Автоматизація обліку для завершеного виробництва

На основі дослідження  сучасних підходів до формування функціональних складових АСБО автор дійшов висновку щодо необхідності розширення їх складу. Запропоновано включити в АРМБ три  основні компоненти: навчальну систему, комплекс програмних продуктів з обробки інформації та сервісні засоби (додаток 4).

Для виконання  завдань, пов’язаних з підготовкою  та перепідготовкою кадрів, рекомендовано  розроблення й упровадження програмного  комплексу, що дає змогу: створювати структуровані сховища даних; підтримувати традиційний і дистанційний навчальний процес працівників бухгалтерії та менеджерів усіх рівнів; створювати комунікаційну мережу всередині підприємства; оперативно контролювати й керувати навчальним процесом.  Поєднання цих функцій в одному програмному продукті створює передумови для побудови комплексного інформаційно-освітнього простору всередині підприємства. Сформульовано, охарактеризовано та обґрунтовано переваги впровадження авторської системи дистанційного навчання (СДН) «Агапа». Схематично структуру інформаційно-освітнього простору, створеного на базі СДН «Агапа», показано на додатку 5.

На основі парадигми системного мислення та синергетичного підходу  розроблено концептуальну модель інформаційної  системи бухгалтерського обліку, що узагальнює досвід типології інформаційних систем із залученням користувача в контур автоматизації [11, с. 115].

Механізми з упровадження таких проектів є недійсними щодо реалізації проектів упровадження інтегрованих систем класу ERP, таких як SAP, ORACLE, Axapta, SCALA, Microsoft Dynamics та ін. Передусім це пов’язано з різними характеристиками життєвих циклів цих проектів, ці відмінності мають як структурний, так і змістовий характер. На підставі вивчення сучасних світових підходів до впровадження проектів КІС, з урахуванням специфіки вітчизняної методики та організації впровадження АСБО у роботі розроблено, обґрунтовано та послідовно описано технологію типового впровадження тиражованого проекту, який поділяється на дев’ять основних етапів (додаток 6.).

Розвиток фінансових відносин в Україні, інтеграція вітчизняної  економіки з економіками розвинутих держав світу обумовлюють потребу  реформування бухгалтерського обліку на базі новітніх інформаційних технологій. Сучасна комп’ютерна ідеологія має пронизувати всі ланки підготовки спеціалістів і керівників. Тож дослідження проблем інформаційного забезпечення підприємства і розроблення низки основоположних принципів побудови комплексної інформаційної системи забезпечать підвищення ефективності бухгалтерського обліку.

2.2.Адаптація  способів повної автоматизації  первинного обліку на підприємстві

До появи  комп’ютерної техніки облік здійснювався ручним способом і відповідно до цього  способу був розроблений варіант  облікового процесу, а з появою комп’ютера стало можливим обрати нову технологію обробки даних. При цьому існували два варіанти технологій - робити те ж саме, що й при ручному способі, використовуючи комп’ютерну техніку для різного роду обчислень (комп’ютер просто замінює рахівницю), або на основі можливостей комп’ютера створити нову автоматизовану облікову систему. На жаль, на розвиток обліку як системи створення інформації для управління комп’ютерна техніка не вплинула, оскільки сучасна ідеологія обробки даних ґрунтується на тому, що програми розробляють під традиційні завдання обліку, які в минулому оброблялися вручну. Таке використання комп’ютерної техніки лише дає можливість прискорити розрахунки та не може вважатися ефективним [7, с.248].

Сучасними науковцями розглядається  два основні способи організації технології автоматизованого збирання первинної інформації: 1) з попереднім автоматичним формуванням документа - заготовки (форма документа, що заповнена умовно-постійною інформацією) на екрані ПК, та наступним друкуванням заготовки на паперовому носії; 2) з послідуючим друкуванням первинного документа (або такого, що його замінює) на паперовому носії, форма якого спочатку автоматично формується і заповнюється умовно-постійною інформацією на екрані ПК.

Перший спосіб характеризується тим, що первісно з бібліотеки на екран ПК видається форма первинного документу, в яку автоматизовано з бази даних вписується відповідно умовно-постійна або розрахункова інформація. Заповнена таким чином форма перетворюється в документ-заготовку. Ця заготовка за допомогою принтера друкується на папері в потрібній кількості примірників, котрі передаються потім за призначенням. В міру того, як здійснюється виробничо-господарська чи інша операція, фактичні дані про цю операцію проставляється (записується) від руки на папері у відповідну графу цієї форми. Потім її також записують (за допомогою клавіатури) у відповідну графу цієї форми. Одночасно ця інформація (у вигляді форми, первинного документу, тощо) вводяться до пам’яті ПК і завдяки каналам зв'язку стає доступною відповідних користувачів. І так далі до повного заповнення форми первинного документа фактичною інформацією.

