Организация и учет расчетов с покупателями и заказчиками

    - возможность печати первичных  документов при вводе проводок.

    Все проводки заносятся в журнал операций, который позволяет рассмотреть существующие операции в виде общего списка. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

    Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

    1. план счетов;

    2. список видов объектов аналитического  учета;

    3. списки объектов аналитического  учета (субконто);

    4. констант и т.д.

    Можно выделить общее понятие «1С: Предприятие 7.7» и понятия, относящиеся исключительно к бухгалтерскому учету. К общим понятиям относят: константы, справочники, документы, журналы, отчеты.

    Константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией. В основном это наиболее общая  информация об организации, в которой  ведется учет: «Наименование предприятия», «ФИО руководителя предприятия», «ФИО главного бухгалтера», «банковские реквизиты предприятия» и т. д.

    Справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. В процессе формирования платежных документов используются справочники «Основание», «Договоры», «Код платежа», «Страны», «Ставки НДС», «Поступление и оплата ТМЦ», «Отгрузка и оплата продукции». В справочнике по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» данные детализируются по конкретным организациям (Субконто 1 – Контрагенты) и видам операций (Субконто 2 – Поступление и оплата ТМЦ).

    Основным  справочником подсистемы является иерархический  справочник «Контрагенты». В окне ввода и редактирования сведений пользователь выбирает из списка вид контрагента: «Организация», «Индивидуальный предприниматель», «Частное лицо», «Сотрудник». От его выбора зависит форма диалога. Для контрагента «Организация» система предложит ввести соответствующие банковские реквизиты, юридический и почтовый адрес.

    Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления данными по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в программе будут использоваться документы. Набор документов в «1С: Предприятие»  совпадает с набором реальных первичных документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, чек, договор перевода долга. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и содержит все реквизиты первичного документа, часть из которых заполняется из справочников, а часть – путем ввода при его выписке.

    Кроме того, каждый документ имеет печатную форму, которая представ-ляет собой  его «бумажный эквивалент». Важным свойством документа является его возможность автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Такая операция будет принадлежать документу. 

    В большинстве систем автоматизации  бухгалтерского учета пользователи обязаны четко отслеживать хронологический  порядок оформления расчетных документов. В рассматриваемой настройке  системы «1С: Предприятие 7.7» поступление денежных средств и отгрузка товарно-материальных ценностей могут быть проведены в любое время независимо от реального порядка совершения хозяйственных операций. Это предоставляет бухгалтерам, отвечающим за различные участки учета, уникальную возможность работать в сети независимо друг от друга. Это обеспечивается благодаря раздельному учету на различных субсчетах счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» задолженности по расчетам и реального движения денежных средств. Стыковка сумм поставок с суммами оплат осуществляется документом «Закрытие контрагентов». На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

    В справочнике «Контрагенты» можно  выполнить ряд действий: сформировать акт сверки взаимных расчетов за любой период; проконтролировать поступление от поставщиков и оплату ТМЦ; проконтролировать отгрузку и оплату ТМЦ покупателями; распечатать справочник контрагентов. Пользователь может сформировать следующие виды документов: платежное поручение, платежное требование, реестр платежных требований, списание с расчетного счета, поступление с расчетного счета, объявление на взнос наличными и т.д.

    По  счету 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками» в условиях автоматизации в КСУП «Лукское» используют несколько субсчетов, которые обеспечивают возможность получения необходимых данных в разрезе следующих субсчетов:

62-1 «Расчеты  по государственным закупкам»;

62-2 «Расчеты  плановыми платежами»;

62-3 «Расчеты  с прочими покупателями и заказчиками»;

62-4 «Векселя  полученные»;

62-5 «Авансы  полученные».

    Справочник  наименований покупателей и заказчиков в КСУП «Лукское» будет представлен  в виде одноуровневого справочника, то есть будет использоваться только по счету 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» по каждому покупателю и заказчику. Это будет позволять получать информацию, как в общем по всем покупателям и заказчикам, так и в разрезе каждой организации.

    Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления данными по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в программе будут использоваться документы.

        Набор документов в «1С: Предприятие»  совпадает с набором реальных  первичных документов, используемых  в организации, которые требуется  вводить в информационную базу: товарно-транспортная накладная; лимитно-заборные карты; требования-накладные и др. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и содержит все реквизиты первичного документа, часть из которых заполняется из константы и справочников, а часть – путем ввода при его выписке. Например: выписывая требование-накладную на отпуск сельскохозяйственной продукции, данные об отправителе заполняются автоматически из константы; данные о получателе, наименовании продукции; лиц, разрешивших и отпустивших материалы, выбираются из справочников «места хранения», «МОЛ», «материалы», «поставщики», сведения о транспорте, месте погрузки и разгрузки материалов, виде продукции,  количестве, цене и т.д. заполняется путем ввода.

    Аналитический учет по счету 62 должен обеспечить формирование информации о состоянии расчетов с каждым покупателем и заказчиком.

