Расчет с подотчетными лицами

Письмом Минфина России от 18.03.2005 № 03-05-01-04/59 разъяснено следующее.

Поскольку суточные, так же как и другие расходы по командировке, производятся работником в связи  с выполнением им трудовых обязанностей, они должны возмещаться работодателем  в полном объеме. При этом, однако, работник не должен производить таких  расходов в бульшем размере, чем это предусмотрено в локальном нормативном акте организации. Таким образом, ТК РФ только предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения.

Письмом ФНС России от 25.04.2005 № 03-05-01-04/108 разъяснено, что выплаты  иностранной валюты взамен суточных, выданные членам экипажа судов, не могут  рассматриваться в качестве компенсаций  в смысле ст. 164 ТК РФ, а являются, по существу, надбавкой (доплатой) к  заработной плате за особый режим  и условия труда в море в  зависимости от квалификации работника  и сложности выполняемой работы.

Это объясняется тем, что  выплаты иностранной валюты взамен суточных, производимые членам экипажей судов заграничного плавания, не соответствуют  определению компенсации, приведенному в ст. 164 ТК РФ (денежные выплаты, установленные  в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими  трудовых или иных предусмотренных  федеральным законом обязанностей), так как члены экипажа судна  не несут дополнительных расходов, связанных с нахождением судна  в плавании, в частности расходов на питание.

2.5.4. Единый социальный  налог

Обложение компенсационных  выплат, связанных с командировками, единым социальным налогом осуществляется на тех же принципах, что и обложение  налогом на доходы физических лиц.

Подпунктом 2 п. 1 ст. 238 НК РФ установлено, что не подлежат обложению единым социальным налогом выплаты, связанные  с выполнением физическим лицом  трудовых обязанностей (в том числе  переезд на работу в другую местность  и возмещение командировочных расходов).

При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению  суточные в пределах норм, установленных  в соответствии с законодательством  Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально  подтвержденные целевые расходы  на проезд до места назначения и  обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму  жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен  наличной валюты или чека в банке  на наличную иностранную валюту. При  непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются  от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с  законодательством Российской Федерации. Аналогичный порядок налогообложения  применяется к выплатам, производимым физическим лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в  заседании совета директоров, правления  или другого аналогичного органа этой организации.

Однако особенностью обложения  единым социальным налогом является то, что суммы, не принимаемые для  целей обложения налогом на прибыль, в налоговую базу по единому социальному  налогу не включаются.

Письмом УФНС России по г. Москве от 19.07.2007 № 21-18/595 по данному поводу разъяснено следующее.

При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению  суточные в пределах норм, установленных  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Нормы суточных за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и за каждый день нахождения в заграничной командировке для коммерческих организаций определены в Постановлении № 93.

Согласно п. 3 ст. 236 НК РФ выплаты  и вознаграждения (вне зависимости  от формы, в которой они производятся) не признаются объектом обложения единым социальным налогом у налогоплательщика-организации, если такие выплаты не отнесены к  расходам, уменьшающим налоговую  базу по налогу на прибыль в текущем  отчетном (налоговом) периоде.

В соответствии с п. 38 ст. 270 НК РФ при определении налоговой  базы по налогу на прибыль не учитываются  расходы на оплату суточных сверх  норм таких расходов, установленных  Правительством РФ.

Таким образом, суточные, предусмотренные  локальным актом организации  и превышающие нормы, установленные  законодательством Российской Федерации, не признаются объектом обложения единым социальным налогом, так как такие  суммы не отнесены к расходам, уменьшающим  налоговую базу по налогу на прибыль  в текущем отчетном (налоговом) периоде.

2.5.5. Налог на прибыль

Общие требования, предъявляемые  к организации налогового учета  расходов для целей налогообложения, установлены ст. 318 НК РФ.

Для того чтобы произведенные  расходы могли быть приняты к  налоговому учету (и могли уменьшать  налоговую базу по налогу на прибыль), необходимо соблюдение двух основных условий:

– расходы должны быть обоснованы;

– расходы должны быть документально  подтверждены.

Под обоснованными расходами  понимаются экономически оправданные  затраты, оценка которых выражена в  денежной форме.

Под документально подтвержденными  расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С 1 января 2006 года действует  новая редакция п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которой под документально подтвержденными  расходами понимаются не только затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством  Российской Федерации, но и документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном  государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими  произведенные расходы (в том  числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Иными  словами, документы, оформленные на территории иностранных государств и по правилам, которые действуют на этих территориях, принимаются к налоговому учету на общих основаниях.

Данное уточнение имеет  существенное значение для организаций, осуществляющих расходы на территориях  иностранных государств, и значительно  увеличивают возможность уменьшения налоговой базы. В то же время  принятие к учету подобных документов предполагает необходимость знания бухгалтером (или иным должностным  лицом, ответственным за организацию  и ведение налогового учета) обычаев  делового оборота или иных требований, предъявляемых к оформлению первичных  документов на территории той страны, где осуществляются расходы. Такими же знаниями должен обладать и контролирующий орган в лице налогового инспектора. Из этого, в частности, может следовать  вывод о некоторой унификации требований налоговых органов посредством  разработки внутреннего документа  ФНС России (или Минфина России), в котором будут собраны примерные  формы первичных документов, оформленные  в соответствии с требованиями МСФО, а также иных нормативных документов иностранных государств.

Второе обязательное условие, при котором расходы могут  быть признаны для целей налогообложения: производство затрат для осуществления  деятельности, направленной на получение  дохода, сохранено без изменения.

