Управление затратами в туризме

Если  разработка бюджетов и прогнозов  основана на одном и том же комплексе  исходных данных и предположениях о  поступлениях, выплатах, величине материально-производственных запасов, уровне деловой активности, то они будут соответствовать друг другу и образовывать взаимосвязанную систему.

В управленческом учете бюджеты классифицируются по ряду признаков (табл. 6).

Таблица 6

Классификация бюджетов в управленческом учете

Прогноз объема продаж является отправной точкой и, вероятно, наиболее критическим моментом всего процесса подготовки бюджета. План продаж определяется высшим руководством на основе исследований отдела маркетинга. Бюджет продаж и его товарная структура, предопределяя уровень и общий характер всей деятельности компании, оказывает воздействие на большинство других бюджетов, которые по существу исходят из информации, определенной в бюджете продаж.

Для туристических  предприятий объем продаж также  определяется «производственной мощностью», то есть, проще говоря «пропускной  способностью» фирмы, однако, если эти  моменты можно исправить путем  расширения офиса или увеличением  числа сотрудников, то есть определенные препятствия, которые так просто решить невозможно. Для турагентов, то есть фирм, занимающихся реализацией сформированных туров других фирм, есть ограничение на количество проданных путевок, устанавливаемое агентским соглашением, которое в свою очередь зависит от возможностей туроператора.

Для туроператора это ограничение состоит в  возможностях перевозчика или принимающей  стороны в транспортировке или  поселении туристов. Эти ограничения также оговариваются в договорах (контрактах) с партнерами. Возможности перевозчика ограничены вместимостью транспортных средств, в возможности принимающей стороны – числом гостиничных (или иных) помещений. Почти у всех компаний бюджет продаж является наиболее сложным этапом в процессе планирования. Это связано с тем, что объем продаж и, следовательно, выручка от продажи определяется не столько производственными возможностями компании, сколько возможностями сбыта на реальном рынке, который подвержен влиянию неконтролируемых факторов, часто с большой долей неопределенности, среди которых:

-деятельность  конкурентов:

-общее  положение на национальном мировом  рынке;

-стабильность  партнеров и клиентов;

-результативность  рекламы и средств содействия;

-циклические,  сезонные и другие случайные  колебания;

-политика ценообразования.

Существуют  два основных способа определения  оценок, лежащих в основе бюджета  продаж:

1. Статистический прогноз на основе математического анализа общеэкономических условий, конъюнктуры рынка, кривых роста производства и т.п.;
2. Экспертная оценка, полученная путем сбора мнений специалистов.

Бюджет  продаж необходимо дополнить бюджетом расходов по продаже турпродуктов.

В этом бюджете детализируются все предполагаемые расходы, связанные со сбытом продукции  и услуг в будущем периоде. Некоторые расходы, такие, как комиссионные и транспортные затраты, могут быть переменными, другие – такие, как расходы на рекламу, являются почти постоянными. За разработку, а затем исполнение бюджета коммерческих расходов на продажу несет ответственность отдел продаж.

Для фирм расходы на продажу особенно актуальны. Расходы на рекламу зависят от сезона, а сеть турагентств и соответствующие  при этом комиссионные почти всегда присутствуют у туроператоров.

После установления планируемого объема продаж в натуральном выражении становится возможным определить количество единиц продукции или услуг, которые необходимо произвести, чтобы обеспечить запланируемые продажи.

Это своего рода производственный бюджет, который  весьма затруднительно построить без бюджета закупки и использования ресурсов.

Плановые  потребности закупки материалов и их использования могут быть представлены как в одном документе, так и в отдельных самостоятельных бюджетах. Многие предпочитают единый документ. В этом бюджете определяются сроки закупки и количество сырья, материалов и полуфабрикатов, которое необходимо приобрести для удовлетворения производственных планов. Использование материалов определяется производственным бюджетом и предполагаемыми изменениями в уровне материальных запасов. Умножая количество единиц материалов на оценочные закупочные цены на эти материалы, получают бюджет закупки материалов.

