Бухгалтерский учет денежных средств

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности на предприятии проводится инвентаризация имущества и денежных обязательств не ранее 1 октября отчетного года. Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оставшееся в излишке, подлежит увеличению фондов с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порчу сверх естественной убыли на предприятии относят на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на уменьшение фондов.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета возложено на руководителя и главного бухгалтера. На предприятии созданы все необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечены неукоснительные выполнения всеми сотрудниками, имеющие отношение к учету требований главного бухгалтера по вопросам оформления и представления для учета документов и сведений. Главный бухгалтер обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций, представляет оперативную информацию, составляет в установленные сроки бухгалтерскую отчетность, экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов. Кроме того, контроль за финансово-хозяйственной деятельностью общества осуществляется ревизионной комиссией, в составе трех человек.

Отчетным годом в ЗАО «Окно-Дизайн» считается с 1 января по 31 декабря 2007 года.  Бухгалтерская отчетности составляется на основании данных аналитического и синтетического учета по формам, объеме, и в сроки, установленным Минфином России и налоговом законодательством. Правилами оценки статей бухгалтерской отчетности в ЗАО «Окно-Дизайн» является:

- основные средства ограждаются в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости;

- стоимость основных средств погашается путем начисления износа (амортизационной стоимости), с отражением в отчетности.

Ежеквартально производится списание материальных запасов. Дебиторскую задолженность, срок давности которой истек, другие долги, нереальные для взыскания списывают по решению руководителя на уменьшение фондов, с отражением забалансом в течении 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания. Кредиторскую и депонентскую задолженность с истекшим сроком исковой давности относят в ЗАО «Окно-Дизайн» на увеличение фондов. Невозмещенные потери от стихийных бедствий способствуют по решению руководителя за счет средств резервного капитала или на уменьшение финансирования (фондов).

Право первой подписи на платежных документах, доверенностях имеет право  руководитель, а право второй подписи – главный бухгалтер.

Кроме главного бухгалтера в финансовом отделе работают два бухгалтера, кассир и экономист.

Организация представляет квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность налоговой инспекции, отделу статистики и во внебюджетные фонды.

Общество в целях реализации государственной, социальной, экономической и налоговой политики обеспечивает сохранность, приведение и надлежащий порядок, длительное хранение и использование документов по личному составу.

В ЗАО «окно-Дизайн» утвержден рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Глава 2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ЗАО «ОКНО-ДИЗАЙН»

2.1. Бухгалтерский учет кассовых операций

В соответствии с порядком ведения кассовых операций предприятие «Окно-Дизайн» имеет кассу. Кассовые операции осуществляются кассиром. Кассир в ЗАО «Окно-Дизайн» несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления  документов, за ущерб, причиненный предприятию в результате умышленных действий, небрежного отношения к своим обязанностям. 

Следует отметить, что в ЗАО «Окно-Дизайн» для осуществления наличных расчетов используется контрольно-кассовая техника (контрольно-кассовый аппарат). Контрольно-кассовый аппарат опломбирован и зарегистрирован в налоговом органе. Для учета операций по приходу и расходу наличных денег заведен Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4), который является контрольно-регистрационным документом. На основании произведенных в журнале записей определяется сумма выручки за день. При возврате чеков в ЗАО «Окно-Дизайн» оформляется акт о возврате денежных сумм по неиспользованным кассовым чекам (форма КМ-3).

Синтетический учет денежных средств в кассе в ЗАО «Окно-Дизайн» осуществляется на активном балансовом денежном счете 50 «Касса». Счет 50  «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств и денежных документов в кассе. По дебету счета «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу, а по кредиту счета «Касса» отражается выплата денежных средств из кассы организации. К счету 50 в ЗАО «Окно-Дизайн» открыты субсчета:

50/1 – касса организация  - учитываются денежные средства в кассе предприятия;

50/2 – операционная касса;

50/3 – денежные документы – учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы (50/3.1 – в долларах США; 50/3.2 – в евро);

50/4 – валютная касса – учитывается наличная иностранная валюта (50/4.1. – в долларах США; 50/4.2 – в евро);

В таблице 2.1.1 приведены корреспонденция счетов бухгалтерского учета в ЗАО «Окно-Дизайн» по фактам поступления и выбытия денежных средств и денежных документов, а также представлен порядок отражения на счетах бухгалтерского учета положительных и отрицательных курсовых разниц.

