Совершенствования организации учета и аудита основных средств в ООО «Сфера»

      Следует проверить: нет ли объектов основных средств, по которым не ведутся инвентарные  карточки, и предложить восстановить на такие средства инвентарные карточки.

      Отдельно  следует проверить состояние  учета основных средств в местах их размещения (в эксплуатации, на складе, в ремонте и т.д.). Для этого  аудиторы должны также установить правильность ведения инвентарного списка основных средств (типовая форма № ОС-13), соответствие данных аналитического учета записям на счете 01 «Основные средства», регулярность  взаимной сверки данных бухгалтерского учета.

      При использовании ПЭВМ инвентарные карточки или книги могут вестись в электронном виде, что значительно удобнее и позволяет сократить трудоемкость аналитического учета. Однако для визуального контроля такие данные должна быть распечатаны и представлены в виде описи проверяющему.

      Основными источниками информации об основных средствах служат первичные документа: акты приема-передачи в эксплуатацию основных средств, накладные на внутренне перемещение и др.

      Проверка  правильности ведения аналитического учета может быть сплошной или  выборочной.

      Важным  моментом в организации аналитического учета является качественное и своевременное проведение их инвентаризации. Аудитор проверяет, как была проведена последняя инвентаризация, какие были выявлены ошибки и как они исправлены. Если инвентаризация основных средств не проводилась более 2-3 лет, то аудитор может потребовать ее проведения. Это позволит более качественно провести последующую проверку и уменьшить аудиторский риск.

      Синтетический учет движения основных средств и их износа ведется в журналах-ордерах № 13, 10 и 10/1. Необходимо по эти регистрам сверить данные с Главной книгой, балансом (форма № 1), приложением (форма № 5).

      При расхождении между данными аналитического и синтетического учета нужно  выяснить их причины и виновных в  этом должностных лиц, определить последствия и внести предложения по устранению выявленных недостатков.

      Особо тщательно надо проверить полноту  и своевременность проведения инвентаризации основных средств, а также инвентаризационные описи и приложенные к ним  протоколы заседания инвентаризационных комиссий, сличительные ведомости, ведомости результатов последней инвентаризации, решения руководства организации по итогам ее проведения и правильность отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Такая проверка аудитору крайне необходима для того, чтобы убедиться, насколько можно доверять результатам внутреннего контроля, чтобы скорректировать аудиторский риск и, соответственно, аудиторские процедуры.

      В ходе проверки рекомендуется проведение контрольной инвентаризации или, хотя бы, осмотра отдельных объектов основных средств (в местах их постоянного или временного хранения), особенно арендуемых основных средств, так как на практике часто используют фиктивные договоры для начисления арендной платы с целью увеличения себестоимости продукции и присвоения средств.

      Важной  задачей контроля по учету основных средств является проверка правильности начисления износа. В ходе проверки необходимо установить правильность отнесения  основных средств к амортизационным  категориям.

      Источниками информации для проверки являются ведомости расчета амортизационных отчислений и отчислений в ремонтный фонд (формы № 48-АПК, № 49-АПК, № 50-АПК), журнал-ордер № 13-АПК, расчеты бухгалтерии и др.

      Исходя  из вышеизложенного необходимо проверить  правильность применения норм износа (амортизации).

      Проверка  расчетов сумм амортизационных отчислений производится по следующему алгоритму:

      где - сумма амортизационных отчислений по  i-му объекту,

       - первоначальная стоимость i-ого объекта основных средств,

       - годовая норма амортизационных  отчислений, %.

      При обнаружении ошибок необходимо довести  их до сведения клиента, предложить их исправить и внести соответствующие  исправления в регистры и отчетные формы.

     Для проверки правильности отнесения износа по счетам затрат или других источников следует установить, к какому виду относятся основные средства: производственного  или непроизводственного назначения. Износ по основным средствам производственного назначения относят на издержки обращения (счета 20, 25, 26 и др.), а по основным средствам непроизводственного назначения – на счет 91.

     Результатом работы аудитора является составление  аудиторского заключения. Для того чтобы иметь основания для  выводов по основным направлениям аудиторской проверки, аудитор должен собрать соответствующие доказательства. Информация, собранная и проанализированная аудитором в ходе проверки, служит обоснованием выводов аудитора и называется аудиторскими доказательствами. Собирая аудиторские доказательства, аудитор использует следующие методы:

     1. Методы фактического контроля

• инвентаризация;
• контрольный обмер.

     2. Методы документального контроля

• формальная проверка;
• арифметическая проверка;
• проверка документов по существу.

     3. Прочие методы

• наблюдение;
• опрос;
• экономический анализ.

     Рассмотрим, насколько эффективен каждый из этих методов сбора аудиторских доказательств  при проверке основных средств.

