Облік та аналіз витрат підприємства й калькулювання собівартості продукції

Необхідність  контролю викликана тим, що документи  для аналізу поступають не одночасно, з помилками, дані одних звітів суперечать даним інших. При завантаженні документу в комплект його показники автоматично контролюються на відповідність заданим правилам і, якщо виявлені помилки, видається відповідна діагностика. Після внесення виправлень контроль може бути проведений повторно.

При завантаженні початкові документи автоматично  групуються по періодах, структурних  одиницях корпорації і інших параметрах. Потім програма може виконати необхідну  трансформацію початкових даних. Наприклад, може знадобитися приведення показників форм звітності до єдиного стандарту. Потреба в цьому виникає у  транснаціональних корпорацій, коли їх філії складають звітність  за різними національними стандартами. Правила перерахунку показників задаються користувачем один раз, а  потім застосовуються автоматично  при завантаженні даних. Окрім перетворення стандартів, програма дозволяє виключати  міжфіліальні обороти, а також по-різному індексувати дані для усунення інфляційних тенденцій на вимогу користувача залежно від цілей аналізу і складу початкової інформації.

На основі початкових даних, визначених комплектами  вхідних документів, програма «Фінансовий аналіз» розраховує вживані конкретною методикою аналізу показники і на їх основі формує необхідну звітність. Програма не прив'язана жорстко до якої-небудь конкретної методики фінансового аналізу. У ній найбільш відомі методики (В. Палія, В. Ковальова та ін.) певним чином формалізовані і відкриті для зміни користувачем. За бажання можна взагалі створити і застосовувати власну методику, заздалегідь описавши її засобами системи. Для цього треба скласти перелік підсумкових показників і ввести у базу даних системи формули, по яких вони розраховуються на підставі раніше встановленого складу початкових показників. Задавати такі формули не складніше, ніж при використанні Excel. У загальному випадку, можна одночасно проводити аналіз по декількох методиках з тим, щоб потім порівняти отримані результати [52, с. 237].

Може  бути заздалегідь заданий формалізований опис правил інтерпретації тих або  інших показників. У простому випадку  для цього досить вказати діапазони зміни конкретного показника і дати словесний опис – легенду – того, що саме означає попадання його значення в певний діапазон. На основі цієї інформації, аналізуючи розраховані показники, програма може автоматично видавати користувачеві відповідні повідомлення. Цей механізм рекомендується використовувати при проведенні експрес-аналізу, коли в першому наближенні можна задовольнитися переліком відносно простих правил інтерпретації найважливіших індикаторів фінансового стану.

Розраховані програмою показники можуть бути зведені в різні звіти. Склад  звітів і перелік показників, що включаються в них, не фіксований жорстко і може довільно настроюватися  користувачем. Зокрема, можливе налаштування, яке дозволяє включити в звіт не лише показники і коефіцієнти, але  і їх розшифровки, пропоновані методикою.

Структура звітів визначається так званими  шаблонами. Шаблон може використовуватися  для отримання конкретних екземплярів  звітів по підприємству в цілому, по окремо взятих центрах відповідальності або їх групах за довільні періоди, по яких є необхідна для виконання  розрахунку шуканих показників інформація. Після формування звіт можна проглянути на екрані, роздрукувати, вивантажити  у вигляді таблиці MS Excel або текстового файлу.

3.3. Автоматизація контролю фінансової  звітності 

Перевірка фінансової звітності є одним  із завдань внутрішнього і зовнішнього  аудиту. 

Останніми роками в аудиторській діяльності починають  застосовуватися нові інформаційні технології. Комп'ютер стає інструментом аудитора, що дозволяє йому не лише скоротити  час і засоби при проведенні аудиту, але і провести детальнішу перевірку  і скласти якісні аудиторські висновки з рекомендаціями по стратегії, напрямам і засобам поліпшення фінансово-господарського положення підприємства.

Автоматизація бухгалтерського обліку і інших  управлінських функцій підприємства, з одного боку, і автоматизація  аудиту, з іншого, міняють проведення аудиту на конкретному економічному об'єкті. Стали розрізняти аудит  поза комп'ютерним середовищем, тобто  на об'єкті з традиційною технологією  ручного ведення обліку, і аудит  в комп'ютерному середовищі – на об'єкті, де бухгалтерський облік виконується з використанням комп'ютерів. Сам аудит може також проводитися без використання комп'ютерів і з їх допомогою.