Другий спосіб характеризується тим, що із бібліотеки форм на екран  ПК видається форма відповідного документа, ця форма, завдяки серії багаторівневого меню, автоматизовано заповнюється відповідно умовно-постійною інформацією, що знаходиться у базі даних. Потім за допомогою клавіатури у відповідних графах і рядках цієї форми проставляються фактичні (кількісні та інші) реквізити. Після перевірки правильності уведених на екранну форму даних, принтер автоматично видруковується на паперовому носії первинний документ [24, с. 5].

Проте, зібрана як першим, так і другим способом первинна інформація після її обробки може бути використана  лише для фінансового обліку, а для цілей управлінського обліку та контролінгу інформація паралельно збирається іншими способами. Це пояснюється тим, що різні відділи, які відповідають за певні види обліку, здійснюють власний первинний облік.

Крім того, в теорії і  на практиці існують ще й оперативний (оперативно-технічний) та статистичний облік, які і забезпечують в основному необхідною інформацією оперативне управління виробництвом. Це поясняється тим, що затримка первинної інформації до її обробки на ПК, як свідчить аналіз цих процесів, буває тому, що дуже важко і довго юридично оформляються первинні документи, на яких заснований облік, а також занадто застарілі способи передачі цих документів на обробку.

А багаторазове збирання одних  і тих же даних для потреб різних видів обліку призводить лише до значного збільшення витрат і часу на реєстрацію та обробку зібраної таким чином інформації, а це недопустиме з огляду на рівень розвитку сучасних технологій та вимог нового інформаційного суспільства і може призвести до катастрофічних наслідків щодо управлінням підприємством у зв'язку з несвоєчасністю та недостовірністю зібраної та обробленої інформації. Рівню технології обробки інформації повинен відповідати такий же (або близький до нього) рівень технології її збирання і передавання на обробку [9, с. 67-88]. Вирішенням згаданих проблем може стати повна автоматизація первинного обліку та об’єднання їх з управлінською функцією.

Завданням нашого дослідження  є розгляд системи обліку з  точки зору її повної автоматизації  як інформаційного процесу, тобто системи збору, реєстрації, документування, обробки та передавання інформації без участі людини.

Технологічний процес обробки первинної інформації починається з її збору та реєстрації. У теорії ручних та автоматизованих  форм обліку поняття збору та реєстрація інформації зазвичай розглядається як одне й те саме. Автори підручників з обліку особливої різниці між цими поняттями не роблять. Проте, на думку В. Ф. Ситника [11, с. 171] та В. С. Пономаренка [8, с. 40- 41], між збором та реєстрацією в інформаційних системах є суттєві відмінності, а тому і для повністю автоматизованого первинного обліку процеси збору та реєстрації інформації доцільно розмежувати як такі, що в різній ступені відображають рівень первинного оброблення інформації. Так, збір інформації являє собою фізичний процес виявлення інформаційних фактів у вигляді набору унікальних параметрів, що в певній мірі є «сирим» необробленим інформаційним матеріалом. Отримана внаслідок збору інформація непридатна для використання людиною, оскільки є машинним кодом, котрий за допомогою засобів комунікації у вигляді інформаційного потоку передається для оброблення у вигляді реєстрації інформації в пам’яті ПК. Отже, збір відбувається за допомогою сучасних технологічних пристроїв, до того ж цей процес може відбуватися в значній віддаленості від місця комп’ютерної обробки інформації. Наприклад, якщо в традиційно автоматизованому обліку збір-реєстрація первинної інформації відбувалася на ПК, установлених безпосередньо на робочих столах облікових працівників, то при повністю автоматизованому обліку збір первинної інформації здійснюються без участі людини за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважувальних пристроїв, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо.

