Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере ПФ ТОО «KSP Steel»)__

По результатам тестирования, определяющего уровень организации внутреннего контроля и учета, установили, что вероятность ошибок в системе учета не высока, поэтому система учета расценивается как эффективная.

3.2 Программа аудита и аудиторские процедуры проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками по существу

Для наиболее эффективного распределения работы и для контроля над ходом аудиторской проверки составлена программа аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками  в ПФ ТОО «KSP Steel».

Аудиторские процедуры по существу предполагают детальную проверку верности отражения в бухгалтерском учете оборотов и сальдо по счетам. Цель общей программы аудита - собрать достаточный объем аудиторских доказательств, в соответствии с правилом (стандартом) № 5 «Аудиторские доказательства» для формулирования профессионального мнения о соответствии бухгалтерского учета операций по приобретению и реализации продукции требованиям действующего законодательства и достоверности во всех существенных аспектах бухгалтерской отчетности в части отраженных в ней операций.

Проверяя расчеты с поставщиками и подрядчиками, следует выяснить документальную обоснованность произведенных операций, убедиться в подлинности документов и правильности их оформления, обратить внимание на наличие всех оправдательных документов, а в отдельных случаях - провести встречные проверки, запросить в банках копии документов.

При проверке правильности оформления документов на приобретение товарно-материальных запасов аудитором сверяются суммы, отраженные в платежных поручениях, с суммами, указанными в выставленных поставщиками счетах, накладных и контрактах на поставку товаров, продукции, - данные суммы соответствуют. Кроме того, сопоставляется и количество полученной продукции путем сверки данных контрактов, накладных и приемо-сдаточных документов.

В некоторых организациях допускаются нарушения и зло­употребления в операциях по транспортным и погрузочно-разгрузочным работам. Проверяются такие расходы по квитанциям железной дороги об оплате транспортных расходов, погрузочно-разгрузочных работ, осуществленных механизмами железнодорожной станции, актами выполненных специализиро­ванными предприятиями работ, отгрузочным документам и това­ротранспортным накладным. Аудитором сопоставляются даты выполнен­ных работ, номеров отгрузочных документов и количество продукции или товара. Таким образом, устанавливаются несоответствия в разных документах, что может свидетельствовать и о повторном использовании одних и тех же документов на получе­ние денежных средств, оплату расходов за услуги, использован­ных в личных целях, или оплату подложных транспортных документов.

В случае поступления товара или продукции, оказания услуг и выполнения работ без последующей оплаты у организации воз­никает кредиторская задолженность или долг перед поставщиком. Согласно законодательству, по истечении срока истребования или погашения задолженности ее сумма относится в доход организации, при этом списанные суммы кредиторской задолженности учитываются и как доход в целях налогообложения, - проверяется правильно ли отнесены суммы кредиторской задолженности на доход организации. Приведем пример.

ТОО «Стальной союз» произвело отгрузку товара ПФ ТОО «KSP Steel»  16 сентября 2009 года на сумму 100 тыс. тенге. ПФ ТОО «KSP Steel»   должно рассчитаться за товар до 16 декабря 2009 года. У организации ТОО «Стальной союз» возникает дебиторская задолженность в сумме 100 тыс. тенге, соответственно у ПФ ТОО «KSP Steel» - кредиторская задолженность на эту же сумму. В учете ТОО «Стальной союз» и ПФ ТОО «KSP Steel»  эта сумма отражается 16 сентября 2009 года. 17 декабря 2009 года оплата не была произведена, поэтому начинает течь срок исковой давно­сти. Значит, 17 декабря 2009 года в бухгалтерском учете ТОО «Стальной союз» списывает сумму 100 тыс. тенге на убытки либо создает резерв по сомнительным долгам, в зависимости от обстоятельств. В налоговом учете эта же сумма будет списана на убытки 16 сентября 2009 года.

Организация ПФ ТОО «KSP Steel» как в бухгалтерском, так и налоговом учете, по истечении срока исковой давности, сумму своей кредиторской задолженности в 100 тыс. тенге учитывает как доход.

