Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО "Ишигазсантехмонт"

       Перейдём  к освещению бухгалтерского учёта  расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные  расходы.

       Сотрудники  организации, уполномоченные производить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

       В соответствии с пунктом 2 «Порядка ведения  кассовых операций в РФ», утвержденным письмом Центрального банка РФ (в редакции последующих изменений и дополнений) [9], расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

       При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Указом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделки» [10]. Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 21 ноября 2001 года между юридическими лицами в сумме шестьдесят тысяч рублей.

       Это ограничение установлено для одной сделки, поэтому по конкретной сделке можно оплатить наличными шестьдесят тысяч рублей и не более.

       Указанные выше нормативные ограничения обязательны  для исполнения всеми юридическими лицами, а за их несоблюдение в соответствии с пунктом 9 Указа Президента РФ «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» предусмотрены штрафные санкции (в двукратном размере суммы произведённого без учёта нормативных ограничений платежа).

       При этом на руководителей предприятий-нарушителей  налагается административный штраф в пятидесятикратном размере установленной законодательством России минимальной месячной оплаты труда (по состоянию на 2001 год она составляет 100 рублей).

       Налагает  взыскания Государственная налоговая  Инспекция Министерства по налогам и сборам.

       Меры  финансовой ответственности за осуществление  расчётов наличными деньгами сверх  установленных предельных сумм применяются  в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.[23] 

3.3. Документальное оформление  покупок за наличный  расчёт 

       При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).[11]

       Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с пунктом 4 Постановления Правительства РФ [11] должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН);
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

       Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

       Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» [1] должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

       Согласно  Налогового кодекса РФ главы 21 [5] суммы  НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

       В бухгалтерском учёте организации -покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками (Приложение  5):

       Дебет 10 Кредит 71 10000 руб. на сумму оприходованных материалов;

Дебет 26 Кредит 71 300 рублей на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов (Приложение 5).

       Все подотчётные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов (Приложение 5).

       Документальное  оформление покупок за наличный расчет у юридических лиц согласно Инструкции Государственной налоговой службы «О порядке исчисления и уплаты НДС» при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт (только в пределах установленных лимитов) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, НДС отражается по дебету счёта 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям» и исчисление его производится в общеустановленном порядке.

       Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

       1. Заключение договоров между юридическими  лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.

       2. Внесение наличных денег по  заключённому договору в кассу  организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций [9] заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

       Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым  договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

       3. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру, выписанный по форме, установленной постановлением Правительства РФ «О внесении изменений в Порядок ведения журналов учета  счетов-фактур при расчетах по НДС».

       Такой порядок действует, начиная с  первого января 2000 года.

       Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации..

       Постановлением  Правительства РФ от 19. января 2000 года № 46 «О внесении изменений в Порядок ведения журналов учета  счетов-фактур при расчетах по НДС».  Эти изменения позволяют подписывать выдаваемые счета-фактуры не только руководителю организации, но и другим уполномоченным на то руководством лицам. Счёт-фактура, оформленный надлежащим образом, является основанием для зачёта (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом.

       При получении накладной на отпуск материальных ценностей (или акта сдачи-приёмки  выполненных работ, услуг) и счёта-фактуры  в бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи: 

Дебет 10 Кредит 71 на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС. 

       Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных  документах, фиксируются по счёту 19, субсчетам «НДС по приобретённым материальным ресурсам», «НДС по приобретённым нематериальным активам», «НДС по приобретённым услугам»: 

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе 

3.4. Особенности учета  приобретения ГСМ  за наличный расчет 

       При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию.

       Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана  использования автомобиля.

       Водителям предприятия ООО «Ищимгазсантехмонтаж»  раз в десять дней выдаются денежные средства на приобретение ГСМ за наличный расчет. После этого они должны предоставить авансовый отчет (Приложение  9) с кассовыми чеками, подтверждающими приобретение ГСМ, только после этого они могут получить новую сумму на приобретение ГСМ.

       При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.

       Очень часто на практике на небольших предприятиях сотрудники, эксплуатирующие автотранспортные средства, не требуют или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная операция сопровождается составлением  внутреннего акта.

       Составление внутренних актов для списания в  том случае, когда водитель не получил  при заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для включения этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг), не допускается.

       Если  такие расходы все-таки произведены, необходимо:

• произвести их за счет чистой прибыли предприятия;
• удержать с получивших деньги сотрудников налог на доходы;
• начислить Единый социальный налог ( ЕСН) 35,6% .

       При отражении в учете расходов на  оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты ГСМ. В соответствии с  пунктом 19 Инструкции ГНС РФ от 11 октября 1995 года N 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» при определении сумм налога на добавленную стоимость, подлежащих взносу в бюджет по горюче-смазочным материалам, приобретенным за наличный расчет через АЗС, к зачету принимаются суммы налога в размере 13,79% от стоимости этих материалов.