Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО "Ишигазсантехмонт"

       Положительное влияние на прибыль предприятия ООО «Ишимгазсантехмонтаж» оказало значительное снижение себестоимости продукции (работ, услуг). Которая снизилась по сравнению с 2002г. на 294 тыс. руб. и составила в 2003г. 72 тыс.руб.  Так же положительное влияние оказали снижение внереализационных расходов на 6 тыс.руб. Хоть и положительных влияний больше чем, отрицательных предприятие в 2003 году сработало с убытком 3 тыс.руб., хотя в 2002 была получена прибыль в сумме 29 тыс.руб.

       Таким образом, не смотря на то, что эти  показатели усреднены, сравнение их вполне уместно. Оно позволяет оценить финансовое состояние рассматриваемого предприятия ООО «Ишимгазсантехмонтаж» на 01.01.2004г., как совершенно неудовлетворительное. Внешним инвесторам следует  воздержаться от налаживания с ним деловых контактов: почти все его имущество сформировано за счет кредиторской задолженности, данное предприятие находится на грани банкротства при отсутствии перспективы финансовой стабилизации. Данное предприятие ООО «Ишимгазсантехмонтаж» относится к четвертому типу финансовой устойчивости, т.е. к предприятиям, имеющим кризисное финансовое положение. 

2.3. Организация бухгалтерского  учета и контроля  на предприятии  ООО «Ишимгазсантехмонтаж»

        

       Ответственность и контроль за организацию бухгалтерского учета на предприятии ООО «Ишимгазсантехмонтаж» несет руководитель.

       Бухгалтерия предприятия состоит из двух человек:

• главный бухгалтер;
• кассир.

       Рабочий день  в бухгалтерии начинается в 8 ч. 00 мин., перерыв на обед 12 ч. 00 мин. до 13 ч. 00 мин., заканчивается рабочий день в 17ч.00мин.

       Руководитель  ООО «Ишимгазсантехмонтаж» несет  ответственность за организацию  бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации.

       Главный бухгалтер подчиняется непосредственно  руководителю ООО «Ишимгазсантехмонтаж», несет ответственность за ведение  бухгалтерского учета, а также своевременное  представление полной и достоверной  бухгалтерской отчетности.

       На  предприятии ООО «Ишимгазсантехмонтаж»  бухгалтерский учет ведется в  ручную.

       Только  для учета операций по расчетному счету используется автоматизированная информационная программа «Клиент-банк».

       На  предприятии ООО «Ишимгазсантехмонтаж»  используется журнально – ордерная форма учета.

       Записи  в журналы – ордера  производятся с первичных документов, а по некоторым  счетам со вспомогательных, которые  служат для накапливания и группировки  данных первичных документов.

       Хозяйственные операции записываются в журналы – ордера по мере по мере их совершения и оформления документами.

       Проверенные месячные итоги журналов – ордеров  записывают в главную книгу.

       Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются главным бухгалтером  по данным Главной книги, журналов –  ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.

       В ООО «Ишимгазсантехмонтаж» для  оформления всех происходящих операций применяют единые, унифицированные  формы первичных документов. В  состав форм первичного учета входят: документы по учету основных средств, по учету труда и его оплаты, по материальному учету, по учету денежных средств и расчетных операций. Кроме того, ведутся различные специализированные формы документов.

       Для четкой регламентации движения документов на предприятии составляется график документооборота, где указывается: наименование и номер каждой формы документа, его назначение, в какие сроки, в каком количестве и кем составляется. График документооборота составляется главным бухгалтером, и после утверждения руководителем ООО «Ишимгазсантехмонтаж» становится обязательным для исполнения.

         
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис.5  Схема документооборота ООО «Ишимгазсантехмонтаж».

       Налоговую отчетность предприятие в лице главного бухгалтера сдает в Межрайонную  ИМНС России № 12.

 

Глава 3. Организация  учета расчетов с  подотчетными лицами на предприятии ООО «Ишимгазсантехмонтаж» 

3.1. Задачи учета расчетов  с подотчетными  лицами 

       Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств;
2. контроль за использованием денег строго по целям;
3. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
4. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
5. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно- операционные цели.

 

3.2. Документальное оформление  и учет расчетов  с подотчетными  лицами 

       Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

       Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на следующие виды расходов административно-хозяйственные, на расходы по закупку запасных частей, на командировки, на проезд оплачиваемого льготного отпуска ( для работающих в районах крайнего Севера и приравненных к ним), а также различных работ и услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

       Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета директоров ЦБР 22.09.93 № 40, определяются руководителем предприятия и оформляются приказом.

       Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы предприятия. При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком  кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

       Кассир  выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя (приложение 1) или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РФ и лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы  или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

       Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.

       Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

       На  основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку, или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером (приложение 4) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

       В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

       При составлении сметы учитываются  действующие нормы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных и наладочных строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом, за постоянную работу  в пути, а также нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов.

       Аналогично  оформляется выдача средств работникам на хозяйственные нужды – например, закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен.

       После проведения хозяйственно – операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет (приложение 5), который в течении  5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру ( приложение 6), перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

       В случае не предоставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке.

       Согласно  Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной  деятельности предприятий для обобщения  информации о расчётах с работниками  предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица .

       Подотчетные суммы для контроля  за их расходованием  учитываются  в резрезе каждого  работника предприятия в ведомости  и журнале–ордере № 7.(приложение 7).

       Журнал- ордер – комбинированный регистр  бухгалтерского учета, который сочетает синтетический и аналитический  учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме  отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производятся в этой строке.

       Основанием  для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные  кассовые ордера– при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет  – при списании израсходованных сумм.

       В учёте выдача наличных денежных средств  под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту (Приложение5) отражаются проводкой :

       Дебет 71 Кредит 50 на выданную сумму 12500руб.

       соответственно  при получении работником наличных денег из кассы предприятия.

       При возвращении в кассу предприятия  остатка неиспользованных сумм авансов  отражается проводкой:

       Дебет 50 Кредит 71на сумму 700 рублей

       Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные и командировочные расходы.