При оприходовании товарно-материальных ценностей могут быть выявлены расхождения по количеству, качеству с указанными данными в документах поставщика. В таком случае специальной комиссией с участием представителя поставщика или независимой организацией составляется в двух экземплярах акт о выявленной недостаче. На сумму недостачи товарно-материальных ценностей хозяйствующий субъект предъявляет поставщику претензию, к которой прилагаются:

   копии сопроводительных документов или сличитель­ной ведомости фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными, указанными в документах поставщика;

   квитанции станции (пристани, порта) назначения о проверке веса груза, если она производилась;

   акт о выявленной недостаче товарно-материальных ценностей;

   другие документы, свидетельствующие о причинах возникновения недостачи (анализ на влажность про­дукции, имеющей соответствующие допуски на влажность, коммерческие акты).

На неудовлетворенные претензии предъяв­ляется иск поставщику, железной дороге или пароходству. Зачастую арбитражный суд отказывается в удовлетворении этих исков из-за несвоевременности их предъявления, отсутствия соответствующих доказательств. Выясняем, нет ли случаев предъявления претензий с истечением срока их исковой давности, - таких претензий не оказалось. На основании копий приложенных до­кументов к исковым заявлениям определяется, доказательными ли являются предъявляемые претензии поставщикам.

Проверку расчетов по счету 3310 необходимо осуще­ствлять по двум основным направлениям:

   анализ правильности оплаты за принятые материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;

   анализ полноты оприходования товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков.

Аудиторы утверждают, что существует большая вероятность того, что информация может быть существенно искажена до проведения аудита и иметь существенные отклонения. Поэтому они проводят встречные проверки с целью проверки достоверности информации о движении активов, оценку системы внутреннего контроля, первичные документы, регистры синтетическою и аналитического учета. Отдельным мероприятием при аудите расчетов с поставщиками и под­рядчиками, является инвентаризация расчетов и анализ ее результатов.

Для проведения инвентаризации создается рабочая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя. В ходе проверки выявляются: акцептованные счет - фактуры, порядок оплаты с поставщиками, наличие разрешительных подписей руководителя дистанции на оплату поставщику, остатки задолженностей перед поставщиками.

Начиная проверку расчетов с поставщиками и подрядчиками, аудитором проводится инвентаризация с кредиторами, которая заключается в выявлении по соответствующим документам остатков по счетам и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах, - делается запрос о состоянии расчетов с приложением к нему выписки-расшифровки задолженности, числящейся на проверяемом субъекте. Аудитор и члены инвентаризационной комиссии устанавливают сроки возникновения кредиторской задолженности и ее реальность.

Запросы-подтверждения используются в том случае, если на счетах числятся крупные суммы или предъявленные поставщиками и покупателями счета являются спорными. В запросы включаются данные об остатках на счетах, или счета-фактуры, если остатки в них незначительны. Запросы  и подтверждения оформляются на бланке хозяйствующего субъекта. Организация, получившая его, лишь проставляет сумму, которую она подтверждает, и отсылает бланк поставщику в двух экземплярах, из которых один передается аудитору.

Результаты инвентаризации расчетов с кредиторами оформляются актом, где указываются суммы несогласованной кредиторской задолженности и ее величина, по которой истекли сроки исковой давности. По этим видам задолженности к акту инвентаризации прилагается справка с указанием наименования и адреса поставщиков и подрядчиков, суммы задолженности, за что она числится, с какого времени и на основании каких документов.

              Проведение инвентаризации расчетов с поставщиками дает возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения.

По характеру образования кредиторская задолженность де­лится на нормальную и неоправданную.

Нормальной кредиторской задолженностью следует считать ту, которая обусловлена ходом выполнения бизнес- плана пред­приятия, а также действующими формами расчетов. К ней относятся - задолженность поставщикам по акцепто­ванным расчетным документам, срок оплаты которых не насту­пил и непросроченная задолженность финансовым органам по платежам в бюджет.