Письмом Минфина России от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206 по поводу документального  оформления командировок дано следующее  разъяснение.

Согласно п. 2 Инструкции № 62 направление работников объединений, предприятий, учреждений, организаций  в командировку производится руководителями этих объединений, предприятий, учреждений, организаций и оформляется выдачей  командировочного удостоверения по форме согласно Приложению 1 к данной Инструкции.

По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника  в командировку наряду с командировочным  удостоверением может оформляться  приказом.

В то же время командировочное  удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  он был командирован.

Таким образом, по мнению Минфина  России, оформление командировочного удостоверения при направлении  работников в командировку продолжительностью свыше одного дня на территории Российской Федерации соответствует требованиям, предъявляемым к документальному  подтверждению расходов для целей  налогообложения.

Ранее аналогичная позиция  была изложена в письме Минфина России от 24.10.2006 № 03-03-04/2/226: приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку и командировочное  удостоверение являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется ее продолжительность. Кроме того, приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку и командировочное  удостоверение имеют одно и то же назначение, и соответственно параллельное составление приказа (распоряжения) о направлении работника в  командировку и командировочного удостоверения  по одному факту хозяйственной деятельности является необязательным.

При этом согласно письму Минфина  России от 06.12.2002 № 16-00-16/158 организация  может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, служащих основанием для направления работника в  служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача работнику командировочного удостоверения.

Таким образом, оформление командировочного удостоверения не является обязательным при наличии приказа о направлении  в командировку и других оправдательных документов.

Заметим, правда, что отметки  в командировочном удостоверении  позволяют однозначно определить даты прибытия и выбытия командированного.

Все расходы на производство и реализацию, осуществленные в течение  отчетного (налогового) периода, подразделяются:

– на прямые;

– на косвенные.

К прямым расходам относятся:

– материальные затраты на приобретение сырья и (или) материалов, используемых в производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг) и (или) образующих их основу либо являющихся необходимым компонентом при  производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг); на приобретение комплектующих  изделий, подвергающихся монтажу, и (или) полуфабрикатов, подвергающихся дополнительной обработке у налогоплательщика;

– расходы на оплату труда персонала, участвующего в  процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также суммы  единого социального налога, начисленного на вышеуказанные суммы расходов на оплату труда. В бухгалтерском  учете такие расходы списываются  на счет 20; – суммы начисленной  амортизации по основным средствам, используемым при производстве товаров, работ, услуг. Здесь также имеются  в виду объекты основных средств, при непосредственном использовании  которых производится продукция, выполняются  работы или оказываются услуги.

Таким образом, расходы на командировки относятся к косвенным  расходам и подлежат списанию на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль  в том отчетном периоде, в котором  они могут быть признаны. В соответствии с подпунктом 5 п. 7 ст. 272 НК РФ для  организаций, признающих расходы по методу начисления, датой осуществления  расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета. При  этом продолжительность командировки (до или более одного месяца) значения не имеет: до момента утверждения  авансового отчета права на признание  расходов у организации не возникает  в принципе, а значит, не может  идти и речи о частичном принятии расходов.

В то же время налогоплательщик формально имеет право на отнесение  расходов по некоторым видам командировок (например, тех расходов, которые  непосредственно связаны с основным производством и расходы по которым  в бухгалтерском учете относятся  в дебет счета 20) в состав прямых расходов с последующим распределением.

Как уже отмечалось, примерный  перечень расходов на командировки установлен подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В этот перечень включены:

– расходы на проезд работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

– расходы на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника  на оплату дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– расходы на суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

– расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений  и иных аналогичных документов;

– расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право  въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование  морскими каналами, другими подобными  сооружениями и иные аналогичные  платежи и сборы.

Таким образом, расходы на наем помещения и проезд не нормируются. Размер суточных установлен Постановлением № 93 и равен 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.

Напомним читателям, что  для целей финансового учета  организация по-прежнему может относить на себестоимость продукции (работ, услуг) все расходы, оплаченные командированным  лицам, независимо от того, производятся ли выплаты в пределах, установленных  нормативными актами, или по решению  руководства организации выплаты  производятся в повышенном размере. Однако при этом могут возникнуть постоянные налоговые обязательства, которые списываются за счет средств  прибыли текущего года (с дебета счета 99).

Так как предполагается вероятность  расхождения в данных финансового  и налогового учета, в аналитических  регистрах (бухгалтерских справках) целесообразно предусматривать  дополнительную графу для сопоставления  данных.

Бухгалтерская справка № _____-НПР о расходах на командировки

Перечень расходов, которые  не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, не является закрытым. В  соответствии с подпунктом 49 ст. 270 НК РФ при определении налоговой  базы не учитываются иные расходы, не соответствующие критериям, указанным  в п. 1 ст. 252 настоящего Кодекса, который  устанавливает, что для того чтобы  быть принятыми к налоговому учету, расходы должны быть обоснованными  и документально подтвержденными.

Если расходы, не учитываемые  для целей налогообложения, составляют существенную долю в общем объеме операций, отражаемых в бухгалтерском  учете, целесообразно составлять отдельные  бухгалтерские справки на каждый вид расходов (группу однотипных расходов). По нашему мнению, для большей части  налогоплательщиков подобные расходы  не являются характерными. Поэтому  более рациональным может быть составление  единой справки, форма которой может  быть следующей (номер справки может  быть однозначным, например, по порядковому  номеру календарного месяца):