту в Україні” та Київським національним економічним університетом з 11 до 22 березня 2009 р. у Києві, навів дані, що близько 90 % підприємств в Україні використовують програмні продукти фірми 1С. Основні функції автоматизованої системи обліку, контролю та аудиту полягають у такому: повне і своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів; виконання контрольних та аудиторських завдань з метою одержання необхідної інформації про наявні відхилення; одержання комп’ютерних управлінських рішень; здійснення аналізу та прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства. Принципи автоматизації бухгалтерського обліку забезпечують єдиний підхід до розробки окремих елементів системи та єдиного функціонування.  Аналіз та узагальнення різних підходів до автоматизації управління підприємством показав, що їх можна виділити за двома ознаками: за обсягом автоматизації бухгалтерських процесів та за особливостями впровадження інформаційної системи. Зазначені підходи дають можливість вибору системи автоматизації з визначенням основних функцій, переваг і недоліків.

2.ОРГАНІЗАЦІЯ  РОБОТИ АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ  БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

2.1.Основні  моделі АСБО та їх функціонування

Програмні системи автоматизації обліку ґрунтуються на різних підходах до моделювання видимої зони, які потребують узагальнення й розвитку стосовно до сучасних концепцій побудови автоматизованих інформаційних систем. Основні відмінності концепцій побудови АСБО пов’язані з неоднаковим підходом до способів подання та інтерпретації облікових даних, побудови пакетів програм і принципами забезпечення функціональної їх повноти. Відмінності в способах побудови пакетів програм передусім визначаються вибраними на етапі проектування системи принципами подання й інтерпретації облікових даних. Уніфікована модель, як правило, припускає побудову системи у вигляді єдиного, інтегрованого середовища, а застосування спеціалізованих за різними ділянками моделей даних вимагає наявності комплексу спеціалізованих програм, що оперують із кожною окремою логічною їх сукупністю [23, с. 3].

Забезпечення  функціональної повноти програмної системи реалізується або завдяки  наявності в ній розвинутих проблемно-орієнтованих інструментальних засобів, що дає можливість користувачеві самостійно адаптувати її до конкретних умов у рамках своїх потреб, або в результаті  реалізації такого набору функцій, які, за задумом розробників, мають забезпечити найтиповіші потреби обробки облікових даних користувачів. Перший підхід досягнення функціональної повноти системи більшою мірою орієнтований на застосування уніфікованої моделі облікових даних, а другий тяжіє до використання спеціалізованих моделей даних різних ділянок обліку.

Найбільша кількість користувачів мають системи автоматизації, орієнтовані на застосування уніфікованої моделі даних, побудовані у вигляді єдиного програмного середовища, які використовують інструментальний принцип адаптації до потреб конкретних користувачів.

На основі розробленої  загальної моделі функціонування АСБО (додаток 1) виокремлено компоненти побудови програмного засобу, які описують головні особливості інформаційно-логічної структури системи обробки облікових даних, правила її функціонування й адаптації до потреб користувача. Вважаємо, такими компонентами є: правила побудови системи рахунків; моделі організації документообігу; порядок побудови системи записів на рахунках; моделі аналітичного обліку; моделі облікового періоду; способи подання й технологія роботи з вихідною інформацією.

Сукупність  перелічених компонент визначають принципи подання й інтерпретації  облікової інформації в програмній системі, правила її функціонування й адаптації до потреб конкретних користувачів. Від їх конкретної реалізації залежить ефективність побудови системи обробки облікових даних; проте ефективність програмної системи залежить не тільки від цих чинників. Неабияке значення мають також питання її технічної реалізації: можливість застосування на різних програмно-апаратних платформах, внутрішня технологія розподілу процедур обробки даних у разі використовування локально-обчислювальної мережі тощо. У багатьох випадках ці особливості мають вельми велике значення і тому не можуть бути проігноровані як чинники ефективної реалізації АСБО [23, с. 5].

