Облік та аналіз витрат підприємства й калькулювання собівартості продукції

Для бухгалтерського  обліку характерна певна циклічність  виконання облікових робіт. Кожен  місяць формується фінансовий результат  від виробничо-господарської і  фінансової діяльності підприємства, кожного кварталу складається проміжна бухгалтерська звітність, у кінці  року здається річна бухгалтерська  звітність. Разом з бухгалтерською звітністю щокварталу і в кінці  року формуються і здаються податкова  звітність, звіти до позабюджетних  фондів, статистична звітність і  інша галузева звітність. Форми будь-якої затвердженої звітності в комп'ютерному обліку відносяться до регламентованих  звітів.

Виявленню фінансового результату і складанню  звітності передує значна підготовча робота. Бухгалтерові доводиться виконувати ряд регламентних процедур, пов'язаних із закриттям місяця і звітного періоду. У системах комп'ютерного обліку ці процедури реалізуються з різною мірою автоматизації. Кожна програма передбачає використання певної технології закриття місяця, звітного періоду, слідувати  якій повинен бухгалтер. В ході цього  здійснюється ряд розрахунків з  формуванням необхідних проводок, виконується  остаточний розрахунок підсумків оборотів і сальдо по рахунках, і тільки після  цього формується баланс і інші звіти.

Розглянемо  коротко основні регламентні  процедури, які необхідно виконати перед визначенням фінансового  результату і складанням звітності.

До завершуючих регламентних процедур місяця відносяться [74, с. 53]:

1. Нарахування  амортизації основних засобів  і нематеріальних активів. 

2. Розрахунки  по віднесенню частки раніше  понесених витрат, майбутніх витрат  у витрати виробництва, неотриманих прибутків в прибутки звітного періоду.

3. Визначення  податків і зборів, віднесених  на витрати виробництва. 

4. Розподіл  накладних витрат між об'єктами  калькуляції і/або їх пряме  списання на реалізовану продукцію  (роботи, послуги).

5. Визначення  фактичної собівартості продукції,  робіт, послуг.

6. Виявлення  реалізаційного прибутку (збитку).

7. Розрахунки  прибутку (збитку) від операцій по  реалізації основних засобів  і інших активів. 

8. Виявлення  загального фінансового результату  діяльності підприємства.

Зміст відповідних  процедур регламентується діючою нормативною  базою, галузевими інструкціями і багато в чому залежить від облікової  політики, що декларується підприємством. Проте абсолютно очевидно, що в  кінці місяця доводиться виконувати великий об'єм досить складних процедур, пов'язаних з виявленням фінансового  результату діяльності підприємства.

У системах комп'ютерного обліку використовуються різні засоби автоматизації цих  процедур.

Наприклад, в системі «1 С: Бухгалтерія 8.1» дії з нарахування амортизації основних засобів і нематеріальних активів виконуються автоматично, шляхом проведення спеціалізованих документів. Виконання розрахунків по віднесенню частки раніше понесених витрат, майбутніх витрат у витрати виробництва, недотриманих прибутків в прибутки звітного періоду (2) і визначенню податків і зборів, віднесених на витрати виробництва (3) зазвичай робиться за допомогою апарату типових операцій [56, с. 318].

Для автоматичного  виконання процедур 4-8 використовується спеціалізований документ «Закриття місяця» (див. Додаток 5).

Перелік виконуваних документом функцій  представлений в діалоговому  вікні документу. Кожна з перерахованих  функцій може бути включена або вимкнена користувачем шляхом встановлення або  зняття прапорця конкретної процедури. Бухгалтер може виконувати послідовно процедуру за процедурою, контролюючи результати виконання кожної процедури. Але він може виконати усі процедури за один прийом з формуванням усього комплексу проводок.

Методологія, закладена в типову конфігурацію, орієнтована на складання зовнішньої бухгалтерської звітності, це перший крок роз'єднання фінансового і виробничого  обліку. В той же час слід зазначити, що інструментальні засоби, що надаються  системою, дозволяють перенастроювати  систему. Проте таке перенастроювання складне і зазвичай вимагає залучення програміста.

При завершенні кварталу перед складанням проміжної  звітності додатково виконуються  ще ряд розрахунків:

1. Розрахунок  сум податків і зборів, витрати  по сплаті яких відносять на  фінансовий результат підприємства (місцеві податки і збори).

