Бухгалтерский учет и аудит денежных средств

Бухгалтерская отчетность формируется бухгалтерией на основании обобщенной информации об имуществе, обязательствах и результатах деятельности с учетом информации, предоставляемой бухгалтериями структурных подразделений.

При составлении отчетности применяются формы, разработанные  ОАО "РегламенСтрой" с учетом рекомендаций, содержащихся в соответствующих нормативных документах.

В состав годовой бухгалтерской отчетности входят:
1) Бухгалтерский баланс;

2) отчет о прибылях и убытках;

3) отчет об изменениях капитала;

4)отчет о движении денежных средств;

5)приложения к бухгалтерскому балансу.

2.2. Организация бухгалтерского учета денежных средств

В процессе хозяйственной деятельности организация постоянно ведет расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги, с заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги, с населением за предоставление услуг связи, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям, с бюджетом по различного рода платежам, с другими юридическими и физическими лицами по разным хозяйственным операциям.

Денежные расчеты производятся безналичными платежами и наличными деньгами. Безналичные расчеты осуществляются с помощью платежных поручений  и других расчетных документов, путем перечислений по расчетным счетам в банках. По безналичному расчету предприятие рассчитывается с другими организациями, бюджетом, а также с некоторыми физическими лицами, оплачивающих услуги связи банковскими переводами. Применение безналичных расчетов сокращает потребность в наличных деньгах, снижает расходы на денежное обращение, способствует концентрации в банках свободных денежных средств организаций, обеспечивает их более надежную сохранность.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе организации могут храниться денежные суммы, не превышающие установленного банком лимита  (130000 рублей).

Наличные денежные средства поступают в кассу предприятия с его расчетного счета.

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документах. Важнейшая задача бухгалтерии – их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью. Для хранения денежной наличности применяется несгораемый сейф с двумя ключами к нему. Первый ключ хранится у кассира, второй в сейфе в банке с правом доступа главным бухгалтером и директором ОАО "РегламенСтрой".

В кассу организации денежные знаки поступают также в результате платежей наличностью за различные услуги, при возврате ранее выданных сумм и т.д.

Для получения денег со своего счета в банке организации выдается чековая книжка. В чеке указывают назначение требуемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а у организации – корешок чека с указанием полученной суммы.

Все кассовые операции осуществляются согласно порядку ведения кассовых операций в РФ .

В соответствии с этим порядком прием наличных денег оформляют приходным кассовым ордером, состоящим из непосредственно ордера и квитанции к нему.

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам и надлежаще оформленным платежным ведомостям, заявлениям с наложением на них специального штампа предприятия. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером.

В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполняются четко и ясно шариковой ручкой. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся только в день их составления

Пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы по платежным или платежно-расчетным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером. При получении денег служащие расписываются в платежной ведомости.

Все операции по поступлению и выплате наличных денежных средств кассир записывает в кассовую книгу. В организации эта операция автоматизирована. При этом листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется «отчет кассира». Обе машинограммы составляются в конце рабочего дня и должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в машинограмме осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги»  за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год – общее количество листов за год.

Кассир обязан проверить полученные машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», подписать их и вместе с приходными и расходными кассовыми документами передать в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций по приходу и расходу денег в кассе, выводит остаток денежной наличности на следующее число и передает в бухгалтерию отрывной лист под расписку во вкладном листке кассовой книге.

Машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течении года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера и книгу опечатывают.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Один раз в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Для учета движения денежных средств рабочим планом счетов предусмотрены счета 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета»

Учет движения наличных денег и денежных документов в кассе ведется на счете 50 «Касса» счет активный, по дебету отражается поступление денег в кассу, по кредиту их расход.

К счету открыты 2 субсчета:

1 – Наличные денежные средства предназначен для учета наличия и движения денежных средств;

2 – Денежные документы предназначен для учета хранящихся в кассе почтовые марки, оплаченные авиабилеты и др..

Наличные денежные средства поступают в кассу организации:

1. С расчетного счета организации, что оформляется следующей бухгалтерской записью:

Дт 50 «Касса»

Кт 51 «Расчетный счет» - для выдачи подотчет 10000 рублей;

2. От покупателей и заказчиков:

Дт 50 «Касса»

Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - за оказанные услуги 5200 рублей;

                    Или Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - за оказанные услуги 4610 рублей.