Таблица 2.1.1. Записи операций с денежными средствами в кассе на счетах

бухгалтерского учета ЗАО «Окно-Дизайн»

Рассмотрим  как в бухгалтерском учете в ЗАО «Окно-Дизайн» осуществляется перерасчет  валюты  на конкретном примере:

1. Выданы сотруднику денежные средства на командировочные расходы в рублях в сумме 100000,00 руб.

Д-т 71 К-т 50/1 – 100000,00 руб.

в валюте  в сумме 1500.00 дол. США (курс ЦБ РФ 30,34 руб.)

Д-т 71 К-т 50/4 – 1500 х 30,34 = 45510,00 руб.

2. После возвращения из командировки возвращен неиспользованный подотчетной суммы в рублях в сумме 13000,00 руб.

Д-т 50/1 К-т 71 – 13000,00 руб.

в валюте в сумме 700 дол. США (курс ЦБ РФ 31,34 руб.)

Д-т 50/4 К-т 71 – 700 х 31,34 = 21938,00 руб.

3. Списана курсовая разница

Д-т 71 К-т 91/1 – 1500 х (31,34 – 30,34) = 1500,00 руб.

На основании отчетов кассира составляются регистры бухгалтерского учета по кассовым операциям – ведомости и журналы-ордера. Кассовые операции по дебету счета 50 фиксируются в ведомости № 1, а по кредиту счета 50 – отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету счета 50 записываются в различных журналах-ордерах. Для учета валютных кассовых операций в ЗАО «Окно-Дизайн» используются соответственно ведомость № 1а и журнал-ордер № 1а.

Обслуживающим банком на 4 квартал 2006 года установлен лимит остатков денежных средств в кассе ЗАО «Окно-Дизайн» в сумме 60 тыс. руб.

Рассмотрим образец заполнения регистров бухгалтерского учета  по кассовым операциям. Для этого отразим журнал хозяйственных операций за  1 декабря 2006 года (табл. 2.1.2)

Таблица 2.1.2. Журнал учета хозяйственных операций ЗАО «Окно-Дизайн» по       движению денежных средств в кассе за 1 декабря 2006 года

На основе произведенных операций заполнены кассовая книга (прил. А), журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 за 01.12.2006 г., а также сформирован фрагмент Главной книги по счету 50 «Касса» (прил. Б).

2.2. Бухгалтерский учет операций по счетам в банках

Бухгалтерский учет операций по расчетному счету. Для хранения свободных денежных средств и осуществления безналичных расчетов операций в ЗАО «Окно-Дизайн» открыты в банках счета - рублевый и валютный.

Для учета денежных средств в валюте РФ на расчетных счетах организации предназначен активный счет бухгалтерского учета 51 «Расчетные счета». Счет 51 предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ на расчетных  счетах организации. По дебету счета 51 отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации, а по кредиту счета 51 отражается списание денежных средств с расчетного счета организации .

Суммы,  ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета в ЗАО «Окно-Дизайн»  отражаются на счете «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Ежедневно ЗАО «Окно-Дизайн» получает из банка выписку по расчетному счету, в которой фиксируется выполнение по счету операции. Выписка представляет собой второй экземпляр лицевого счета организации и служит основанием для осуществления бухгалтерских записей по движению средств.  В выписке указываются начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы по операциям поступления и списания денежных средств.

Лицевой счет организации для банка является пассивным, поэтому остатки средств и поступление на счет организации банком записываются в кредит,  а суммы списания средств – в дебет. Выписка банка относится к регистрам аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей в иные учетные регистры – ведомости и журналы-ордера. 

При обнаружении ошибок в выписках организация извещает об этом банк. Спорные суммы  опротестовываются в течение 10 дней. Пока причины ошибки не выяснены, спорная сумма отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям».

В таблице 2.2.1. приведены корреспонденции счетов бухгалтерского учета по фактам поступления и списания денежных средств с расчетного счета ЗАО «Окно-Дизайн». Операции, записанные по кредиту по кредиту счета 51 фиксируются в журнале-ордере № 2. Аналитические данные по дебету счета 51 фиксируются в ведомости № 2 (прил. В). Журнал-ордер № 2 и ведомость № 2  заполняются на основании журнала учета хозяйственных операций по движению денежных средств на расчетном счете в ЗАО «Окно-Дизайн»