За мірою охоплення облікових функцій доцільно поділяти пакети програм на такі групи: ПЗ автоматизації окремих підсистем обліку; ПЗ часткової автоматизації бухгалтерського обліку; ПЗ комплексної автоматизації бухгалтерського обліку; ПЗ АСБО, інтегроване з функціями оперативного обліку; ПЗ АСБО систем комплексної автоматизації управління. За критерієм порядку поширення й тиражування ПЗ АСБО слід виокремлювати такі основні групи: пакети програм масового тиражу; малотиражні пакети програм; системи індивідуального призначення.

Відсторонення  виробників від процесу впровадження й адаптації ПЗ у кінцевих користувачів, а також часті зміни в законодавстві  вимагають створення максимально  самодостатніх систем обробки облікових  даних, що мають при цьому високу гнучкість, настроюваність і функціональну повноту. У роботі вмотивовано можливість розв’язання цього завдання двома способами.

Перший передбачає створення програм, що мають малі, легко засвоювані користувачем базові можливості й розвинуті інструментальні  засоби настроювання, що ґрунтуються на спеціалізованих мовах програмування алгоритмів розв’язання задач окремих ділянок обліку. Відповідне настроювання має виконуватися під час упровадження системи в експлуатацію самим користувачем або дилером фірми-розробника. Другий підхід припускає максимальне функціональне наповнення систем автоматизації за значної потреби параметричного настроювання ПЗ.

Найбільшого поширення дістали  недорогі інструментальні системи  автоматизації обліку; їх розповсюдження сприяло стрімкому зростанню  вторинного бізнесу, пов’язаного з упровадженням і адаптацією інструментального ПЗ АСБО сторонніми фірмами, дилерами виробників ПЗ.

Сумарний обіг у частині ринку, пов’язаній з консультаційними послугами з використання ПЗ АСБО, перевершує обіг самих виробників програмних продуктів. При цьому частка додаткових витрат користувачів на адаптацію інструментального ПЗ АСБО щодо вартості самих програмних продуктів значно вища, ніж за використання повнофункціональних систем автоматизації обліку.

Традиційна класифікація ПЗ АСБО, що подається в публікаціях останніх років, має інтегральний характер, за яким характеристика програмних систем автоматизації обліку здійснюється одночасно з функціональним охопленням, основним принципом побудови, особливостями впровадження та адаптації. При цьому виділені типи програмних систем багато в чому перетинаються з окремими критеріями, що неявно передбачаються в описі класів.

Бухгалтерський  облік за умов застосування інформаційних  технологій з позиції системи  управління є частиною інформаційної системи прямого та зворотного зв'язку. З огляду на це,  а також через зміну роботи алгоритму інформації (наприклад, послідовність: первинний документ — регістр аналітичного обліку — регістр синтетичного обліку — звіт може буде змінена на будь-яку іншу: звіт — первинний документ — регістр аналітичного обліку — регістр синтетичного обліку в режимі реального часу тощо) виникає потреба розширення складу традиційних інформаційної, контрольної, управлінської та аналітичної функцій за допомогою його посилення функцією прямого та зворотного зв’язку. Її реалізація забезпечить усі рівні управління підприємства інформацією про фактичний стан керованого об'єкта, а також про всі істотні відхилення від заданих параметрів.

Під час опрацювання теоретичного базису побудови інформаційних технологій бухгалтерського обліку було проведено дослідження еволюції підходів та трансформації методології бухгалтерського обліку в контексті розвитку вітчизняної теорії і практики управління із застосування інформаційних технологій. Установлено, що за умов сталого функціонування АСБО в інформаційному просторі системи управління підсистема бухгалтерського обліку набуває  певних ознак інформаційних технологій, які пропонується ідентифікувати в складі окремої групи принципів забезпечення бухгалтерського обліку (додаток 2).

На підставі аналізу впливу сучасних АСБО на базові функції та принципи побудови бухгалтерського  обліку глибоко вивчені особливості застосування автоматизованої форми бухгалтерського обліку з використанням персональних комп’ютерів.  Зміст і методи подання даних фінансової звітності підприємства визначаються його обліковою політикою. У роботі надано змістову характеристику облікової політики та розкрито її роль в економіці підприємства, узагальнено її організаційну методичну й технічну складові [14, с. 319].