Неоправданной кредиторской задолженностью считается просроченная задолженность финансовым органам - по расчету с бюджетом, персоналу предприятия - по оплате труда, постав­щикам - по неоплаченным в срок расчетным документам.

Для выявления давности просроченной задолженности следует проанализировать ее по срокам образования, составив следующие группы:

      до одного месяца;

      от одного до трех месяцев;

      от одного до шести месяцев;

      от шести месяцев до года;

      свыше одного года.

На основании этих сроков аудитор может определить степень нарушения финансово-расчетной дисциплины. Сделанные по этому поводу соответствующие выводы обоснованы и подтверждены подлинными оправдательными документами, такими как: счета-фактуры, накладные, расписки, чеки, платежные доку­менты, инвентаризационные описи, сличительные ведомости, объяснения материально ответственных и должностных лиц.

Состояние кредиторской задолженности на начало и конец отчетного периода в балансе характеризуется остатками по следующим статьям:

   счета и векселя к оплате;

   авансы полученные;

   задолженность по налогам;

   прочая кредиторская задолженность.

Одна из статей бухгалтерского баланса, которая подвергается аудиту – это авансы, полученные под предстоящую поставку товарно-материальных запасов, основных средств и выполнение работ (услуг). Состояние этих расчетов контролируется на основе записей по счетам в зависимости от сроков, признаются как краткосрочные и долгосрочные на счетах группы 3510 «Краткосрочные авансы, полученные» и 4410 «Долгосрочные авансы полученные». При аудите данного объекта привлекаются журнал-ордер № 9, по кредиту вышеназванных счетов, ведомость к журналу-ордеру № 9 в части аналитического учета по полученным авансам, Главная Книга.

При проверке статьи  «Краткосрочная кредиторская задолженность» нам сопоставляются ее остатки с группой счетов 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», которые предназначены для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

   полученные ТМЗ и долгосрочные активы, выполненные работы и потребленные услуги;

   полученные ТМЗ, долгосрочные активы, работы и услуги, на которые расчетные документы еще не поступили;

   излишки ТМЗ и долгосрочных активов, выявленные при их приемке;

   полученные услуги по перевозкам.

Проверку расчетов по этому счету необходимо осуществлять по двум основным направлениям:

   анализ правильности оплаты за принятые товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;

   анализ полноты оприходования ТМЦ, полученных от поставщиков.

Проверив расчеты с поставщиками и подрядчиками, аудитором делаются выводы, которые обосновываются и подтверждаются подлинными документами, которыми могут быть: счета-фактуры, накладные, расписки, платежные документы,  инвентаризационные описи, сличительные ведомости.

Прослеживая операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками, аудитор должен проверить правильность составления бухгалтерских проводок. Особое внимание обращается на отражение операций на счетах, учитывающих издержки производства и обращения, так как в них кроется множество ошибок, влияющих на себестоимость продукции, финансовые результаты хозяйствующих субъектов.

В заключение, аудитором проверяется правильность составления корреспонденции счетов [23].

3.3 Оформление результатов аудита и разработка рекомендаций по учету с поставщиками и подрядчиками

Аудит расчетов с поставщиками  и подрядчиками в ПФ ТОО «KSР Steel» проводился на выборочной основе в соответствии с Законом Республики Казахстан «Об аудиторской деятельности» № 139-III от 5 мая 2006 года [2] .

При проверке расчетов система бухгалтерского учета ПФ ТОО «KSP Steel» с поставщиками и подрядчиками оценена как эффективная.

Главный бухгалтер предприятия имеет высшее экономическое образование и продолжительный стаж работы в данной должности. В результате предыдущего аудита предприятию было получено положительное аудиторское заключение. Все эти факты оказывают значительное влияние к разработке общего плана аудита кредиторской задолженности с поставщиками и подрядчиками, который определяет последовательность действий при проведении аудита.

Для наиболее эффективного распределения работы и для контроля над ходом аудиторской проверки была составлена программа аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками  в ПФ ТОО «KSP Steel».

Теперь уже после составления рабочей программы, мы приступим к детальной проверке учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ПФ ТОО «KSP Steel» .