Расчеты с поставщиками и заказчиками

            У Общества порядка 15 действующих  договоров и контрактов заключенных  с государственными Заказчиками.  Одними из крупных Заказчиков  предприятия являются: Клинический санаторий "Барвиха"; "Московская государственная юридическая академия имени О.Е.Кутафина"; "Государственный университет управления"; "Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики" и прочие. Общество старается завести как можно больше долгосрочных партнерских отношений. Некоторые Заказчики являются постоянными партнерами Общества. Имеются благодарственные письма, и положительные отзывы.

           Естественно без поставщиков  невозможно выполнять свою деятельность. Более 30 постоянных поставщиков,  с которыми предприятие не  прерывно работает по Договорам  поставок. Общество пользуется исключительно  качественными материалами для  выполнения своей хозяйственной  деятельности. При приобретении  товаров и материалов Общество  запрашивает сертификаты качества, хранит их и предоставляет  Заказчикам.

           Многие признаки указывают, что  Общество является качественным  субъектом малого предпринимательства: 

- Самостоятельность предприятия (Общество не имеет заемных средств, является полностью платежеспособным);

- Способность к достижению  индивидуальных, особых результатов;

- Соединение предпринимателя, инвестора и управляющего в одном лице;

- Преобладает тактическое мышление и стратегия краткосрочных решений и действий и т.п.

           Штат Общества составляют высококвалифицированные  дипломированные специалисты, обучающиеся  по курсам повышения квалификаций  и проходящих аттестацию по  своим должностям. Состоит из 22-х  сотрудников и имеет 7 подразделений.  Сотрудники тщательно отбираются  по итогам собеседований, возможны  и повторные собеседования. Собеседования  проводятся строго в офисе  Общества, непосредственно генеральным  директором. Каждый сотрудник принимается  с прохождением испытательного  срока согласно ТК РФ.

            Производственная структура предприятия - это совокупность производственных единиц предприятия (цехов, служб), входящих в его состав и формы связей между ними. Производственная структура зависит от вида выпускаемой продукции и его номенклатуры, типа производства и форм его специализации, от особенностей технологических процессов. Причем последние являются важнейшим фактором, определяющим производственную структуру предприятия.

              ООО «ЭкоСити» как предприятие,  тянется к получению прибыли  благодаря своей деятельности. Предприятие  заключает договора с Заказчиками  и Поставщиками, что бы выполнять  свои работы и услуги по  основным видам деятельности. И  как любое предприятие состоит  из подразделений.  Подразделение,  которое приносит прибыль предприятию,  является отдел продаж и производственный отдел. Отдел продаж  занимается «продажами» услуг предприятия. Ищут новых Заказчиков, проводят с ними переговоры для дальнейшего заключения договоров. В отдел продаж ООО «ЭкоСити» входит одна должность: менеджер по продажам. Производственный отдел считается «рабочей пчелой», т.к.  в этом отделе преобладают сотрудники, которые непосредственно выполняют работы и услуги на объектах это: главный инженер; инженер ОПС; техник; мастер; монтажник. Производственный отдел считается рабочим звеном, и совсем не последним. Коммерческий отдел состоит из руководящих должностей: Производитель работ и менеджер. Они регулируют работу рабочих на объектах (закупают материал, решают возникшие вопросы с Заказчиками и т.п.). Так же не менее важный и транспортный отдел, входит в него одна только должность-водитель. Юридический отдел состоит из юрисконсульта, который осуществляет юридическую защиту и поддержку предприятия. И завершает список, «голова» и «шея» предприятия - Администрация и Бухгалтерия. К администрации относятся: Генеральный директор, Коммерческий директор, офис менеджер и курьер. Бухгалтерия соответственно состоит из Главного бухгалтера.

           Организационный процесс — это процесс создания организационной структуры предприятия. Организационный процесс состоит из следующих этапов:

- деление организации на подразделения соответственно стратегиям;

- взаимоотношения полномочий.

Рисунок 2.1 – Схема организационной  структуры ООО «ЭкоСити».   

 

 

      

         

      

 

Общество с ограниченной ответственностью учреждается одним  или несколькими учредителями.

Генеральный директор - отвечает за организацию производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия, организует работу взаимодействия всех структурных подразделений.