Зібрана таким  чином інформація передається для  подальшої реєстрації на ПК, який може знаходитися в іншій частині будівлі, міста чи країни. Реєстрація інформації - автоматична, за попередньо розробленим алгоритмом, обробка отриманих внаслідок збору даних, які разом з умовно-постійною інформацією з номенклатурних довідників є підставою для складання бухгалтерського проведення та інших облікових процедур без участі людського чинника. Суть такого процесу, як зазначає Т. Л. Кельдер, полягає у тому, що завдяки попередньо сформованим умовно-постійним масивам з нормативною, розцінковою, довідковою, планово-договірною та іншою умовно-постійною інформацією, (а її до 80 %), та отриманих після збору даних, що дозволяють ідентифікувати факт господарської події як певний набір цих умовно-постійних та унікальних (в більшості випадків кількісних, 15 %) параметрів можна повністю автоматично сформувати бухгалтерське проведення і т. д. [6]. Ще біля 5 % інформації надходять із зовнішнього середовища, облік якої можна повністю автоматизувати лише після суцільного переходу всіх суб’єктів господарювання на електронні взаємовідносини та розрахунки, чого в сучасних умовах вкрай важко досягти.

Такий підхід до організації збирання та реєстрації фактичної інформації дозволяє здійснювати  бездокументну одноразову оперативну реєстрацію первинної інформації та її попередню обробку, а потім  передавати усім користувачам для використання.

Зібрана таким  чином оперативна інформація є не тільки єдиною для всіх користувачів, але й високою мірою достовірною, оскільки отримана без участі суб’єктивного  людського фактора. А це, у свою чергу, породжує питання щодо необхідності створення первинного документа у будь-якому, паперовому чи електронному, вигляді при здійснені повністю автоматизованого первинного обліку (додаток 7).

Зібрана таким  чином оперативна інформація є не тільки єдиною для всіх користувачів, але й повністю достовірною, оскільки отримана без участі суб’єктивного людського фактора. А це, в свою чергу, породжує питання необхідності створення первинного документа у будь-якому, паперовому чи електронному, вигляді при здійснені повністю автоматизованого обліку. Якщо для традиційних ручної та автоматизованої системи саме правильно складений документ є юридичним підтвердженням достовірності відображеної в ньому господарської операції, підпис в документі встановлює особисту відповідальність особи за правильність його складання і відображеної в ньому інформації, то для повністю автоматизованого обліку все це зайве, оскільки відсутні підстави щодо навмисних махінацій чи випадкових помилок з боку облікових працівників у зв'язку з тим, що первинна інформація фіксуватиметься в автоматичному режимі без участі людей.

Проте повна  відмова від документів значно ускладнить здійснення та призведе до збільшення витрат в управлінському обліку, проведенні аналізу, різних видів зовнішнього  контролю, особливо аудиту тощо. Традиційна форма документа більш придатна для сприйняття працівниками та особами, які не мають спеціальних знань з облікових та комп’ютерних наук. Крім того, у відповідності до українського законодавства [1; 2], у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх відповідальності. Отже повністю відмовитися від документів не можливо. А основним досягненням повністю автоматизованого обліку є часткова відмова від складання документів саме як юридичного підтвердження здійснення господарських операцій.

Для повністю автоматизованого первинного обліку необхідна розробка нових програмних продуктів, що базуються на повній моделі документування, де головним є не формальний принцип взаємозв’язку документів та записів масиву господарських операцій, а обслуговування системи зв’язку між різними документами на основі єдиної бази даних.

Основною перевагою  повної моделі документування є те, що вона забезпечує взаємодію електронних  копій документів. Завдяки цьому  інформація може використовуватися  не лише в обліку, а й іншими службами управління. Базовим елементом такої  системи є документ разом з набором унікальних зв’язків з іншими документами, які використовуються в системі управління. Отже, створивши один документ, за бажанням можна створити й всі інші документи, які будь-яким чином пов'язані з ним. Таким чином можна відтворити всю сукупність документів, які є обов’язковими і необхідні для здійснення управлінський дій, контролю, аудиту тощо.

При цьому створення  того чи іншого документа в бухгалтерському  обліку ніяк не впливає на уже зібрану, зареєстровану, оброблену інформацію (на оцінку і калькуляцію, рахунки і подвійний запис).

Таким чином, повна  модель документування послідовно вирішує  проблеми розподілу інформації для  різних видів обліку та інших відділів управління за рахунок можливості отримання  будь-якої узагальнюючої інформації поза системою бухгалтерських рахунків.

А отже поступово  стирається межа між фінансовим та управлінським обліком, а значить  вирішується конфлікт між прибічниками управлінського обліку як особливо важливого  виду обліку в складі бухгалтерської служби підприємства та науковцями, що зараховують управлінський облік до функцій відділу менеджменту.