Расчеты с поставщиками и заказчиками

Произведенные запасы приходуются  в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если запасы поступают в одной единице (например в тоннах), а расходуются в другой (например в погонных метрах), то их учет ведется одновременно в двух единицах измерения. При отсутствии расхождений между данными поставщиками и фактическими данными оприходования производственных запасов разрешается осуществлять без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика или другом сопроводительном документе проставляют штамп, в оттисках которого содержаться основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается. В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад производственных запасов не соответствует данным сопроводительного документа, приемку запасов производит комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов (формы № М-7), служащий основанием для предъявления претензий поставщику или транспортной организации, если по их вине произошла недостача. В состав комиссии приглашают представителя организации-поставщика или транспортной организации либо представителя незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке производственных запасов, поступивших в организацию без сопроводительных документов (неотфактурованные поставки).

          Если перевозку грузов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа принимают товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый служит основанием для списания материальных ресурсов у грузоотправителя; второй - для их оприходования получателем; третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату перевозки грузов; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождений количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии расхождений приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Все первичные документы по получению материалов и товаров, о выполнении работ и услуг поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль над законностью, целесообразностью и правильностью документов оформления операций. Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам: по назначению; по содержанию хозяйственных операций; по объему отраженных в них операций; по способу использования; по числу учитываемых операций; по месту составления; по способу заполнения. Документы по назначению можно разделить на группы: организационно-распорядительные; оправдательные (исполнительные); комбинированные; документы бухгалтерского оформления. К организационно–распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и  т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая  ее исполнение, и представляют собой  источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится  в учетные регистры. Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер). Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

1.2 Основы расчетов с заказчиками,  документальное оформление учета.

Бухгалтерский учет – это способ документального наблюдения, отражения  и контроля за хозяйственной и  финансовой деятельностью производственников и хозяйственников (предприятий, организаций, арендных, совместных предприятий, акционерных  обществ и т.д.), а также система  сбора, измерения, обработки, интерпретации  и передачи информации о хозяйственной  деятельности предприятия, учреждения, организаций внутренним и внешним  пользователям для принятия оптимальных  решений. Учет ведется в стоимостном, натуральном и трудовом измерителях. Он основывается на строгом соблюдении документации и осуществляется на основе государственных правовых актов, то есть на основе правовых факторов, которые  предусматривают возникновение  производственных хозрасчетных подразделений (цех, бригада, звено, производственник), малых предприятий.

           Построение бухгалтерского учета зависит от развития всех факторов, обуславливающих его суть. Так, применение ПЭВМ дает возможность одному работнику оперировать нормативной, технологической, учетной. Правовой информацией, что поднимает интегрированность бухгалтерского учета в  системе управления на более высокий уровень, порождая новое качество бухгалтерского учета и новые факторы его построения.

          Бухгалтерский учет – это процесс выявления, измерения, регистрации, накопления, обобщения, сохранения и передачи информации о деятельности предприятия внешним и внутренним пользователям для принятия решения.

В отличие от других видов учета  бухгалтерский учет обеспечивает сплошную регистрацию всех хозяйственных  операций на основе документов первичного учета. Бухгалтерский учет базируется на документировании всех хозяйственных процессов и проведении периодических инвентаризаций, обеспечивает выявление и мобилизацию резервов предприятия с целью снижения себестоимости продукции (работ, услуг).

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками за отгруженную продукцию, товары,  выполненные работы и предоставленные услуги, кроме задолженности, обеспеченной векселем.

          Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет следующие субсчета:

62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

62.02 «Расчеты по авансам полученным»;

62.03 «Векселя полученные»;

62.21 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в валюте)»;

62.22 «Расчеты по авансам, полученным (в валюте)»;

62.31 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в у.е.)»;

62.32 «Расчеты по авансам, полученным (в у.е.)»;

62Р «Расчеты с розничными  покупателями».

При отражении в учете расчетов с заказчиками следует учитывать Положения (стандартного) бухгалтерского  учета 10 «Дебиторская задолженность». Дебиторская задолженность – сумма задолженности дебиторов предприятию на определенную дату. Дебиторы – юридические и физические лица, которые в результате прошедших событий задолжали предприятию определенные суммы денежных средств, их эквивалентов или других активов.

          Указанные расчеты являются текущей дебиторской задолженностью, которая возникает в ходе нормального операционного цикла. Поскольку счет 62 активный, то увеличение дебиторской задолженности отражается по дебету, а ее погашение – по кредиту счета. Дебетовое сальдо по счету 62 относится к составу оборотных активов.

          Основная задача бухгалтерского учета на предприятии: формирование достоверной, полной и своевременной информации о совершенных хозяйственных операциях по приобретению и использованию имущества экономическим субъектом, его обязательствам; предупреждение и нейтрализация непроизводительных потерь на всех стадиях кругооборота хозяйственных средств независимо от причин их возникновения; предоставление пользователям необходимой информации, соответствующей требованиям действующего законодательства, обо всех участках деятельности экономического субъекта; своевременное и полное представление качественной отчетности внутренним и внешним пользователям учетной информации о финансовых результатах деятельности экономического субъекта и его финансовом положении, а также его положении на соответствующем рынке товаров, работ или услуг. Используются две формы бухгалтерского учета: автоматизированная и журнальная.

          Журналы открываются для каждого синтетического счета. Записи совершаются на основании первичных документов по кредиту в соответствующих всех корреспондирующих с ними счетов дебету. Обороты за месяц показывают сумму кредитового оборота по данному синтетическому счету с разделением ее по дебетующим счетам.

           Автоматизация бухгалтерского учета базируется на постоянной обработке учетной информации, на ЭВМ при полном охвате механизации всех учетных операций. При этом основную часть операций учетного процесса выполняет персонал. Основным элементом автоматизации является разработка и использование единой номенклатуры кодов.

           Дебиторская задолженность возникает вследствие  выполнения условий договора (контракта). На предприятии прежде составляется договор (контракт) с контрагентами на поставку продукции, материалов, предоставление услуг и выполненных работ для обеспечения потребностей своих в ходе производственной деятельности. В договоре (контракте) указываются условия поставки, определяющие основные права и обязанности сторон при транспортировке и маркировке товаров, по страхованию грузов, оформлению коммерческой документации, а также определяет место и время перехода права собственности на товар с продавца на покупателя и риска его случайного повреждения и утраты.

Форс-мажорные обстоятельства – обстоятельства непреодолимой силы, влияющие на выполнение договора (контракта) и независящие  от сторон-участников договора (контракта). Обязательства по договору (контракту) оформляются таким образом, чтобы они обеспечивали четкую и полную регламентацию взаимоотношений сторон. Договор (контракт) подписывается председателем правления и другими уполномоченными должностными лицами предприятия. Кроме руководителя, персональную ответственность за заключение, исполнение и закрытие договора (контракта) несут конкретные исполнители, в соответствии с их должностными инструкциями. Договор (контракт) содержит следующие разделы:

- название, номер договора (контракта), дата и место его заключения;

- полное наименование сторон; лицо, от имени которого заключается  договор (контракт) и наименование  документов, которыми руководствуются  стороны – Устав, доверенность  и т.д.;

- предмет договора (контракта), где  указывается вид продукции (работ,  услуг) с точным указанием наименования, марки, сорта или выполняемой  работы;

- количество и качество товара (объемы выполнения работ, оказания  услуг);

- базисные условия поставки  товара (приема-сдачи выполненных  работ или услуг);

- цена и общая стоимость;

- порядок расчетов (определяется  валюта, способ, порядок и сроки  финансовых расчетов и гарантии  взаимных платежных обязательств);

- условия сдачи (приемки) товара (работ, услуг) – определяются  сроки, условия и место передачи  продукции, перечень товаросопровождающих  документов;

- форс – мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, военные действия  и другие обстоятельства, возникшие  непредвиденно);

- ответственность сторон (при неисполнении  договора (контракта) применяются  штрафные санкции);

- урегулирование споров (условия  и порядок разрешения споров  в судебном порядке);

- срок действия договора (контракта);

- юридические адреса и банковские  реквизиты сторон.

          Подписанный и заверенный печатью договор (контракт) направляется контрагенту.

          Положение № 88 «Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88», устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичной документации, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями независимо от форм собственности, учреждений и организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета.

           Документация – это способ оформления хозяйственных операций соответствующими документами. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителя исполнителю, для управления деятельности. Документация выполняет роль импульса, дающего начало движению учетной информации. Она обеспечивает бухгалтерскому учету цельное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия. С помощью документации контролируется правильность осуществления операций, ведется текущий анализ выполненной работы.

      Первичные документы – документы, состоящие в процессе ведения хозяйственной операции или тот час после ее завершения. Первичные документы должны иметь обязательные реквизиты: название, код формы, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи. Основанием для осуществления расчетов с заказчиками является договор (контракт), в котором определяется обязанности сторон по выполнению условий договора и ответственность сторон в случаи нарушения принятых обязательств. Кроме договора обязательным условием отражения операций в бухгалтерском учете является наличие первичных документов. Заказчику выставляется счет (акцепт) для оплаты определенных видов работ или услуг по заключенному договора (контракта). На суммы оплаты за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги предприятие – покупатель (заказчик)  обязано получить от поставщика (подрядчик) расчетные документы: товарная накладная, счет-фактура, акт выполненных работ, товарно – транспортная накладная, расходная накладная, акт приемки выполненных работ и т.п.