Коммерческий директор - осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально- технического обеспечения, сбыта продукции (продажи товаров, оказания услуг).

Офис менеджер - решает вопросы материально-технического обеспечения сотрудников, в общем случае — заведующий хозяйством с расширенными полномочиями.

Курьер - доставки сообщений, писем, иной корреспонденции, а также небольших грузов. Все вышеперечисленные должности относятся к подразделению ООО «ЭкоСити» - Администрация.

Главный бухгалтер - начальник бухгалтерии, подчиняющийся непосредственно  руководителю предприятия. Несёт ответственность за формирования учётной политики, ведение бухгалтерского учёта и формирование финансовой отчётности. В ООО «ЭкоСити» относится к подразделению – Бухгалтерия.

Производитель работ -  должность  руководителя среднего звена на стройке.

Осуществляет руководство строительством на своём участке (конкретно действующем объекте).

Менеджер - наемный управляющий, обладающий в пределах своей компетенции, исполнительной властью. Занимается планированием, организацией, управлением и контролированием в компании или подразделении.

Относятся к Коммерческому отделу.

Менеджер по продажам - призван  осуществлять связь между покупателями, и торговыми и производящими  организациями. Относится к Отделу продаж.

Юрисконсульт - обеспечивает соблюдение законодательства, как организацией, так и по отношению к организации со стороны иных участников правоотношений. Относится к Юридическому отделу.

Водитель – осуществляет управление автомобилем и перевозку людей или товаров. Относится к Транспортному отделу.

Главный инженер – руководящая  должность в Производственном отделе. Техническое сердце любого предприятия. Лицо, занимающее эту должность, является первым заместителем руководителя предприятия и отвечает за эффективную, плодотворную работу производственного процесса.

Инженер ОПС - Проведение регламентных работ по техническому обслуживанию и ремонту автоматических систем‚ охранно-пожарной сигнализации, водяного‚  газового‚ порошкового   пожаротушения.

Монтажник - категория основных рабочих,  профессиональными задачами которого является монтаж и демонтаж.

           Техник - специалист, имеющий, как правило, среднее специальное образование.

Инженер - специалист с техническим образованием, проводит технико-экономический анализ, разрабатывает методические и нормативные документы.

Относятся к Производственному отделу. Выполняют поручения главного инженера и генерального директора.

Исходя из всего вышеуказанного можно сделать вывод - что в  ООО «ЭкоСити» линейная организационной структуры. Для нее характерна вертикаль: высший руководитель — линейный руководитель (подразделения) — исполнители. Имеются только вертикальные связи. В простых организациях отдельные функциональные подразделения отсутствуют. Эта структура строится безе выделения функций. Преимущества: простота, конкретность заданий и исполнителей.

2.2. Организация бухгалтерского учета в ООО «ЭкоСити».

Бухгалтерия - штатно-структурное подразделение хозяйствующего субъекта, предназначенное для аккумулирования данных о его имуществе и обязательствах. Бухгалтерия является источником полной, документально обоснованной и структурированной экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений в целях обеспечения эффективного хозяйствования.

Рисунок 2.2 – Схема структурного подразделения бухгалтерия ООО  «ЭкоСити».

 

     

 

 

 

Бухгалтерия ООО «ЭкоСити» - является самостоятельным подразделением, состоящим из Главного бухгалтера, который подчиняется непосредственно  Генеральному директору.

Основной управленческой задачей бухгалтерского учёта (иначе  говоря, задачей, возлагаемой на бухгалтерию) является сбор и обработка полной и достоверной информации о деятельности хозяйствующего субъекта. Назначение бухгалтерского учета заключается в благоустройстве входных данных о фактах хозяйственной жизни и формировании учетной информации в соответствии с потребностями управления. К входным данным относятся документы, полученные от поставщиков (товарные накладные, счета на оплату, Договора на поставку, счет-фактуры и др.) Также могут  быть и входящие документы от Заказчиков (информационные письма, претензии, заявки и п.т.) Такое назначение определяется информационными потребностями пользователей учетной информации. Бухгалтерский учет предоставляет наибольшую часть экономической информации для управленцев, финансистов, экономистов, юристов, владельцев, инвесторов, банкиров, то есть участникам деловых отношений. Бухгалтерия ведет огромный документооборот, в котором каждый документ важен. По окончанию года бухгалтерия архивирует все документы за прошедший год, и ни в коем случае не уничтожает. Бухгалтерия подшивает все оригиналы документов, и хранит в течении 3-5 лет. Главный бухгалтер имеет доступ к печатям и уставным документам, хранящимся в сейфе предприятия и имеет право подписи первичных документов (в соответствии с приказом генерального директора).

Рисунок  2.3 – Задания  бухгалтерского учета. 
 

Производными от заданий  бухгалтерского учета являются его  функции: контрольная, информационная и аналитическая (рисунок 2.4).

 

 

Рисунок 2.4 – Схема функций  бухгалтерского учета.

Информационная функция  – непрерывный сбор, обработка, систематизация, сохранение, передача для управления информационных данных про факты  хозяйственной деятельности. Иными  словами это сбор информации, которая  в дальнейшем используется для проведения хозяйственной операции. Например: ООО «ЭкоСити» заключили контракт на техническое обслуживание видеонаблюдения, соответственно надо собрать информацию о Заказчике (полное название, юридический  адрес, ФИО Директора, ФИО Главного бухгалтера, ФИО Главного инженера, соответствующие номера телефонов: приемной и главного бухгалтера, по желанию запросить выписку из ЕГРЮЛ, обязательный обмен банковскими  реквизитами и т.п.)

          Контрольная функция – проверка  законности и целесообразности  хозяйственных операций, обеспечение   сохранности имущества  владельца   и его эффективности. При помощи  этой функции Бухгалтерия просматривает,  верно, ли заключен тот или  иной документ, договор. А со  стороны юридической силы бухгалтерия  прибегает к помощи юридического  отдела. Что касается сохранности  имущества, так это и есть  материалы, и оборудование с  помощью которых выполняется  работы или услуги. Бухгалтерия  принимает оборудование и материалы,  потом списывает по мере использования  на объектах. При приобретении  этих материалов или оборудования  сохраняются все гарантийные  талоны, все инструкции, для использования в  случаях возникновения каких либо поломок.

          Аналитическая функция – анализ  полученных результатов деятельности  для предприятия  эффективных   управленческих решений. По мере  составления отчетности бухгалтерия  просматривает рентабельный ли  объект, т.е. сравнивается соотношение  затрат на объект (на оборудование, материалы; з/п работникам; внеплановые  расходы и т.п.) и полученная  прибыль (оплаченные денежные  средства Заказчиком). Упрощает  эту сложную работу бухгалтерии  Оборотно-сальдовая ведомость, благодаря  которой легко увидеть Дебиторскую  и Кредиторскую задолженность.

         Итак, можно сказать, что бухгалтерия  считает «секретным оружием»  предприятия. К документам имеет  доступ сама бухгалтерия и  по желанию Генеральный директор. Остальным лицам бухгалтерская  документация предоставляется только  по распоряжению руководства  предприятия, для сохранности  всех документов.

2.3.Особенности  ведения, учета с поставщиками  и заказчиками на предприятии.

Экономическая информация –  это преобразованная и обработанная совокупность сведений, отражающая состояние  и ход экономических процессов. Экономическая информация циркулирует  в экономической системе и  сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления  материальных благ и услуг. Экономическую  информацию следует рассматривать  как одну из разновидностей управленческой информации. Экономическая информация может быть:

- управляющая (в форме прямых приказов, плановых заданий и т.д.); 
- осведомляющая (в отчетных показателях, выполняет в экономической системе функцию обратной связи).

Управляющая информация состоит из решений, доводимых до сведения исполнителей, — в форме либо прямых приказов, Бухгалтерия ООО «ЭкоСити» напрямую работает с управляющей информацией. Основная форма такой информации являются приказы генерального директора предприятия. Приказы ООО «ЭкоСити» делятся на два вида: по основной деятельности (ОД) и по личному составу (ЛС). К ОД относятся: приказ об утверждении штатного расписания, соответственно с приложением штатного расписания; о назначении кассира; расписание отпусков и другие, все перечисленные приказы делаются  вначале года. Также к ОД  относятся приказы о проведении инвентаризации; об аттестации работников и т.п. К приказам ЛС относятся: приказ о приеме на работу, о переводе сотрудника; об увольнении; об отпуске; об отправления сотрудника в командировку и т.п.