Організація і методика обліку МШП та будівельних матеріалів (на матеріалах ПП «Промбудмонтаж»)

2.2. Документальне оформлення  обліку МШП та  будівельних матеріалів  на підприємстві.

     Відображення  господарських операцій в бухгалтерському  обліку відбувається на підставі первинних документів, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

     Первинні  документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення, та повинні містити наступні обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату і місце складання;
• найменування підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис чи інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні господарської операції.

     Операції, пов'язані з надходженням, переміщенням та відпуском будівельних матеріалів, оформляються супровідними документами, форми яких затверджені наказом Мінстату № 193. Основними документами про надходження матеріалів є: товарно-транспортні накладні, прибуткові ордери, акти приймання, накладні тощо. Для виробничої діяльності будівельної організації матеріали можуть бути отримані: від постачальників (сторонніх організацій) на підставі договорів, від підзвітних осіб, від замовників, шляхом виготовлення у власних допоміжних виробництвах, від розбирання і демонтажу об'єктів.

     Матеріально відповідальна особа (завскладом, комірник) приймає матеріали після зважування, підрахунку, замірювання й порівняння фактично прийнятої кількості з даними, зазначеними в супровідних та платіжних документах. Прийняту кількість матеріалів завідуючий складом оформляє «Накладною» (внутрішньогосподарського призначення) (ф. № 87) [Додаток В] або «Прибутковим ордером» (ф. М-4). Складати накладну можна у двох примірниках, перший з яких залишається на складі й використовується для ведення складського обліку, а другий з підписом завідуючого складом, що підтверджує одержання цінностей разом із документами постачальника експедитор здає у бухгалтерію, звітуючи тим самим про використання виданої довіреності. За невідповідності матеріалів, що надійшли, їх асортименту, якості або кількості, зазначеним у документах постачальника, складають «Акт про приймання матеріалів» (ф. М-7) або комерційний акт.

     Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника  автомобільним транспортом, прибуткуються  на склад на підставі товарно-транспортної накладної (ТТН), отриманої від відправника вантажу. У тому разі, якщо матеріальні цінності надходять в одній одиниці виміру, а витрачаються в іншій, то оприбуткування, збереження та відпуск відображаються в документах одночасно в двох одиницях зміни. Наприклад, листова сталь надходить по вазі, а витрачатися може по квадратних метрах: у такому випадку вона відображається і по вазі, і по площі.

     На  склад також можуть надходити  матеріали з допоміжних виробництв - це продукція власного виготовлення. Оприбуткування таких матеріалів здійснюється на підставі накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) за формою М-11. Під відпуском сировини, матеріалів, деталей, конструкцій, палива у виробництво в будівництві прийнято розуміти їх відпуск безпосередньо для виконання будівельно-монтажних робіт. Відпуск таких цінностей на будівельні майданчики варто розглядати ще не як відпуск у виробництво, а як переміщення матеріальних цінностей від однієї підзвітної особи до іншої. Аналогічно здійснюється відпуск матеріальних цінностей на ремонти і господарські потреби. Відпуск матеріалів у виробництво, як правило, повинен здійснюватися на підставі попередньо встановлених лімітів.

     Форма № М-28 для відпуску матеріалів на будівельні об'єкти ведеться протягом усього періоду будівництва і  знаходиться у виконавця робіт. Одночасно складається щомісячна  лімітно-забірна картка за формою № М-28а, що знаходиться на складі. При відпуску матеріалів зі складу комірник розписується в лімітно-забірній картці форми № М-28 [Додаток Г], а одержувач - у лімітно-забірній картці за формою № М-28а. Наприкінці місяця виконавець робіт з результатів інвентаризації заповнює графу 14 форми № М-28. Фактична витрата матеріалів за місяць визначається шляхом підрахунку по кожному рядку (за винятком повернення і залишку на об'єкті на кінець місяця). Оформлені лімітно-забірні картки разом з первинними документами додаються до матеріального звіту і здаються комірником та виконавцем робіт до бухгалтерії. У бухгалтерії відповідно до звіту складу перевіряється правильність списання матеріалів на виробництво по кожному об'єкту та дільниці в цілому і одночасно визначаються дані про витрату матеріалів у лімітно-забірній картці за формою № М-28 з початку будівництва кожного об'єкта. Лімітно-забірні картки по незакінчених (перехідних на наступний місяць) об'єктах повертаються виконавцеві робіт.