Критерієм прийняття рішень під час реалізації процедури вибору складових облікової політики підприємства є надійність і вірогідна оцінка майнового, фінансового стану, грошового обігу, а також результатів діяльності з боку керівництва підприємства, фінансових менеджерів, аудиторів, податкової інспекції, банків, страхових компаній та інших груп користувачів фінансової звітності. За результатами розгляду та аналізу процедур переходу від ручного ведення бухгалтерського обліку до автоматичного виявлено проблему введення початкових залишків за рахунками. З метою її вирішення в роботі запропоновано модель уведення залишків без субконто, за якою початкові залишки вводяться тільки за синтетичним рахунком (додаток 3). Такий підхід дає можливість миттєво ввести залишки і одразу працювати в режимі реального часу, поступово долучаючи аналітичний облік в процесі введення операцій.

Модель системи рахунків є основоположним компонентом побудови АСБО. На основі аналізу поширених програмних систем виявлено та проаналізовано склад використовуваних у них формальних характеристик властивостей синтетичних рахунків. Основною моделлю системи записів на рахунках бухгалтерського обліку, використовуваною в побудові АСБО, є розширене проведення, включення в запис крім пари кореспондуючих рахунків значення додаткового набору реквізитів, що уточнюють зміст відображеної операції. Залежно від порядку програмної інтерпретації додаткових реквізитів їх можна розподілити на класифікаційні та ідентифікаційні.

Також доцільно застосування принципу рекурсії хронологічного взаємозв’язку, що забезпечує автоматизацію перерахунку сум функціонально пов’язаних записів за допомогою їх поєднання з визначеннями правил формування операцій. Як окремий компонент АСБО розглянуто моделі аналітичного обліку, визначальні правила інтерпретації системи рахунків у взаємозв’язку із системою записів на рахунках, реалізовані під час побудови програмної системи. Виділено базові й допоміжні моделі аналітичного обліку. На основі аналізу побудови сучасних систем автоматизації зроблено висновок щодо доцільності застосування моделей аналітичної класифікації та змішаних моделей. Обґрунтовано можливість ширшого застосування системи допоміжних забалансових рахунків для розширення можливостей аналітичного обліку у використанні автоматизованих систем [14, с. 321].

Сучасні АСБО використовують чотири типи моделей документообігу, які по-різному інтерпретують  роль і місце документів у загальній  технології функціонування програмної системи, а також їх взаємозв’язки  із системою записів на рахунках. Аналіз моделей документообігу дав змогу встановити  раціональність застосування формальних моделей лише за орієнтації програмної системи на підприємства з невеликим документообігом. При цьому є обов’язковим облік статусу записів на рахунках, відповідних документам, як проведених або відкладених.

В побудові АСБО для підприємств із великим документообігом варто віддавати перевагу застосуванню повної моделі документообігу, що дозволяє відокремити дані бухгалтерського й оперативно-технічного обліку та завдяки цьому зменшити навантаження на бухгалтерський контур системи автоматизації управління. З моделей облікового циклу, що використовуються в побудові АСБО, найефективнішою є модель фіксованого періоду. Для неї характерне те, що звітний період має фіксовану тривалість, визначену в процесі розроблення системи, як правило, — місяць.

На початку експлуатації системи в її базу даних уводяться  залишки всіх використовуваних рахунків і стан картотек на початок місяця, починаючи з якого передбачається використовувати програму. Протягом місяця в базу даних вводиться інформація, що належить до поточного місяця. Під час переходу до наступного місяця дають старт спеціальній процедурі, яка виконує автоматичний розрахунок сальдо рахунків і встановлює їх як вхідні сальдо наступного місяця. На базі моделі фіксованого періоду визначено основні вимоги до конкретних реалізацій у програмних системах. Застосування інтерактивної технології роботи з вихідною інформацією дає можливість знизити потребу в друкуванні проміжних підсумків і полегшити виконання низки процедур завершення звітного періоду.