Документооборот по движению денежных средств

Поступление денежных средств  на расчетные счета в основном происходит от зачисления выручки за проданную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги на сторону, а также внесения наличных денег из кассы, арендной платы и т.п.

С расчетного счета производятся следующие платежи: за полученные материальные ценности поставщикам, за выполненные работы, услуги подрядчикам, платежи по налогам за погашение задолженности по банковским кредитам (займам), на финансовые вложения, выдачу наличных денег в кассу для оплаты труда и на различные хозяйственные нужды и т.д.

Платежи с расчетных счетов производятся на основании распорядительных документов хозяйств и по платежным документам организаций-получателей. К распорядительным документам относятся: денежные чеки, платежные поручения и другие документы. По денежному чеку банк выдает с расчетного счета наличные деньги. По платежному поручению банк производит безналичные перечисления средств на счет другой организации. В платежном поручении указывают: наименование получателя и адрес его банка, сумму перечисленных средств, вид платежа. Все распорядительные документы выписывает организация (плательщик) и представляет их в учреждение банка. На основании этих документов в бухгалтерском учете отражаются погашение задолженности поставщику и списание денежных средств с расчетных счетов.

Платежные поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки, не считая день выписки документа, и принимаются банками к исполнению без ограничения суммы только при наличии средств на счете плательщика. Первый экземпляр должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации и иметь оттиск печати. Помарки и подчистки в платежных поручениях не допускаются.

Расчеты с помощью  платежных поручений осуществляются по договоренности сторон и по товарным операциям, которые могут быть срочными, досрочными и отсроченными.

Срочный платеж совершается  в следующих вариантах:

- авансовый платеж, т.е.  до отгрузки товара или предоставления (оказания) услуг;

- после отгрузки товара  или оказания услуг, т.е. путем  прямого акцепта товара или  выполненных услуг (работ);

- частичные платежи  при крупных сделках.

Досрочный и отсроченный  платежи могут иметь место  в рамках договорных отношений без  ущерба для финансового положения  сторон.

Поставщик, выписав платежные  требования-поручения вместе с транспортно-отгрузочными документами (три экземпляра), направляет их в банк покупателя. Банк покупателя, получив документы, передает плательщику платежные требования-поручения, оставляя транспортно-отгрузочные документы в картотеке №1 плательщика. Плательщик обязан возвратить в обслуживающий банк платежное требование-поручение в течение трех дней со дня поступления его в банк плательщика.

При согласии полностью  или частично произвести оплату руководитель и главный бухгалтер предприятия-плательщика  подписывают и ставят оттиск печати на всех экземплярах платежного требования-поручения и передают их в обслуживающий банк.

Об отказе полностью  или частично оплатить платежное  требование-поручение плательщик уведомляет обслуживающий его банк в течение  трех дней после получения документов.

Для контроля за движением денежных средств на счетах в банке и для отражения этих операций в бухгалтерском учете организации регулярно получают из банка выписки из расчетных счетов. В выписках указываются все суммы поступлений и платежей, дата и номер документов, прилагаемых к выписке, на основании которых были произведены записи.

Получив выписку банка, главный бухгалтер подбирает  к ней расчетно-платежные документы, записав карандашом напротив каждой суммы название организации, и указывает  корреспондирующий счет. Надо помнить, что записи по дебету в выписке означают списание денег, а записи по кредиту – поступление денег на счет. Это объясняется тем, что расчетные счета организации в учете банка являются пассивными счетами, на которых учитываются привлеченные средства.

 

Размещено

 

 

 

 

 

2.  Документооборот по движению денежных средств

 

Движение документов в организации должно происходить  в соответствии с разработанным  графиком документооборота, который  разрабатывается главным бухгалтером  организации и утверждается ее руководителем в его Приказе. При этом график документооборота может быть оформлен в виде схемы или же перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, а также сроки выполнения указанных работ, лица, ответственные за составление документов.

Документооборот по учету денежных средств в организации - это часть документооборота по всей организации. Подразделения (или же сотрудники) получают соответствующие выписки из этого графика и руководствуются ими при составлении документов.

В частности, в графике документооборота указывается наименование документа, а также количество экземпляров, в которых составляется документ, ответственный за его оформление, срок оформления.

Движение документа  происходит несколько стадий:

- стадию создания;

- проверки;

- обработки;

- сдачи в архив.

Организация может предусмотреть  также и иные стадии движения документа.

Документооборот также должен предусматривать  порядок хранения документов с учетом законодательных требований, а также  порядок передачи документов в архив, которые подлежат таковой.

Отдельными положениями документооборота следует прописать порядок списания (уничтожения) документов, по которым  истек соответствующий срок хранения, а также порядок учета и  восстановления, утерянных или испорченных  документов вследствие стихийных бедствий, пожара и иной чрезвычайной ситуации.

В отношении документооборота по учету  денежных средств нелишним будет  отдельно прописать те должности  в организации, которые имеют  доступ к наличным денежным средствам  организации.

Особенностью документооборота по учету денежных средств является то, что все документы, как правило, сосредотачиваются в руках главного бухгалтера и (или) старшего кассира.