     У будiвництвi для визначення цiни на будiвельну продукцiю складається кошторисна документацiя, на пiдставi якої здiйснюється розрахунок кошторисної вартостi будiвництва. Якщо в технiчнiй документацiї вказується весь комплекс виконуваних робiт, то в кошториснiй документацiї враховуються всi витрати, якi необхiдно понести, щоб цi роботи виконати.

     Склад кошторисної документацiї залежить вiд стадiї розробки проектної  документацiї та технiчної складностi об'єкта. Головним документом, що відбиває хід виробництва від початку  виконаних робіт до їх закінчення (від початку до закінчення виконання будівельного контракту), є Журнал обліку виконаних робіт (ф.№ КБ-6), відповідальність за ведення якого підрядником покладається на посадову особу. Замовник здійснює контроль і технічний нагляд за обсягом і вартістю виконаних робіт. Журнал обліку виконаних робіт є накопичувальною відомістю, у якій записується виконаний підрядником і прийнятий замовником обсяг виконаних робіт впродовж місяця. Обсяг виконаних робіт упродовж місяця визначається шляхом інвентаризації (виміру) кількості виконаних робіт і розрахунку вартості на підставі кошторисних нормативів або індивідуальних кошторисних норм на кожний конструктивний елемент або вид робіт. Журнал виконаних робіт ведеться начальником ділянки (виконавця робіт).

     Акт приймання виконаних підрядних робіт (ф. № КБ-2в) [Додаток Д] складається для визначення вартості виконаних обсягів підрядних робіт і проведення розрахунків за виконані роботи на будівництві на підставі Журналу обліку виконаних робіт у двох примірниках і рекомендується субпідрядником − генпідряднику, генпідрядником − замовнику (забудовнику).

     Виконання обсягу робіт може бути оформлене  Довідкою про вартість виконаних робіт і витрат (ф. № КБ-3).(Додаток Е) Якщо ж підприємством виконувалися будівельні і монтажні роботи, роботи з капітального і поточного ремонту будинків і споруджень, інші підрядні роботи з притягненням бюджетних коштів або коштів підприємств, установ і організацій державної форми власності, то акт приймання виконаних робіт з форми № КБ-2в складається в обов’язковому порядку.

     Довідка про вартість виконаних робіт  і витрат є підставою для обліку розрахунків між замовником та підрядником  за виконані роботи. Довідка укладається  на усі види будівельних і монтажних  робіт, робіт із капітального і поточного  ремонту будинків і споруд, інші підрядні роботи, незалежно від форми власності цього підприємства і джерела фінансування цих робіт. Довідку вважають як самостійним розрахунковим документом, так і в поєднанні з Актом ф. № КБ-2в.

     Довідка укладається в двох примірниках і рекомендується субпідрядником − генпідряднику, генпідрядником − забудовнику. За вимогою банку, що фінансує будівництво, укладається третій примірник і надсилається на його адресу.

     Для визначення обсягу незавершеного будівельного виробництва щомісяця проводиться інвентаризація всіх робіт, виконаних будівельними підприємствами і не готових до здачі замовнику. Дані інвентаризації фіксуються в акті форми № КБ-7, у якому вказується обсяг і вартість незакінчених конструктивних елементів і видів робіт.

     Акт затверджується головним інженером  будівельного підприємства. Складається  в двох примірниках, один з яких передається  в бухгалтерію, другий залишається  на будівельній ділянці.

     Документальне оформлення надходження на склад, обліку та видачі МШП в експлуатацію здійснюється з використанням первинних документів, затверджених наказом Мінстату № 145. Порядок документального оформлення надходження на склад та відпуску МШП у виробництво аналогічний викладеному вище порядку складського обліку інших товарно-матеріальних цінностей. На МШП, що надійшли, відкривається картка складського обліку (ф. № М-17).

     Придбані  МШП оприбутковують на підставі рахунків-фактур постачальників, інших супровідних і платіжних документів (товарно-транспортні накладні специфікації, сертифікати, посвідчення на якість, податкові накладні, товарні чек чеки ЕККА, акти закупки). На оприбуткування МШП власного виробництва складають накладні (внутрішньогосподарського призначення), акти, наряди.

     Для аналітичного обліку МШП використовують первинні документи, форми яких затверджено наказам Міністерства статистики України від 22.05.96р. № 145, а саме:

• форма №МШ-1 "Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристосувань)" [Додаток Є];
• форма № МШ-2 "Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів" [Додаток Ж];
• форма № МШ-3 "Замовлення на ремонт чи заточення інструментів (пристосувань)" [Додаток З];
• форма № МШ-4 "Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів"[Додаток И];
• форма № МШ-5 "Акт на списання інструментів і обмін їх на придатні"[Додаток І];
• форма № МШ-6 "Особиста картка обліку спецодягу, спеціального взуття і основних засобів пристосувань"[Додаток К];
• форма № МШ-7 "Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття і запобіжних пристосувань"[Додаток Л];
• форма № МШ-8 "Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів"[Додаток М]. [3]

     А від 21.06.1996 р. №193 Міністерством статистики України були затверджені ще декілька форм первинних документів, такі як:

• форма № М – 4 «Прибутковий ордер»;
• форма № М – 8 «Лімітно – забірна картка»;
• форма № М – 9 «Лімітно – забірна картка»;
• форма № М – 11 «Накладна – вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів»;
• форма № М – 12 «Картка №__ складського обліку матеріалів».

     Вiдомiсть  на поповнення (вилучення) постiйного апасуiнструментiв (пристроїв) (Форма N МШ-1).

     Застосовується  для обліку зміни запасу інструментів (пристроїв) у роздавальних кладових на тих підприємствах, де облiк ведеться за принципом встановлення постiйного оборотного(обмiнного) фонду. Вiдомiсть складається у двох примiрниках начальником цеху разом iз начальником iнструментального чи планового вiддiлу при необхiдностi змiни норми постiйного запасу інструментів (пристроїв). Один примірник вiдомостi знаходиться в інструментальному вiддiлi, другий - в цеху.

     На  пiдставi даних вiдомостi вносяться  зміни до картки складського облiку матерiалiв (типова форма N 11-12)iнструментально-роздавальної кладової.

     Картка  облiку малоцiнних та швидкозношуваних предметiв(Форма N МШ-2):

     Застосовується  для облiку малоцiнних та швидкозношуванихпредметiв, виданих пiд розписку робiтнику чи бригадиру (длябригади) iз роздавальної кладової цеху для тривалого користування. Заповнюється в одному примiрнику  комiрником на кожногоробiтника, що одержав цi предмети.

     Для облiку iнструментiв (пристроїв), виданих робiтнику iзкладової цеху для короткострокового користування, застосовуєтьсяiнструментальна марка, яка при здачi iнструментiв комiрнику,повертається робiтниковi.

     На  кожну iнструментальну марку, в якiй  вказується номерiнструментальної  роздавальної  кладової,  номер  цеху,  табельнийномер робiтника, комiрник видає тiльки один iнструмент.

     Замовлення  на ремонт або заточування iнструментiв(пристроїв) (Форма N МШ-3)

     Застосовується  для облiку iнструментiв (пристроїв), переданихна заточування або ремонт. Використовується на тихпiдприємствах, де заточування та ремонт iнструментiв (пристроїв)проводиться у централiзованому порядку. Замовлення виписується  удвохпримiрниках комiрником роздавальної кладової. Один примiрник залишається у комiрника з розпискою виконавця, другийпередається разом iз iнструментом до цеху-виконавця (заточувальнумайстерню). Пiсля заточування чи ремонту iнструмента (пристрою)комiрник робить вiдмiтку у своєму примiрнику про поверненняiнструмента (пристрою) i розписується у примiрнику цеху-виконавця.