3. От подотчетных лиц (неиспользованный остаток):

Дт 50 «Касса»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - остаток неиспользованного аванса 2560 рублей.

Направления расходования наличных денежных средств различно. Это может быть выдача денег под отчет (Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса»), оплата различных счетов (Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»), подписка на периодическую печать (Дт 97 «Расходы будущих периодов» Кт 50 «Касса»).

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на начало следующего месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. В сроки, определенные руководством организации как раз в квартал, в кассе проводят инвентаризацию наличности, результаты которой оформляют актом.

На счете 50 также ведется учет денежных документов (путевки, марки государственных сборов и пошлин, почтовые марки, оплаченные, но не выданные авиабилеты).

Ежегодно для сотрудников приобретаются путевки на курорты Краснодарского края. Эта операция отражается на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

Дт 50.3 «Касса» субсчет «Денежные документы»

Кт 51 «Расчетные счета» или 50.1«Касса» субсчет «Наличные денежные средства» на сумму стоимости путевок (62400 рублей).

Часть стоимости путевок выдается бесплатно:

Дт 50.1«Касса» субсчет «Наличные денежные средства»

Кт 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» на сумму 46200 рублей.

А часть стоимости удерживается из заработной платы сотрудников:

Дт 50.1«Касса» субсчет «Наличные денежные средства»

Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» на сумму 16200 рублей.

В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины 1 раз в месяц проводится инвентаризация кассы.

На день инвентаризации кассир должен оформить все приходные и расходные документы и сдать их в бухгалтерию, подтверждая это подписью в расписке, форма которой приведена в акте инвентаризации кассы. Комиссия сверяет сальдо по ведомости №1 с данными Кассовой книги и фактической кассовой наличностью. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах, которые подписываются всеми членами комиссии и кассиром. Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой остается у кассира. Информацию о результатах инвентаризации комиссия доводит до руководителя организации, который принимает соответствующее решение.

В нашей организации за весь период деятельности действующего кассира в результате инвентаризации недостачи или излишки не выявлялись.

Для оприходования излишков, выявленных в результате инвентаризации учетной политикой и действующим планом счетов предусмотрены следующие проводки:

Дт 50 «Касса»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы» на сумму выявленных излишков.

Для выявленных недостач предусмотрена следующая схема проводок:

1) Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

    Кт 50 «Касса» - на суммы выявленной недостачи;

2) Дт 73.2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального убытка»

     Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списание суммы недостачи на виновное лицо.

Если будут установлены обстоятельства, не дающие основания рассматривать выявленную недостачу как материальный ущерб по вине кассира, то сумма недостачи списывается на финансовые результаты организации как внереализационные расходы:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы»

Кт 94«Недостачи и потери от порчи ценностей»

Синтетический учет операций, отражаемых на счете № 50 «Касса», предназначен журнал-ордер № 1. Записи в этих журналах-ордерах и в кассовой книге производятся итогами за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца, для контроля и оперативных целей, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере №1. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

Большинство расчетов между предприятиями осуществляются безналично. Порядок ведения безналичных расчетов регулируется Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации.

Положение распространяется на все государственные, кооперативные, совместные, общественные предприятия, объединения, организации и учреждения, коммерческие банки, финансово-расчетные и финансово-кредитные центры и физические лица.

Организацией был открыт расчетный счет в Волгоградский филиал АКБ «Мастер-Банк».

Для открытия расчетного счета предприятие представило в банк следующие документы:

- заявление на открытие счета;

- копии Устава и учредительного договора, заверенные нотариально;

- два экземпляра банковских карточек с образцами подписей и оттиском печати, заверенных нотариально. Право первой подписи принадлежит руководителю и его заместителю, а второй - главному бухгалтеру и его заместителю; подписи фиксировались в присутствии нотариуса;

- справка о постановке на учет в налоговой инспекции и в  Пенсионном фонде.

В это же время был подписан договор на банковское обслуживание и по распоряжению управляющего Волгоградского филиала АКБ «Мастер-Банк» предприятию был присвоен номер расчетного счета №40702810108881000312 и открыт лицевой счет для учета движения его денежных средств.

На расчетном счете предприятия сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за выполненные работы и оказанные услуги, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия:

- погашение задолженности бюджету, соцстраху;

- получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий, пособий по уходу за ребенком и т.п.

Выдача денег, а также безналичные перечисления со счета предприятия банком осуществляются, как правило, на основании приказа организации или с его согласия (акцепта).