2. Переоцінка  залишків майна і зобов'язань,  вартість яких виражена в іноземній  валюті.

3. Розрахунок  податку на прибуток.

4. Розрахунок  податків і зборів, витрати по  сплаті яких відносяться на  зменшення чистого прибутку.

Як і  процедури завершення місяця, вказані  дії виконуються в системах комп'ютерного обліку з різною мірою автоматизації. Зазвичай якнайповніше реалізуються тільки дії з переоцінки залишків майна  і зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті. В результаті проведення документу «Переоцінка валюти» автоматично формуються проводки по нарахуванню курсових різниць по усіх валютах і усіх рахунках, що вимагають переоцінки.

Після закінчення року перед складанням річної звітності  окрім вищеназваних виконуються  процедури [52, 186]:

1. Проведення  інвентаризації для документального  підтвердження наявності і стану  активів і зобов'язань організації  і введення в інформаційну  базу обліку необхідних проводок.

2. Реформація  балансу. 

Тільки  після виконання перерахованих  процедур, формування по них проводок і віддзеркалення їх в інформаційній  базі обліку, виконання перерахунку  підсумків оборотів і залишків по рахунках, субрахунках, об'єктам аналітичного обліку можна приступити до складання  проміжної або річної бухгалтерської звітності.

Розглянемо  формування регламентної звітності.

Складання зовнішньої регламентованої звітності  є завершальним етапом бухгалтерської роботи. Допомогти бухгалтерові правильно  підготувати усі форми звітності  для зовнішніх користувачів є  одним з основних призначень будь-якої комп'ютерної системи обліку. Тому сучасна система автоматизації  обліку повинна мати засоби обробки  накопиченої інформації і отримання  зведених даних не лише для представлення  їх у формі стандартних облікових  регістрів, але і для віддзеркалення їх у формах бухгалтерської і податкової звітності, звітах для позабюджетних  фондів, статистичної і іншої звітності.

Проте не усі системи забезпечують виконання  цієї функції в повному об'ємі. Розрізняють три групи систем автоматизації бухгалтерського  обліку:

1. Системи, які обмежуються тільки формуванням стандартних облікових регістрів. Такі системи не формують навіть балансу, надаючи робити це бухгалтерові по роздруках головної книги і оборотної відомості. Ці системи були характерні для ранньої стадії комп'ютерного обліку, але їх можна зустріти і зараз.
2. Системи, які забезпечують отримання тільки регламентованої бухгалтерської звітності, – бухгалтерського балансу (форма 1), звіту про прибутки і збитки (форма 2), звіту про зміни капіталу (форма 3), звіту про рух грошових коштів (форма 4), додатки до балансу (форма 5). Такі системи не створюють звітів для податкових органів, позабюджетних фондів, органів статистики та ін. Деякі з систем цієї групи формують тільки частину типових форм бухгалтерської звітності, як правило, бухгалтерський баланс і звіт про прибутки і збитки.
3. Системи, які забезпечують отримання регламентованої звітності: бухгалтерська, податкова, статистична, звітів для позабюджетних фондів. Такі системи дозволяють вести податковий облік у рамках бухгалтерського обліку. При необхідності вони дають можливість розширити склад регламентованої звітності галузевою і регіональною звітністю [21, с. 118].

Слід  зауважити, що формування регламентованої  звітності системами навіть третьої  групи зовсім не означає, що показники  будь-якої форми звітності повністю формуються і заповнюються автоматично  за даними бухгалтерського обліку. Часто дані бухгалтерського обліку не дозволяють правильно розрахувати  базу оподаткування, оскільки враховуються різні пільги і регулюючі суми, визначені нормативними документами. Іноді для отримання показників типових форм ведеться у рамках бухгалтерського  обліку. Наприклад, тільки роздільний облік реалізації продукції, оподатковуваної  різними ставками податків, дозволяє правильно сформувати декларацію по податку на прибуток.

Перед організацією комп'ютерного обліку бухгалтер повинен  вивчити їх і так побудувати свою систему обліку, щоб правильно  формувалися усі показники бухгалтерської і податкової звітності.