      Аналитический учет ведется по  объектам аналитического учета  (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Термин «субконто» введен для обозначения набора значений, используемых для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах организации, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом субконто похожи на субсчета – они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета по определенному признаку. Вывод информации можно организовать таким образом, что внутри счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», информация будет выдаваться по субконто, т.е. по наименованиям покупателей и заказчиков (контрагентам), а по другому – так, чтобы информация собиралась по одному котрагенту, но со всех счетов, на которых ведется аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками. В качестве субконто к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» выступают контрагенты – покупатели и заказчики.

    Механизм  типовых операций предоставляет  пользователю возможность автоматизировать ввод часто повторяющихся операций. Для этого пользователь вводит шаблон типовой организации, в котором задает сценарий проводок. При вводе операций, с использованием типовой операции, данные автоматически заполняются на основании шаблона типовой операции. При необходимости запрашивают недостающие значения операции.

    Затем в процессе ввода операций система  проверяет проводки операции, используя список корректных проводок. Некорректные проводки программа не даст ввести.

    Положительным моментом в системе «1С: Предприятие 7.7» является и тот факт, что  в программу можно ввести запреты. Главный бухгалтер через конфигуратор на своем компьютере может:

    - ограничит доступ счетных работников  и пользователей, работающих в  сети в некоторые журналы;

    - ограничить изменение справочников, дав это право одному из  учетных работников (ввести новое  значение в справочник может  каждый, изменить только тот, кому разрешено);

    - после сдачи налогов поставить  дату запрета редактирования  документа (документы можно только  просмотреть), с целью недопущения  изменения данных;

    - по номеру операции определить, на каком компьютере и кем  из Пользователей была сделана та, или иная запись. Система 1С: Предприятие 7.7» позволяет своевременно получать полную и точную информацию о покупателях и заказчиках, а также контролировать их учет, что благоприятно скажется на развитии организации.

    По  платежным поручениям, реестрам записи по счетам не формируются автоматически, так как требуется подтверждение прохождения денег по расчетному счету. Только на основании полученной в банке выписки для расходных операций пользователь оформляет документ «Списание с расчетного счета». Записи в него можно вводить вручную, оформляя списание на основании платежных требований, мемориальных ордеров и т.д. При сохранении документа система выставляет запрос и автоматически формирует корреспонденции по отражению в бухгалтерском учете фактов оплаты.

    Для просмотра документов в «1С: Предприятие 7.7» предусмотрены Журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или всех документов сразу. Для просмотра документов, относящихся к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», используется  журнал «Расчеты с контрагентами» – в нем регистрируются и обрабатываются такие виды документов, как «Перевод долга», «Закрытие контрагентов», «Вал. закрытие контрагентов». Имеется также Журнал проводок, который позволяет рассмотреть существующие проводки операций в виде общего списка. Программа позволяет в журнале задать интервал отбора документов или операций, за какой либо срок (день, неделю, месяц, квартал, год).

    Отчеты  применяются для получения различной  информации, содержащие итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям.

    В пункте меню «Отчеты» формируются выходные документы. В конце отчетного периода бухгалтер формирует и выводит на печать различные итоговые документы:

• карточку счета (приложение 21). Карточка счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» содержит хозяйственные операции, относящиеся к данному счету, в ней отражаются дата совершения операции, название документа и операции, корреспонденция счетов по данной хозяйственной операции, текущее сальдо. Карточка счета 62. за октябрь 2007 год: остаток на 01.10.2007 г. по кредиту счета составил 60 584 324 рубля. Обороты: по дебету – 22 700 298 рублей, по кредиту – 42 461 200 рублей. Остаток на 31.10.2007 года по кредите счета 62 составил 80 345 226 рублей.
• анализ счета по субконто. Например, в приложении 22 анализа счета 62.1 по субконто за октябрь 2007 года  сальдо на начало отчетного периода по дебету счета 62 составило 60 584 324 рубля, обороты за период составили: с кредита счетов – 22 700 298 рублей, в дебет счетов – 42 461 200 руб. Конечное сальдо на конец месяца КСУП «Лукское» с данным покупателем отражено по дебету в сумме 80 345 226 рублей.  
• журнал-ордер по субконто (приложение 23). Журнал-ордер содержит следующие реквизиты: начальные и конечные остатки, обороты за период. Так журнал-ордер по субконто содержит следующую информацию: начальный остаток по кредиту счета – в сумме 60 584 324 рубля, обороты с разбивкой по счетам, а именно, по кредиту счетов: 90 «Реализация» – 22 700 298 рублей и дебету счетов 51 «Расчетный счет» - 39 933 200 рублей, 55 «Специальные счета в банке» - 2 528 000 рублей. Отражены обороты по дебету – в сумме 22 700 298 рублей и кредиту – в сумме 42 461 200 рублей. Конечный остаток выведен по кредиту счета – 80 345 226 рублей.

    В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, также данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Кроме того, программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

    Из  всего выше сказанного можно сделать  вывод, что применение системы «1С: Предприятие 7.7» в учетной работе дает возможность повысить производительность труда учетных работников, обеспечит оперативность получения данных.