Учет движения денежных средств

В соответствии с указанными нормативными актами руководитель организации должен предоставить кассиру  охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче их, а в случае необходимости -- транспортное средство. 

При транспортировке  денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного  средства запрещается: 

разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей; 

допускать в  салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем организации  для их доставки; 

*следовать пешком, пользоваться попутным или общественным  транспортом; 

посещать магазины, рынки и другие тому подобные места; 

выполнять какие-либо поручения и любым иным образом  отвлекаться от доставки денег и  ценностей по назначению. 

В соответствии с указанными нормативными актами для  обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей касса организации должна отвечать следующим требованиям: [17] 

быть изолированной  от других служебных и подсобных  помещений; 

располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы  размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом; 

иметь капитальные  стены, прочные перекрытия пола и  потолка, надежные внутренние стены  и перегородки; 

закрываться на две двери: 

а) внешнюю, открывающуюся  наружу; 

б) внутреннюю, открывающуюся  вовнутрь.  

укрепляться металлическими решетками на оконных проемах  между рамами либо с внутренней стороны  помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны; 

иметь сейф (металлический  шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный  к строительным конструкциям пола и  стены стальными ершами; 

располагать исправным  огнетушителем и иметь охранно-пожарную сигнализацию. 

После окончания  рабочего дня кассир должен пересчитать  денежную наличность в кассе, сверить  ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение  кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. -- у руководителя организации Учреждением банка устанавливается лимит кассы, т.е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации. 

Деньги сверх  лимита могут находиться только в  период выдачи заработной платы в  течение 3 дней, включая день получения  денег в банке. Утром на 4-й день не выданная (депонированная) сумма  заработной платы должна быть внесена  в банк. 

Главный бухгалтер должен строго следить за соблюдением лимита кассы. Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышение лимита денежных средств в кассе. 

За накопление в кассе наличных денег сверх  установленного лимита на руководителя организации налагается штраф в  трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. 

Банки, налоговые  инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью  и в случае выявления нарушений  применяют штрафные санкции. 

За неоприходование (неполное оприходование) в кассе денежной наличности -- штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы. 

Кроме того, проверяется  соблюдение организацией "предельных сумм налично-денежных расчетов. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У “Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами” предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке предусмотрен в сумме 60 000 рублей. [6] 

На руководителя организации за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличности сверх установленного лимита налагается административный штраф в 50-кратном размере месячной оплаты труда. 

Для учета движения денежных средств в кассе установлены первичная документация и отчетность, регламентированные Порядком ведения кассовых операций в РФ. 

Единственным  документом для оприходования денежных средств в кассе является приходный  кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом “ПОЛУЧЕНО” и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Приходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении. 

Денежные средства могут поступать в кассу: 

со счетов в  банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе “К выдаче”, после того как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др.; 

в порядке платы  за жилую площадь, за пользование  коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.; 

в виде выручки  от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные  ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.); 

в виде взносов  работников в порядке погашения  задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате неиспользованных подотчетных сумм и переполученных авансов и т. д. 

Единственным  документом на расходование денежных средств из кассы является расходный  кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом “ОПЛАЧЕНО”. Расходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении. 

Расходный кассовый ордер выписывается в следующих  случаях: 

1. На “закрытую”  расчетно-платежную ведомость при  выдаче заработной платы, пособий  и т. д. По истечении срока, установленного для расчетов с работниками по оплате труда, в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, следует поставить штамп “ДЕПОНИРОВАНО” или сделать соответствующую надпись от руки. В конце платежной ведомости следует сделать запись о сумме выплаченной заработной платы, пенсий, пособий (прописью) и т. д., поставить штамп “РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № _ ”. 

2. При разовой  выдаче заработной платы отдельным  лицам, а также при выдаче  депонированной суммы заработной  платы. 

3. При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку. 

4. При выдаче  денег под отчет для приобретения  материально-производственных ценностей  (непродовольственные товары) в розничной  торговле за наличный расчет  без зачета в лимит мелкого опта и в других случаях. 

На основании  решения совета директоров Банка  России от 6.11.2001 (протокол №25) в Российской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между  юридическими лицами по одной сделке в сумме до 60 000 рублей (Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 №1050-У). [6] 

5. При взносе  денег на счета в банке кассир  выписывает объявление на взнос  наличными. Этот документ состоит  из трех частей: объявления на  взнос наличными, составляемого  клиентом и остающегося в банке  для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту. 

Все приходные  и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале  регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. 

Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) повсеместно  введен в практику бухгалтерского учета  в 1973 г. и предназначен для регистрации  бухгалтерией организации всех приходных  и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу. В нем ведется регистрация отдельно как приходных, так и расходных кассовых документов в порядке, отражающем последовательность записей с начала года. Рекомендовано иметь два журнала: один -- для регистрации приходных кассовых ордеров, другой -- расходных кассовых ордеров. 

По мере составления  приходных и расходных кассовых ордеров и регистрации их в  журнале кассир должен производить  записи в кассовой книге (ф. № КО-4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Форма кассовой книги приведена в Приложении. 

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой, чернилами или химическим карандашом. Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге, а вторые (отрывные) -- служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист (нелинованный) с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге. 

Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить  правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию  счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и  своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров -- прописью). 

На основании  отчета кассира при мемориально-ордерной форме учета составляют два учетных регистра: ведомость на поступление денег в кассу и ведомость на расходование денег из кассы, которые при журнально-ордерной форме учета объединены в один учетный регистр: журнал-ордер № 1. 

Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, производят итогами за день (при незначительном количестве операций по кассе за 3--5 дней) на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций. 

На лицевой стороне журнала-ордера № 1 производят записи по кредиту счета 50 “Касса” (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 “Касса” (при поступлении денег в кассу), записываются в ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера №1 в корреспонденции с кредитом других счетов. 

В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты  за отчетный период по всем синтетическим  счетам, производят взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера № 2, 3, 4, 7, 8, 11, 12). 

Итоги кредитовых оборотов по счету 50 “Касса” переносят  с лицевой стороны журнала-ордера № 1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам -- в дебет  соответствующих корреспондирующих счетов. 

Остаток средств  в кассе отражают в ведомости  на обратной стороне журнала-ордера № 1 только на начало и конец отчетного  месяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением денежных средств  в кассе используют данные отчетов  кассира. 

При осуществлении  записей в кассовой книге за 3--5 дней журнал-ордер № 1 можно использовать в течение нескольких месяцев  с выведением итогов по всем графам и остатков денежных средств в  кассе за каждый месяц. 

Торговые и  другие организации при необходимости текущий учет поступления торговой выручки в кассу предварительно могут учитывать в ведомости поступления торговой выручки (ф. № 27). [10]