Бажано, щоб перед складанням звітності  комп'ютерна система могла виконати перевірку коректності даних, що беруть участь в складанні звітності. Наприклад, в системі «1 С:Бухгалтерія 8.1» цій меті служить регламентований звіт «Аналіз складання бухгалтерського обліку». Він включає чотири розділи:

1) Аналіз  робочого плану рахунків.

2) Аналіз  балансу рахунків.

3) Аналіз  бухгалтерських підсумків. 

4) Аналіз  бухгалтерських проводок.

Аналіз  робочого плану рахунків. У розділі  перевіряються: налаштування плану  рахунків відповідно до рекомендацій системи, тип рахунку по відношенню до балансу, структура аналітичного обліку на рахунках. При відхиленнях  видається повідомлення про помилку.

Аналіз  балансу рахунків. Перевіряються: бухгалтерські  підсумки на кінець звітного періоду; рахунки, що підлягають закриттю на кінець місяця або звітного періоду.

Аналіз  бухгалтерських підсумків. Перевіряються  залишки на рахунках відповідно до їх типу по відношенню до балансу, контролюються  кількісні залишки на рахунках і  у разі їх розбіжності з вартісними залишками видається повідомлення про помилку. Виявляються рахунки  з ознакою валютного обліку, по яких не перераховані залишки на кінець звітного періоду по курсу Центрального банку РФ.

Аналіз  бухгалтерських проводок. Перевіряється  наявність неприпустимих бухгалтерських проводок, які тягнуть неправильне  формування показників звітності.

Така  попередня перевірка дозволяє бухгалтерові виявити і виправити помилки  до складання бухгалтерської звітності  і податкових і інших звітів.

Щоб правильно  сформувати показники звітності  користувач повинен дотримуватися  тих рекомендацій по веденню комп'ютерного обліку, які пропонуються системою [56, с. 361]. Так, бухгалтер повинен уважно віднестися до організації аналітичного обліку на рахунках. Наприклад, якщо він не вестиме аналітики на рахунку прибутків і збитків, то система не зможе сформувати показники «Звіту про прибутки і збитки» (форма № 2). Багато обмежень накладає і податковий облік, який вимагає організації додаткового аналітичного обліку, або який не передбачений у рамках бухгалтерського обліку, або організація його теоретично можлива, але технологічно складна і недоцільна. Тому розрізняють три режими заповнення показників типових форм звітності в комп'ютерних системах обліку:

• ручний,
• автоматичний,
• автоматизований.

При заповненні показників типових форм звітності  вручну система формує тільки бланк  типової форми звіту і заповнює в ньому загальні реквізити: найменування організації і її основні реквізити, дані про керівника, бухгалтера і тому подібне. Значення показників форм звітності вводяться вручну на основі попереднього аналізу даних бухгалтерського і податкового обліку і відповідних розрахунків. Після заповнення граф форми з уведеними показниками звіт виводиться на друк. В цілому вказаний підхід характеризує низький рівень автоматизації складання звітності.

Автоматичний  режим заповнення показників звітності  передбачає, що усі або майже усі  показники форми звіту будуть розраховані і сформовані на основі аналізу даних про залишки  і обороти рахунків бухгалтерського  обліку, а також дані податкового  обліку. Проте цей спосіб застосовний  відносно обмеженого числа форм звітності. Він використовується тільки при  формуванні бухгалтерського балансу (форма 1). При формуванні звіту про  прибутки і збитки (форма 2) й інших  форм потрібно явно вказувати показники  перед складанням звіту або вводити  їх в звіт в процесі його заповнення.

Автоматизований режим дозволяє організувати ітераційну роботу бухгалтера в процесі формування звітності. Бухгалтер при складанні  звіту сам може вибрати режим  його формування; автоматичний або  автоматизований, коригування окремих  показників з автоматичним перерахунком залежних від них показників, він  може неодноразово коригувати показники  і зберігати проміжні результати. Мабуть, це найбільш перспективний  технологічний підхід до складання  регламентованої звітності.

Наприклад, в системі «1 C:Бухгалтерия 8.1» набір регламентованих звітів представляється у вигляді файлів «Зовнішні звіти» [56, с. 363]. Для кожного звітного періоду – кварталу – створюється окремий каталог. Типова конфігурація має режим перегляду списку регламентованих звітів і звернення до них (див. Додаток 6).