Існує ряд  міжнародних стандартів аудиту, присвячених  питанням його проведення в середовищі комп'ютерних інформаційних систем і оцінці при цьому аудиторських ризиків, а також вимогам до спеціальних  знань аудиторами комп'ютерних інформаційних  систем. У 1998 році у рамках Програми впровадження аудиторських стандартів введено Правило (стандарт) «Аудит в умовах комп'ютерної обробки даних», яке регламентує дії аудиторської організації при здійсненні аудиту в умовах комп'ютерної інформаційної системи, що функціонує в економічного суб'єкта, що перевіряється [49, с. 212].

Приступаючи до проведення аудиторської перевірки  на економічному об'єкті, аудиторові, передусім, слід ознайомитися з організаційною формою обробки даних і рівнем автоматизації управлінських завдань, у тому числі завдань бухгалтерського  обліку.

В ході перевірки  аудиторові слід вивчити і оцінити  систему документообігу економічного об'єкту, порядок формування, реєстрації, зберігання, обробки документів і  трансформації первинних документів в систему записів на бухгалтерських рахунках. Слід з'ясувати місця виникнення первинної інформації і міру автоматизації  її збору і реєстрації.

Аудиторові  слід упевнитися в забезпеченні збереження даних інформаційної бази, в простоті доступу до даних і обмеженні  несанкціонованого доступу до них. Інформаційна база має бути актуальною: поточна база обліку – безперервно поповнюватися новими записами про господарські операції, а умовно-постійна і довідкова інформація – відповідати умовам, що змінилися, і періодично оновлюватися.

Особлива  увага приділяється перевірці надійності засобів внутрішнього контролю в  середовищі комп'ютерної обробки  даних. Облікова політика, орієнтована  на АІС-БУ, повинна обов'язково передбачати  елементи внутрішнього контролю.

Аудитор повинен ретельно перевірити правильність алгоритмів розрахунків. Помилка, закладена  в алгоритм розрахунку і застосована  багаторазово до господарських операцій, що повторюються, може спотворити результат  господарської діяльності. 

Аудитор зобов'язаний також перевірити алгоритми  розрахунку показників форм звітності  і оцінити можливість їх коригування  при змінах в законодавстві. Необхідно  перевірити відповідність використовуваних форм звітності чинному законодавству.

Джерелами отримання аудиторських доказів  є дані, які зберігаються в АІС-БУ у файлах первинних документів, масивах  інформації про господарські операції. Аудиторові слід переконатися, що регістри обліку, підготовлені АІС-БУ, відповідають даним первинного обліку.

Використовуючи  комп'ютер, аудитор може створювати відомості і таблиці з результатами аналізу фінансово-економічної діяльності економічного суб'єкта.

Розглянемо  програмне забезпечення АІС-аудиту.

Аудитори  на різних стадіях аудиту і при  рішенні різних завдань все частіше  застосовують комп'ютер і відповідне програмне забезпечення. Нині програмне  забезпечення в аудиторській діяльності представлене двома основними групами:

1. пакетами програм загального і проблемно-орієнтованого призначення;
2. спеціальними інформаційними системами аудиту.

Пакети  програм загального і проблемно-орієнтованого  призначення. Ця група включає широкий  набір готових універсальних  програм, з якими повинен уміти  працювати аудитор. По функціональному  призначенню і застосуванню їх в  аудиті виділяють наступні підгрупи [54, с. 44]:

• текстові процесори;
• табличні процесори;
• правові бази даних і довідники;
• бухгалтерські програми і їх окремі модулі;
• спеціалізовані статистичні пакети загального призначення;
• програми фінансового аналізу і їх окремі модулі;
• програми електронного документообігу;
• програми автоматизації управлінських функцій.

Текстові  процесори використовуються на всіх стадіях аудиту, що вимагають створення  і якісного оформлення аудиторських документів. Вони застосовуються при  складанні аудиторських програм  і планів; договорів; різних довідок  і запитів; робочих документів аудиторської перевірки; підготовці аудиторського  висновку і рекомендацій керівництву  економічного суб'єкта та ін. Найчастіше аудиторськими фірмами використовуються: «Word» фірми «Microsoft» і «Лексикон».

Табличні  процесори, маючи потужні обчислювальні  можливості, засоби ділової графіки, обробки текстів і ведення  баз даних, отримали широке застосування при проведенні аудиторських перевірок. Вони використовуються:

• при складанні різних аналітичних таблиць;
• реалізації аналітичних процедур, передусім пов'язаних з оцінкою фактичних показників бухгалтерської звітності і аналізом фінансового положення економічного об'єкту;
• представленні отриманої інформації в графічному виді;
• складанні альтернативних балансів;
• при створенні різних робочих табличних документів, наприклад кошторисів, фінансової звітності тощо.

Вбудовані функції, у тому числі фінансові, статистичні функції, можливість рішення  завдань типу «що-якщо» зробили табличні процесори популярними серед аудиторів. Найбільше поширення отримали табличні процесори Excel і Lotus 1-2-3. Оскільки налаштування електронних таблиць для вирішення конкретних завдань аудиту досить складне, то отримала поширення практика продажу готових настройок і надання послуг в цій області.

Правові бази даних і довідники забезпечують інформаційно-консультаційне обслуговування аудиторів в процесі проведення перевірок, що дозволяє їм з достатньою упевненістю зробити висновок про  відповідність бухгалтерського  обліку економічного суб'єкта документам і вимогам нормативних актів, що регулюють порядок ведення  бухгалтерського обліку і складання  звітності в Україні. На сьогодні існує безліч правових баз даних  загального призначення, що мають різну  міру повноти і актуальності. Багато хто з клієнтів аудиторських фірм використовує у своїй практичній діяльності ті ж самі довідково-правові  бази. Це значно спрощує проведення аудиту, оскільки завжди є можливість звернутися до довідково-правової бази клієнта, особливо, якщо вона інтегрована  з програмою бухгалтерського  обліку і забезпечує контекстне звернення  до відповідної нормативної бази безпосередньо з бухгалтерської програми. В цьому випадку аудитор  отримує необхідне правове обгрунтування порядку віддзеркалення того або іншого факту господарської діяльності на рахунках бухгалтерського обліку, роз'яснення за розрахунком показника, що цікавить, звітності тощо.

Бухгалтерські програми і їх окремі модулі. З бухгалтерськими  програмами аудиторські фірми мають  справу як при проведенні перевірок, так і при наданні послуг. Аудиторська  фірма зобов'язана дати оцінку комп'ютерній  системі обліку у клієнта, у тому числі оцінити використовувану  ним програму, правильність застосування її тощо. При цьому аудиторові часто  доводиться працювати безпосередньо  в середовищі цієї програми на об'єкті, що перевіряється. З іншого боку, аудиторські  фірми використовують програми бухгалтерського  обліку для його ведення у рамках послуг, що робляться клієнтові, за договором. Бухгалтерські програми дозволяють виконати комплекс робіт, пов'язаних з аудиторськими перевірками  або відновленням обліку в гранично стислі терміни, провести аудит і  відновити облік за минулі роки, деякі з програм дозволяють моделювати різні варіанти віддзеркалення господарських ситуацій і отримання фінансових результатів.

Програми  електронного документообігу дозволяють накопичувати, зберігати, здійснювати  швидкий пошук і доступ до документів в електронних архівах, виконувати їх об'єднання, а також забезпечують групову роботу при створенні  документу. На вітчизняному ринку програмних продуктів отримали поширення системи  «1C:Електронний документообіг», DOCS Open, «Ескадр». Є приклади позитивного застосування таких систем в управлінні аудиторської фірми. Наприклад, система DOCS Open, розроблена компанією PC DOCS Inc., використовується аудиторською фірмою «Ернст енд Янг» [55, с. 97]. Часто аудиторським фірмам в ході перевірки доводиться стикатися з такими системами і у клієнтів. Тоді вони дають оцінку правильності її застосування. Крім того, якщо система електронного документообігу функціонує у клієнта, то це спрощує і прискорює проведення аудиту на об'єкті із-за швидкого доступу і отримання потрібних документів.

Спеціалізовані  статистичні пакети загального призначення  використовуються аудиторами при проведенні досить складних розрахунків. Вони реалізують набір різних статистичних методів, дозволяють виконувати обмін з найбільш поширеними СУБД, мають можливість графічного представлення даних, зручний  для користувача інтерфейс. Нині найбільш популярні з них Mathematics, Statistics, Quick, Statgraphics.

Програми  фінансового аналізу і їх окремі модулі. Для реалізації процедур аналізу  фінансово-господарської діяльності економічних суб'єктів разом з  табличними процесорами аудиторськими  фірмами використовуються спеціальні програми фінансового аналізу. Ці програми з'явилися на вітчизняному ринку  майже одночасно із становленням аудиту, їх досить багато. Орієнтовані  вони на аналіз фінансового положення  підприємства, вироблення стратегічних і тактичних рішень управління підприємством. Аудиторські фірми застосовують у своїй роботі програми кожного  з цих класів.