Например, при осуществлении кассовых операций поступление наличных денежных средств в кассу организации должно сопровождаться оформлением приходного кассового ордера. В соответствии с законодательными требованиями приходный кассовый документ должен составляться в момент выдачи наличных денежных средств. Расходование денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером или иными документами, которые могут быть приравнены к расходным кассовым ордерам. Одновременно с выпиской первичных кассовых документов они подлежат отражению в книге учета приходных и расходных кассовых ордеров, а также в кассовой книге. Для учета выдачи и поступлений наличных денежных средств другим кассирам или раздатчику применяется форма КО-5. В соответствии с законодательными требованиями движение документов происходит в пределах одной операции, то есть по факту выдачи и (или) расходования наличных денежных средств.

Движение документов, относящихся  к операциям с использованием контрольно-кассовой техники, тесно  связано с движением документов по кассе, поскольку в конечном итоге, наличная выручка организации, полученная за день (смену) с использованием контрольно-кассовой техники, подлежит сдаче в кассу.

Если в организации предусмотрены  операционные кассы, то кассиры - операционисты  обязаны вести форму КМ-4. В  конце рабочего дня или смены  они предоставляют формы N КМ-4 и N КМ-6 старшему кассиру (при этом сдается и выручка, полученная по операционной кассе). На основании указанных сведений старший кассир заполняет форму N КМ-7, а наличная выручка подлежит «оприходованию» в кассу организации с соответствующим оформлением приходного кассового ордера.

В отношении расчетов с персоналом по оплате труда, а также по подотчетным  суммам также применяется свой порядок  документооборота. В частности, Приказом руководителя должны быть установлены  лица, которым выдаются наличные денежные средства организации, размер денежных средств, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы. Наличные денежные средства организации выдаются на основании расходного кассового ордера с надписью руководителя организации (если в приложенных документах к расходному кассовому ордеру не содержится разрешительной надписи руководителя организации). Помимо расходного кассового ордера основанием для выдачи подотчетных сумм может являться также заявление сотрудника организации на выдачу денежных средств. Однако при этом указанный документ должен иметь реквизиты расходного кассового ордера.

В соответствии с законодательными требованиями срок для предоставления работником авансового отчета устанавливается  в течение трех рабочих дней по истечении срока, на которых они  были выданы, или же со дня возвращения из командировки. При этом порядок рассмотрения и сроки утверждения авансового отчета сотрудника руководителем организации должны быть установлены графиком документооборота. Следует обратить внимание, что дата утверждения авансового отчета является очень важным моментом как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, поскольку именно на дату утверждения авансового отчета произведенные затраты признаются расходами организации. В данном случае особенно важным является то, чтобы авансовый отчет незамедлительно направлялся из бухгалтерии к руководителю организации.

В отношении расчетов по оплате труда  также существует один очень важный момент. Непосредственная выдача наличных денежных средств на руки сотрудникам  организации законодательно запрещена до тех пор, пока руководитель организации не поставит разрешительную подпись на платежной ведомости или же на расчетно-платежной ведомости. В рамках осуществления расчетов по оплате труда следует учесть, что платежные ведомости (расчетно-платежные ведомости) подлежат отражению в книге регистрации приходных и расходных кассовых документов только после того, как произведена выдача сумм заработной платы. Приходные и расходные кассовые ордера подлежат отражению в указанном регистре по факту оформления.

Документооборот в организации, а, в частности, документооборот по учету денежных средств подлежит изменению в течение периода  осуществления хозяйственной деятельности организации. Поэтому существенные изменения в график документооборота должны быть внесены приказами руководителя организации.

В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском  учете ответственность за график документооборота в организации несет ее главный бухгалтер.

В последнее время большая часть  хозяйствующих субъектов отказывается от ведения документооборота в бумажной форме, переходя на электронные формы документооборота. Такой переход позволяет сократить сроки поступления информации, а также снижает риск допущения ошибки при заполнении документа, поскольку программно-технические комплексы, как правило, уже содержат унифицированные формы документов, необходимые для оформления той или иной операции с учетом последних изменений законодательства. Использование электронного документооборота позволяет сократить количество документов, оформленных на бумажных носителях, а, следовательно, снижает риск их гибели вследствие пожара и иных факторов. Электронный документооборот позволяет повысить уровень защиты информации организации как от внешних, так и от внутренних пользователей информации.

Существенной проблемой в развитии электронного документооборота является, так называемая идентификация документа (его авторизация), возникают неточности в законодательстве в связи с  использованием электронной цифровой подписи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.  Зарубежный опыт по учету движения денежных средств

 

В немецкоязычных странах (Германия, Австрия, Швейцария) для учета  движения денежных средств широко используется так называемый «расчет потоков  капитала» (Kapitalflussrechnung), который обязателен к опубликованию в пояснительной записке к годовому отчету для капиталообществ (напр., открытых акционерных обществ).

Понятие Kapitalflussrechnung трактуется по-разному как в экономической  литературе, так и на практике. В  одних случаях его используют как общее (единое) понятие для различных расчетов движения денежных средств, в других - как специальный вид расчета фондов.

Исходным пунктом Kapitalflussrechnung является сводный баланс движения имущества  и капитала, который представляет собой изменение величины статей балансов на две отчетные даты и показывает источники и направления использования средств. Определяются следующие четыре основные изменения:

- рост величины статей актива (например, покупка основных средств);

- снижение величины статей актива (например, из кассы выплачена заработная плата);

- рост величины статей пассива (например, взятие кредита);

- снижение величины статей пассива (например, возврат кредита).