Бухгалтерский учет и аудит денежных средств

3. все записи в кассовой книге должны подтверждаться надлежаще оформленными приходными или расходными ордерами.

При проверке первичной документации следует обращать внимание на правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и наличие документов, являющихся основанием для их составления, так как в аудиторской практике встречаются случаи, когда на кассовых документах отсутствуют необходимые подписи или другие реквизиты, могут встречаться подчистки, поправки, несоответствие сумм в кассовой книге и первичных документах, другие неточности, которые ведут к искажениям в бухгалтерском учете и отчетности.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Кроме того, внимательное изучение кассовой книги с точки зрения методологии бухгалтерского учета позволяет убедиться в правильном отражении операций по счету 50 в корреспонденции с другими счетами. Например, это дает возможность выявить случаи неправомерного отнесения затрат на себестоимость или неотражение на счетах реализации сумм, поступивших в оплату товаров, работ, услуг, что влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и другим налогам.

В случае неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности предприятие должно быть подвергнуто штрафу в 3-х кратном размере неоприходованной суммы.

Налоговые органы уделяют большое внимание оприходованию в кассу предприятия наличных денег, полученных в результате хозяйственной деятельности, в том числе и из банка. В связи с этим, аудиторской фирме также следует проверять полноту оприходования денежной наличности в кассу. Проверка полноты оприходования наличных денег, полученных из банка может производиться на основании корешков чеков и выписок по банковскому счету. На данном этапе проведения аудиторской проверки одновременно исследуются два важных раздела бухгалтерского учета: кассовые операции и банковские.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Лимит остатка денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям независимо от организационно-правовых форм и сферы их деятельности, осуществляющим налично-денежные расчеты, в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятия с утра следующего дня с учетом среднедневной выручки и расходов наличными деньгами, особенностей деятельности предприятия. При необходимости лимиты остатков кассы могут пересматриваться.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

При проверке соблюдения порядка ведения кассовых операций на предприятии рассматривается соблюдение на каждый день (проверку можно осуществлять выборочно) установленного банком лимита остатка кассы, сроков и порядка сдачи денежной выручки, своевременность возврата для зачисления на банковский счет не выплаченных в срок средств на оплату труда и социально-трудовых льгот. При этом надо учитывать, что предприятие могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда и выплаты социально-трудовых льгот не свыше 3 дней (в районах Крайнего Севера не свыше 5 дней), включая день получения денег в банке, и не могут накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Правила хранения денежной наличности определены в разделе III письма  Центробанка РФ № 18 [17], а рекомендации по обеспечению сохранности наличных денег при их хранении и транспортировки приведены в приложении №2 к этому письму.

Помещение кассы должно быть изолировано; двери в кассу во время совершения операций запираются с внутренней стороны. Ключи от сейфа или железного шкафа хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете - у руководителя предприятия.

Еще одним направлением аудиторской проверки кассовых операций является выдача наличных денег под отчет и авансовые отчеты подотчетных лиц. В соответствии с письмом Центробанка РФ № 18 [17], предприятия могут выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, командировочные нужды, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, филиалов и подразделений, не состоящих на самостоятельном балансе.

В процессе проверки надо убедиться выполняются ли следующие условия:

1. деньги выдаются под отчет только после полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу;

2. не допускается передача выданных сумм от одного подотчетного лица другому;

3. авансовые отчеты составляются не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги или со дня возвращения подотчетных лиц из командировки.

Последний, один из наиболее важных моментов в проверке кассовых операций - это контроль за соблюдением правил расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Проверяется соблюдение предприятием предельных сумм налично-денежных расчетов.

2. Фактическое состояние учета и аудита движения денежных средств в  ОАО "РегламенСтрой"

2.1 Краткая финансово-экономическая характеристика организации

«РегламентСтрой» является открытым акционерным обществом, который создан в соответствии с гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «Об акционерных обществах», уставом общества на основании решения Совета директоров ОАО .

Организация зарегистрирована по адресу г. Волгоград ул.4-х Связистов, 21Д.

Организация является обособленным подразделением, расположенным вне места нахождения головной организации, имеет отдельный баланс, входящий в сводный баланс общества.

Основной целью деятельности организации является осуществление функций Общества, предусмотренных его уставом на территории Волгоградской области. Для достижения цели он осуществляет следующие виды деятельности:

o        Торговля бетоноблоками;

o        Посреднеческая деятельность;

o        Строительство объектов , гражданских сооружений;

o        Иные виды деятельности, не запрещенные законодательством РФ.

Имущество филиала составляют основные и оборотные средства, а также иные ценности, переданные ему ОАО "РегламенСтрой" и числится как на сводном балансе Общества так и на балансе филиала.

Руководство ОАО "РегламенСтрой"  обязано принимать все меры по обеспечению сохранности имущества Общества. Ответственность за необеспечение сохранности имущества несет директор Филиала.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Филиала осуществляет ревизионная комиссия ОАО "РегламенСтрой", его контрольно-ревизионный отдел и внешний аудитор, назначенный или привлеченный Обществом в случае необходимости.

ОАО "РегламенСтрой" является крупным подразделением, действующим как в Волгограде, так и в Волгоградской области.

ОАО "РегламенСтрой" является крупной компанией. Судить о масштабах предприятия можно по показателям, представленным в таблице 2.1.

Проанализировав основные характеристики организации и их динамику можно сделать вывод, что за период с 2008 по 2010 год численность персонала была сокращена с 7407 человек до 6601, т.е. более чем на 10% (рис.2.1). 

Таблица 2.1

Основные показатели предприятия за 2008-2010 гг.

Рис. 2.1. Изменение среднегодовой численности за 2008-2010гг.в ОАО «РегламентСтрой»

Общий фонд оплаты труда в 2010 году, несмотря на снижение общей численности, увеличился на 89548,6 тыс. рублей. Это объясняется увеличением доли высококвалифицированных, а, следовательно, и высокооплачиваемых, специалистов. В 2010 году фонд оплаты труда сократился на 21359,9 тыс. рублей (рис. 2.2).

Сокращение численности персонала и снижение темпов роста заработной платы позволили "РегламенСтрой" сократить затраты на персонал, ко­торые являются одной из основных статей операционных расходов.  В следствии чего за период с 2008 по 2010 года рост прибыли составил 111947 тыс. рублей или 34,6% (рис. 2.3).

Рис. 2.2. Динамика фонда оплаты труда за период 2008-2010г.г.

Рис. 2.3. Динамика прибыли организации за период 2008-2010гг.

Деятельность ОАО "РегламенСтрой", в период с 2008 по 2010 гг. отличалась высокой инвестиционной активностью. Возросшая прибыль направлялась в основном на капитальные инвестиции. Как видно из таблицы 1.1 стоимость внеоборотных активов (рис.2.4) в 2008 году составляла 3550807 тыс. рублей, в 2009 году – 4611044 тыс. рублей, а в 2010 году уже 4651288 тыс. рублей, т.е. за анализируемый период стоимость внеоборотных активов возросла на 1100481 тыс. рублей или на 31%.

Рис. 2.4. Динамика внеоборотных активов организации за период 2008-2010гг.

Далее проанализируем организация бухгалтерского учета в ОАО "РегламенСтрой"

Штат сотрудников бухгалтерии состоит из 6 человек.

Вся бухгалтерия поделена на 2 участка: группа по учету доходов и группу по учету расходов. Группа по учету доходов включает начальника группы, 3 бухгалтера различных категорий, 1 бухгалтера-ревизора .

Группа по учету расходов включает начальника группы по учету расходов, 2 бухгалтеров и 1 кассира.

Возглавляет центральную бухгалтерию главный бухгалтер. В его непосредственном подчинении находятся 2 заместителя, одни из которых курирует группу по учету доходов, а другой – группу по учету расходов (Организационную структуру бухгалтерии см. в Приложении).

ОАО "РегламенСтрой"  применяет журнально-ордерную форму с использованием двух видов бухгалтерских регистров – журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей. Данная форма применяется наряду с использованием компьютерной программы «1С-Бухгалтерия». Эта программа позволяет значительно сокращать затраты времени для подготовки отчетов любых видов, и контролировать работу сотрудников и предприятия.

Программа построена по принципу «от простого - к сложному». Ее можно применять для простых операций: формировать оборотные ведомости, главную книгу, отдельные отчеты. Программа может автоматизировать бухгалтерский учет по всем разделам. Используя режим формирования произвольных отчетов, можно изменять существующие и создавать новые отчеты и справки как для внутреннего учета, так и для внешний отчетности.

Кроме журналов-ордеров и ведомостей ведётся Главная книга — регистр синтетического учёта. В ней по каждому счёту отводится развёрнутый лист для записи остатка на начало и конец месяца, оборота по дебиту в развёрнутом виде, то есть в корреспонденции с кредитуемыми счетами и общей суммы оборота по кредиту. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводится одна строка. На основании Главной книги и части других регистров заполняется баланс и другие формы отчётности.

В организации ведутся следующие журналы-ордера:

o        №1 «Касса»

o        №2 «Расчётный счёт»

o        №3 «Переводы в пути»

o        №4 «Кредиты банков и займы»

o        №6 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»

o        №7 «Расчеты с подотчётными лицами»

o        №8 «Учёт финансовых вложений».

Кроме того используют две ведомости:

o        №10 «Ведомость учёта материалов на складах»

o        №16 «Ведомость учёта реализации (работ, услуг)».

Порядок организации документооборота и технология обработки учетной документации.

В "РегламенСтрой" правила и порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов, в том числе:

o        Порядок создания первичных документов;

o        Порядок проверки первичных документов;

o        Порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете;

o        Порядок передачи документов в архив

регламентируется Положением о системе документооборота.

В бухгалтерском учете применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РФ.

При оформлении  финансово-хозяйственной операции, по которым не предусмотрены унифицированные формы, применяются самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [4].

Порядок проведения инвентаризации.

Инвентаризации подлежит все имущество Филиала. Директором создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая проводит инвентаризацию в сроки, предусмотренные учетной политикой ОАО "РегламенСтрой".

Порядок составления отчетности.

Бухгалтерская отчетность "РегламенСтрой" составляется в порядке и сроки, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [4] и другими нормативными актами РФ, регламентирующими ведение бухгалтерского учета  и отчетности.