     Инвентаризация  проводится в целях обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Сразу по прибытии в организацию аудитор должен уточнить дату проведения последней инвентаризации. Если инвентаризация основных средств не проводилась более 2-3 лет, то аудитор может потребовать ее проведение, что позволит более качественно провести последовательную проверку и уменьшить аудиторский риск. Аудитор может сам участвовать в проведении инвентаризации или ограничиться наблюдением за ее проведением. Рекомендуется убедиться в наличии наиболее дорогостоящих предметов. Часть имущества может отсутствовать, в этом случае надо проверить, по каким документам, кому и когда оно передано. При использовании работниками какого-либо имущества в домашних условиях стоимость этого имущества (компьютеров, принтеров) может рассматриваться в качестве налогооблагаемой базы (дохода) работников. В том случае, когда при проведении инвентаризации основных средств выясняется, что один из цехов проверяемого экономического субъекта занят иным хозяйствующим субъектом (признаков тому может быть несколько: весит вывеска с наименованием другого экономического субъекта; выпускается продукция, не соответствующая профилю проверяемого экономического субъекта и т.п.), а в составе доходов от внереализационных операций нет статьи “доходы от аренды”, то речь идет о “скрытой аренде” и уклонении от уплаты налогов. Аудитор может сделать вывод о нарушении клиентом законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций.

     Метод контрольного обмера эффективен при  проверке затрат на ремонт основных средств. Аудитор может произвести контрольный обмер объемов выполненных работ по ремонту непосредственно на объектах, что позволит дать объективную оценку фактических ремонтных работ и установить сумму необоснованно списанных материалов, а также сумму незаконно выплаченной заработной платы, если при попустительстве отдельных работников организации имело место завышение объемов выполненных работ.

     При проведении формальной проверки документов аудитор визуально просматривает  первичные документы по учету  основных средств, инвентарные карточки, журналы-ордера, расчетные таблицы, форму № 5, Главную книгу и др. Необходимо проверить соответствие документов типовым межведомственным формам, правильность заполнения всех реквизитов, наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок в тексте и цифр, подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц, инструкции о порядке заполнения типовых форм годовой бухгалтерской отчетности, карточек подписей должностных лиц.

     Метод арифметической проверки предусматривает  проверку правильности подсчетов, а также правильности составления алгоритмов расчетов при автоматизации бухгалтерского учета, проверку расчетов сумм амортизации, переоценки основных средств, правильности применения норм амортизации и коэффициентов пересчета. Также сверяются данные аналитических и синтетических счетов, журналов-ордеров, главной книги, баланса, приложения к балансу по форме № 5.

     При проверке документов по существу рассматривается  законность и целесообразность хозяйственной  операции, правильность отнесения на счета и включения в статьи затрат. При реализации основных средств на сторону аудитору необходимо убедиться, что на это есть письменное разрешение руководителя. Если при проверке первичный документ вызывает сомнение, то необходимо получить письменное объяснение у лиц, ответственных за данную сделку, и сделать встречную проверку.

     Наблюдение - получение общего представления  о возможностях клиента на основании  визуального наблюдения. Аудитор  наблюдает за тем, как оформляется  та или иная операция по учету движения основных средств, заполняются первичные документы и регистры синтетического учета. Однако операции по учету основных средств не так многообразны и часты, особенно на малых предприятиях, поэтому наблюдение как метод аудиторской проверки малоэффективен. Более полную информацию можно получить в результате документальной проверки, опроса сотрудников и экономического анализа.

     Методом экономического анализа аудитор  пользуется, как правило, при проверке бухгалтерской отчетности, где отражено состояние основных средств (форма № 1, форма № 5). Аудитор может сделать анализ использования организацией основных средств по времени и мощности с учетом специфики производственной деятельности организации, а так же эффективность капиталовложений.

     Опрос - получение устной или письменной информации от клиента. Опрос или беседа должны быть проведены со всеми сотрудниками, принимающими участие в учете основных средств и заполнении отчетности. Для того чтобы беседа дала аудитору результаты, она, как и все прочие аудиторские процедуры, должна быть тщательно спланирована. Для этого аудитор составляет заранее вопросник, который включает в себя перечень вопросов, которые аудитор планирует задать сотрудникам организации с вариантами ответов. Вопросник распечатывается в нужном количестве экземпляров, соответствующем составу опрашиваемых специалистов. На каждом экземпляре вопросника проставляется должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа. По результатам опроса аудитор делает пометки напротив выбранных сотрудниками вариантов ответа и делает вывод о состоянии дисциплины в организации учета основных средств и определяет степень аудиторского риска и глубину последующих процедур по проверке правильности учета основных средств.

     В ходе аудиторской проверки аудитор  обязан разобраться в системе бухгалтерского учета, которая применяется на проверяемом им экономическом субъекте, и при этом изучить и оценить те средства контроля, на основе которых он собирается определить суть, масштаб и временные затраты предполагаемых аудиторских процедур.

     Аудитор в ходе аудиторской проверки обязан получить достаточную убежденность в том, что система бухгалтерского учета достоверно отражает хозяйственную  деятельность проверяемого экономического субъекта. От оценки аудитором состояния  учета и внутреннего контроля на экономическом субъекте будут зависеть все его последующие действия: проводить аудиторские процедуры выборочно или проводить сплошную проверку. Разумеется, сплошная проверка очень трудоемка, но согласно нормам профессиональной этики, аудитор должен либо полностью убедиться в достоверности (или недостоверности) бухгалтерской отчетности клиента, либо отказаться от выражения мнения о ней.

     При оценке эффективности и надежности системы внутреннего контроля в  целом, контрольной среды и отдельных средств контроля аудитор обязан использовать не менее трех следующих градаций: высокая; средняя; низкая.

     Изучение  и оценка особенностей системы бухгалтерского отчета, изучение и оценка системы  внутреннего контроля должны в обязательном порядке документироваться.

     Система внутреннего контроля экономического субъекта должна включать в себя: