Бухгалтерский учет и аудит денежных средств

Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных в расход денег не имеется. Затем начинается полистный пересчет наличных денег. Если во время инвентаризации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату пособий, пенсий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму, принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.

Результаты проверки оформляются с составлением акта, который подписывают аудитор, главный бухгалтер и кассир.

В случае выявления излишков или недостач денежных средств или денежных документов и. др. ценностей необходимо взять письменное объяснение у кассира. При выявлении крупной недостачи денежных средств аудитор может поставить вопрос перед руководителем предприятия об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки.

При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира, заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы. Соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведут ли в хозяйстве по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренных Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Необходимо установить, действительно ли только одну кассовую книгу ведут в данном хозяйстве, как это предусмотрено инструкцией Центробанка.

После инвентаризации кассы нужно проверить, соответствует ли ведение кассовых операций на предприятии Порядку ведения кассовых операций, утвержденному ЦБ РФ 04.10.93г. № 18, а именно:

- созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;

- полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка. Сверка производится с выписками банка. В случае выявления в выписках исправлений, подчисток и т.д. нужно провести встречную проверку в банке (либо сделать письменный запрос в банк);

- правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- имеются ли подписи в получении денег, выборочно проверить соответствии подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах (заявление о приеме на работу, трудовое соглашение и т.д.). Особое внимание следует обратить на соответствие подписей при выплате депонированной суммы;

- правильность ведения кассовой книги и выведение в ней остатков на конец дня;

- погашены ли приходные документы штампом «Получено», а расходные – «Оплачено» с указанием даты;

- правильность подсчета итогов в ведомостях;

- правильность оформления документов при депонировании заработной платы;

- с целью выявления «подставных лиц» выборочно проверить соответствие фамилий в платежных ведомостях с другими документами (приказами о зачислении на работу, трудовыми соглашениями и т.п.);

- правильность выдачи денег по доверенности;

- соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе, а также порядок расчетов наличными деньгами с юридическими лицами;

- где хранятся дубликаты ключей от сейфов кассы;

Нужно также проверить выполнение Закона РФ от 25.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» и др. нормативных документов, изданных в соответствии с данным Законом, а именно:

- принимаются ли контрольно-кассовые аппараты при осуществлении расчетов с населением, соблюден ли порядок регистрации ККМ в налоговых органах;

- при работе ККМ применяется ли контрольно-кассовая книга;

- правильность оформления и ведения книги кассира-операциониста;

- правильность составления бухгалтерских проводок. Особое внимание следует уделить операциям, которые по бухгалтерскому учету списаны (минуя счета расчетов) на затраты производства (счет 30«Основные производственные процессы», 31«Вспомогательные производственные процессы», 23 «Вспомогательные производства», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства») или издержки обращения (сч.44);

- соответствие записей кассовой книги записям в журнале-ордере 1 и ведомости 1 по счету 50 «Касса» и главной книге за 2008-2010гг.

Обобщение результатов проверки

Касса на предприятии оборудована несгораемым шкафом, охранно-пожарной сигнализацией, металлической дверью, отдельным входом. Договор о материальной ответственности кассира имеется в наличии[1].

При проверке приема наличных денег, полученных в учреждении банка, сверяются записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. При этом нарушений не выявлено, все записи соответствуют.

Для выявления полноты оприходования по кассе денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно изучить сложившуюся в хозяйстве практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке кассира в банк. Проверка приема наличных денег не выявила каких-либо нарушений законодательства.

Все чековые книжки храниться в сейфе у главного бухгалтера и заполняются до выезда кассира в банк.

Использование наличных денег проверяется путем сопоставления данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии с целевым назначением.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе организации. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в подотчет. Поэтому в первую очередь следует проверить авансовые отчеты и расходные кассовые ордера.

Как приходные, так и расходные кассовые документы проверяют, также, с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены шариковой ручкой без каких-либо подчисток, помарок или исправлений), передачи в кассу для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается производить по ним прием и выдачу денег только в день их составления). Все приходные и расходные кассовые документы должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами «получено» и «оплачено». В ходе проверки установлено, что все кассовые документы заполняются правильно, без ошибок, подчисток и исправлений. Кассовая книги прошнурована, пронумерована и скреплена печатью, ведется правильно. В бухгалтерии не ведется журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений. При этом следует иметь в виду, что предприятия имеют право хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия. Исключением являются полученные суммы для выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий в течение трех рабочих дней включая день получения денег в банке. Денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в обслуживающий предприятие банк.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий и др. Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов. Лимит кассы, установленный в размере 100000 рублей соблюдается.

Своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных денежных средств проверяют путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет по данным выписок банка с датой окончания выплаты премий, пособий, пенсий и др., указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других ранее невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям. При этом тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. При этом следует иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» должны храниться подклеенными к корешкам чеков.

При проверке чеков выявлено наличие всех выписок банка со счета предприятия. Конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, что свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Произведенные исправления в выписках заверены подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге. Каких-либо нарушений или несоответствий сумм выявлено не было.

Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Проводки составляются правильно, согласно рабочему плану счетов. Записи в кассовой книге соответствуют записям журнала-ордера и ведомости по счету 50 «Касса» и главной книги.

Аудит операций по расчетному счету.

При аудите операций по расчетному счету необходимо обратить внимание на следующее:

- соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;

- имеется ли на первичных документах, приложенных к выпискам, штамп банка.

В случае если выявлены документы без штампа банка, необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменный запрос) с целью выявления правильности произведенной операции;

- правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными;

- обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи (депонированная заработная плата, алименты и т.д.), а также доверенность указанных в перечне почтовых адресов получателей переводов;

- правильность составления бухгалтерских проводок по операциям в банке, отражены ли эти операции в бухгалтерском учете на соответствующих счетах. Особое внимание следует уделить операциям, которые по бухгалтерскому учету списаны (минуя счета расчетов) на затраты производства (счет 30«Основные производственные процессы», 31«Вспомогательные производственные процессы», 23 «Вспомогательные производства», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства») или издержки обращения (сч.44);

- соответствие записей, указанных в выписках банка, записям в журнале-ордере и ведомости на счете 51 и в главной книге;

- полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним. Полноту банковских выписок устанавливают по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущий выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке.

Если в выписке будут установлены не оговоренные исправления и подчистки, нужно провести встречную проверку в учреждении банка.

При проверке правильности отражения в балансе денежных средств на расчетном счету были сопоставлены их остатки по Главной книге с балансовыми данными. Остатки денежных средств по счету 51 «Расчетный счет» совпадают с соответствующими выписками банков по расчетному счету. Суммы денежных средств по журналу-ордеру № 2 соответствуют суммам, указанным в выписках банка и платежных поручениях.

В результате анализа состояния учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в ОАО «РегламентСтрой» выявлены следующие недостатки:

1.      Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу предприятия. Кассиру не предоставляется охрана. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования.