Расчеты с поставщиками и заказчиками

Осведомляющая информация (прежде всего воплощенная в отчетных показателях) выполняет в экономической системе функцию обратной связи: это сведения о результатах выполнения решений, о состоянии управляемого объекта и т. д., с учетом которых принимаются новые решения, т. е. осуществляется дальнейший процесс управления.

По степени обработки и месту  в информационном процессе экономическая  информация  можно подразделить на первичную и производную. Первичная — это как бы сырье в процессе переработки информации: она “добывается” путем непосредственного наблюдения, регистрации происходящих событий, т. е. прямого сбора и восприятия данных. Производная же — продукт той или иной ее переработки.

Рассмотрим хозяйственную операцию: ООО «ЭкоСити» заказали у организации  Н оборудование. После оплаты, организация  Н отгружает оборудование и вместе с ним отдает документы на отгрузку, т.е. оригинал счета, товарную накладную  и счет-фактуру. Все подписанные  документы с синей печатью  передаются в бухгалтерию и подшиваются. Это и есть сбор первичной информации. Информация производной обработки  чаще всего встречается в отчетности. Т.к. в отчетность входят все данные набранные за отчетный период. В  принципе это и есть первичная  информация, переработанная для отчетности (в цифры).

Для сбора и обработки экономической  информации бухгалтерии необходима соответствующая орг. техника и  программы, с которые бухгалтер  изучает благодаря дополнительным курсам или в общеобразовательных  заведениях.     Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко  регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени  сложности над данными, хранящимися  в компьютерах. Основная цель информационной технологии – получить необходимую для пользователя информацию в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации.

          Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы – организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации. Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информации в соответствии с поставленной целью с момента ее возникновения (входа в информационную систему) до момента ее потребления пользователями. Сложность и многообразие вариантов технологических процессов обусловливают необходимость их деления на этапы и операции. Весь технологический процесс сбора, передачи, обработки и выдачи экономической информации связана со специальными программами, с изменениями в законах и т.п. Чтобы информация была достоверной надо знать все изменения, все обновления. В бухгалтерии ООО «ЭкоСити» в обязательном порядке присутствуют все действующие законы и законные акты, в новой редакции. Бухгалтерия пользуется на уровне опытного пользователя Интернет-ресурсами, специальными программами облегчающими работу, орг.техникой, имеет дополнительные источники информаций. Для более легкого обмена экономической информацией бухгалтерия связывается с Заказчиками и поставщиками с помощью телефона, электронной почты, факса и др. К каждому партнеру бухгалтерия ООО «ЭкоСити» имеет индивидуальный подход, выполняет все от нее зависящее. В случаях невозможности передачи или получения информации нарычно, при нахождении Заказчика или поставщика в другом городе, регионе, бухгалтерия пользуется почтой.

Бухгалтерский учёт — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменениях (движении денежных средств) путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций.

Объектами бухгалтерского учёта являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.

          Бухгалтерский  учёт в соответствии с законом  о бухгалтерском учёте может  вестись: главным бухгалтером,  принятым на предприятие по  трудовому договору, генеральным  директором при отсутствии бухгалтера, бухгалтером, не являющимся главным,  либо сторонней организацией (бухгалтерское сопровождение). В ООО «ЭкоСити» бухгалтерский учет ведет Главный бухгалтер

          Основной  задачей бухгалтерского учёта  является формирование полной  и достоверной информации (бухгалтерской отчётности) о деятельности организации и её имущественном положении, на основании которой становится возможным:

• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации;
• выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости организации;
• контроль соблюдения законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций;
• контроль целесообразности хозяйственных операций;
• контроль наличия и движения имущества и обязательств;
• контроль использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
• контроль соответствия деятельности утверждённым нормам, нормативам и сметам.

Внутренние пользователи бухгалтерской  отчётности — руководители, учредители, участники и собственники имущества организации.

Внешние пользователи бухгалтерской  отчётности — инвесторы, кредиторы, государство.

Бухгалтерский учёт тесно связан с налоговым и управленческим учётом.          Осуществление бухгалтерского учета с заказчиками происходит главным бухгалтером. Но его работа тесно пересекается с не одним производственным отделом. Все бухгалтерские расчетные документы – счет и счет-фактура, в редких случаях товарная накладная, создаются главным бухгалтером, подписываются, при необходимости у генерального директора (главный бухгалтер Общества имеет право подписи первичных документов согласно Приказу), ставится печать. К этому комплекту документов сотрудником, который отвечает за объект (инженер или производитель работ) прикладывает акт о выполненных работах, акт о приемке передаче, акт по форме КС-2, справку по форме КС-3 и т.п. и передает Заказчику для дальнейшей оплаты. Рассмотрим пример: Главный бухгалтер составляет полный комплект документов для оплаты технического обслуживания для Заказчика Клинический санаторий «Барвиха» на сумму 133 333,33 за сентябрь 2012 года. В комплект документов входят: Счет на оплату № 104 от 30.09.12г., счет-фактура № 104 от 30.09.2012г., Акт выполненных работ № 9 от 30.09.12г. все документы подписываются генеральным директором главным бухгалтером. Передаются  производителю работ Иванову С.С. тот соответственно передает уполномоченному лицу со стороны Заказчика Главному инженеру Сидорову П.С. В течение 5 рабочих дней акт подписывается и передается Исполнителю обратно, в последующие 3 банковские дня производится оплата путем перевода денежных средств в р/с Общества. При возникающих вопросах осуществляется контактная связь с заказчиками.

В отличие от заказчиков поставщики передают документы в бухгалтерию. Например: Для выполнения условий  контракта Обществу необходимо закупить текущее оборудование (кабель). Производитель  работ, который отвечает за объект, связывается с определенным поставщиком, тот выставляет счет на нужный материал и нужное количество - кабель 10 бухт на сумму 25 846,00 включая НДС. Счет пересылается по факсу или электронной почте, передается руководству на рассмотрение, затем отправляется в бухгалтерию для оплаты. Главный бухгалтер печатает платежное поручение и оплачивает его с помощью программы КлиентБанк. Поставщик видит на своем р/с денежные средства и производит отгрузку материала по товарной накладной, прикладывает счет-фактуру и оригинал счета, весь комплект передается в бухгалтерию. После поступления всех материалов и соответствующих документов Главный бухгалтер Общества принимает их в оборот. При возникновении спорных ситуаций или вопросов всегда имеется обратная связь.

Рассмотрим примеры текущих хозяйственных операций на предприятии ООО «ЭкоСити» (таблице 2.1).

Продолжение таблицы 2.1

Продолжение таблицы 2.1

Бухгалтерская отчетность — это единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Данные, отраженные в бухгалтерской  отчетности, есть, по существу, особый вид учетных записей, являющихся кратким извлечением из текущего учета, отражающих сводные данные о  состоянии и результатах деятельности организации (хозяйствующего субъекта) за определенный период.

Отчетность ООО «ЭкоСити» составляется на основании данных всех видов текущего учета — бухгалтерского, статистического, оперативного. Бухгалтерская отчетность организации должна отражать состав ее имущества и источники его формирования (в том числе имущество производств, хозяйств, иных структурных подразделений, а также филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс и не являющихся юридическими лицами) на отчетную дату, а также финансовые результаты за отчетный период. В отчетности могут содержаться как количественные, так и качественные характеристики, стоимостные и натуральные показатели.