Для турфирм  характерно объединение этих двух бюджетов в один, так как они не закупают и не хранят материалы. Однако для  них необходимо исчисление количества предполагаемых к закупке мест как у перевозчика, так и у принимающей стороны, для определения необходимых оборотных средств. Для обеспечения производства запланированных в бюджете продаж туров необходимо заключение соответствующих договоров с партнерами. И здесь возможен возврат к бюджету продаж, так как даже при запланированном объеме  клиентов часто бывает невозможным обеспечить их турами по некоторым причинам.

Любая турфирма имеет своего внутреннюю организационную  структуру, персонал управления, что  и обуславливает необходимость формирования бюджета трудовых затрат.

Этот  бюджет определяет необходимое рабочее  время в часах, требуемое для  выполнения запланированного объема производства, умножая количество единиц продуктов или услуг на норму затрат труда в часах на единицу. В этом же документе или в отдельном определяются затраты труда в денежном выражении, умножением необходимого рабочего времени на различные часовые ставки оплаты труда. Для малых и средних предприятий характерно установление месячной оплаты труда для различных категорий работников.

Некоторые специалисты считают, что в системе  бюджетного управления необходимо выделять бюджет общепроизводственных расходов.

Он представляет собой детализированный план предполагаемых производственных затрат, отличных от прямых затрат материалов и прямых затрат труда, которые должны быть понесены для выполнения производственного плана в будущем периоде. Этот бюджет имеет две цели:

1) интегрировать  все бюджеты общепроизводственных  расходов, разработанных менеджерами по производству и его обслуживанию и

2) аккумулируя  эту информацию, вычислить нормативы  этих расходов на предстоящий учетный период.

На результаты деятельности турфирм прямое влияние  оказывает уровень административных расходов. Бюджет административных расходов представляет собой детализированный план текущих операционных расходов, отличных от расходов, непосредственно связанных в производством и сбытом, но необходимых для поддержки деятельности в целом в будущем периоде. Разработка этого бюджета необходима для обеспечения информации, которая требуется для подготовки бюджета наличных средства, а также для целей контроля этих расходов. Большинство элементов этого бюджета составляют постоянные затраты.

Для туристических  организаций опять же характерно объединение этих двух бюджетов, так  как для них не принято разделение на производственный и другие отделы в полном смысле этого слова, поэтому  составляется бюджет общих расходов, в котором учитываются: затраты на аренду и содержание помещений, телефонные переговоры, канцелярские товары и тому подобное.

Финансовый  бюджет турфирмы представляет собой  план, в котором отражаются предполагаемые источники финансовых средств и их использование. Финансовый бюджет включает в себя бюджет капитальных затрат, бюджет денежных средств компаний и, подготовленные на их основе совместно с бюджетным отчетом о прибылях и убытках, бюджетные бухгалтерский баланс и отчет о движении денежных средств.

Бюджет  капитальных расходов – это определение нужд капитальных вложений. Получение инвестиционных ресурсов для этих вложений является комплексной задачей всего управленческого учета. Проблема состоит в том, чтобы решить, какие долгосрочные активы приобрести или построить на основе выбранного критерия для принятия такого решения, связанного с определением рентабельности инвестиций. Информация, касающаяся долгосрочных капиталовложений, влияет на бюджет наличности, затрагивая вопросы выплаты процентов за кредиты, на прогнозный отчет о прибылях и убытках. Следовательно, все решения по капитальным расходам должны планироваться и включаться в общий бюджет.

В большинстве  случаев планы общих и административных расходов и капитальных вложений принимаются на высших уровнях управления. Однако значительная часть такой информации может быть обработана на уровне подразделений фирмы и включена в периодические бюджеты.

Прогнозный  отчет о прибылях и убытках  строится на основе подготовленных периодических  бюджетов. Главный менеджер или руководитель по составлению бюджетов может начать разрабатывать прогноз себестоимости реализованной продукции, используя данные бюджетов использования материалов, затрат труда и общепроизводственных расходов. Информация о доходах берется из бюджета продаж. Используя данные об ожидаемых доходах и себестоимости реализованной продукции и добавив информацию из бюджетов сбытовых затрат и общих и административных расходов, можно подготовить прогнозный отчет о прибылях и убытках.

Бюджет  денежных средств – это движение денежных средств, является одним из наиболее важных аспектов операционного цикла предприятий. В рамках подготовки общего бюджета бюджет денежных средств разрабатывается после того, когда все периодические бюджеты и прогнозный отчет о доходах уже завершены. Бюджет денежных средств (или прогноз денежных потоков) представляет собой план поступления денежных средств и платежей на будущий период времени. Он суммирует все потоки средств, которые имеют место в результате планируемых операций на всех фазах общего бюджета. В целом, этот бюджет показывает ожидаемое конечное сальдо на счетах денежных средств и финансовое положение для каждого месяца в году, для которого разрабатывается бюджет. Таким образом, могут быть запланированы периоды наибольшего и наименьшего наличия денежных средств. Очень большое сальдо на счете денежных средств означает, что финансовые средства не были использованы с наиболее возможной эффективностью. Низкий уровень может указывать на то, что предприятие не в состоянии расплатиться по своим текущим обязательствам. Вот почему необходимо тщательное планирование денежных средств.

Бюджет  денежных средств состоит из двух частей – ожидаемых поступлений; за период используется информация из бюджета продаж, данные о продаже в кредит или за наличные, данные о порядке сбора средств по счетам к получению. Планируется приток средств от продажи акций, активов, возможных займов.

Суммы ожидаемых платежей берутся из различных  периодических бюджетов. Ответственный  за подготовку бюджета денежных средств  должен знать, какие затраты за материалы и рабочую силу предусмотрены за период, какие товары и услуги необходимо приобрести, а также будут ли оплачены сразу же или возможна отсрочка. Помимо регулярных текущих расходов денежные средства могут быть использованы на приобретение оборудования и других активов, на возврат займов и других долгосрочных обязательств. Вся эта информация собирается для подготовки правильного бюджета денежных средств.

Бюджет  денежных средств преследует две  цели. Во-первых, он показывает конечное сальдо на счетах денежных средств, которое необходимо для завершения прогнозного бухгалтерского баланса, и, во-вторых, выявляет периоды излишка финансовых ресурсов или их недостатка. Первая цель показывает роль этого бюджета во всем цикле подготовки общего бюджета, вторая - отражает значимость его как инструмента управления финансовыми средствами, без которого бизнес невозможен.

При подготовке бюджета денежных средств необходимо концентрироваться на времени фактических поступлений и платежей средств, а не на времени исполнения хозяйственных операций. В каждой компании на основании прошлого опыта и суждения руководства о текущей ситуации определяется ожидаемое поступление денежных средств (погашение дебиторской задолженности) или создание резерва по сомнительным долгам. Необходимо учитывать и политику платежей и выплат самой компании по приобретению материальных ценностей, оплаты затрат труда и других расходов. Некоторые затраты, такие, как расходы на продажу, могут быть сделаны в кредит с оплатой через 30 дней или более, а затраты на оплату труда по очевидным причинам не могут быть отложены на длительное время. Также следует учитывать, что некоторые статьи затрат, например, амортизация, не требует расходов денежных средств.

Прогнозный  баланс является последним шагом  в процессе подготовки общего бюджета в разработке прогноза финансового положения или проектного бухгалтерского баланса для компании в целом, предполагая, что запланированная деятельность действительно будет иметь место. После подготовки бюджета денежных средств, уже зная прогнозное сальдо наличных средств и определив чистый доход и сумму необходимых капитальных вложений, становится возможным подготовить прогнозный бухгалтерский баланс, который является конечным продуктом всего процесса составления бюджета.