Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере ПФ ТОО «KSP Steel»)__

Платежное поручение представлено в приложении Б.

Порядок расчетов платежными поручениями представлен на рисунке 5.

Синтетический учет с поставщиками и подрядчиками ведется на счетах групп 3310 и 4110 «Кратко-долгосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам». По кредиту отражаются остатки задолженности на начало и конец периода, и акцептованные счета поставщиков (принятые к оплате, но не оплаченные, то есть увеличение задолженности). По дебету отражается оплата счетов поставщиков, то есть уменьшение задолженности перед ними.

На счетах групп 3310, 4110 учитываются расчеты по:

   полученным товарам, принятым работам, потребленным услугам, в том числе предоставление электроэнергии, газа, воды, доставке или переработке запасов, расчетные документы на которые приняты к оплате;

   товарам, продукции, работам, услугам, на которые расчетные документы от поставщиков (подрядчиков) не поступили;

   излишкам товаров, установленным при их приемке;

   потребленным услугам по перевозкам, в том числе недопла­ченной или переплаченной суммам тарифов; по всем видам услуг связи;

      операциям, связанным с расчетами по приобретенным това­рам, принятым работам, потребленным услугам, отражаемым на счетах групп 3310, 4110, независимо от факта оплаты.

Рисунок 5 – Порядок расчетов платежными поручениями

Ведение аналитического учета операций и событий установлено исходя из потребностей ПФ ТОО «KSP Steel».

Аналитический учет ведется в хронологическом порядке по каждому поставщику или подрядчику. Причем аналитический учет организован таким образом, что можно получать сведения в различных разрезах: по срокам оплаты (долгосрочная или краткосрочная задолженность); по расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; по неоплаченным в срок расчетным документам; по выданным неоплаченным и просроченным векселям; по неотфактурованным поставкам.

Принимается на учет кредиторская задолженность перед поставщиками на основании следующих документов: счетов, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, приходных ордеров, приемных актов, актов о выполнении работ. Приходный ордер представлен в приложении Б.

Аналитический учет по счету 3310 ведется в журнале-ордере № 6, в котором записи по кредиту данного счета производятся на основании предъявленных поставщиками и подрядчиками и принятых к оплате счетов-фактур (расчетно-платежных документов), а по неотфактурованным поставщикам - согласно сопроводительным документам на товарно-материальные запасы. На основании счетов-фактур, принятых к оплате, в журнале-ордере в разрезе поставщиков и подрядчиков про­изводятся следующие записи: суммы оставшихся на начало месяца неоплаченных или частично оплаченных счетов-фактур или других расчетно-платежных документов; стоимость поступивших товарно-материальных запасов в корреспонденции со счетами учета товарно-материальных запасов по фактической себестоимости; и итоговая их сумма по каждому поставщику; суммы по расчетным документам на товарно-материальные запасы, отгруженные или переданные поставщиками, но не прибывшие в течение месяца на склад (магазин) торговой организации; суммы оплаты по каждой поставке.

С помощью аналитического учета детализируются сведения об объекте в денежном и (или) натуральном выражении. Детализация в бухгалтерском учете осуществляется по схеме: синтетический учет - субсчет - аналитические счета (по поставщикам). С помощью аналитического учета характеризуются расчеты с поставщиками и подрядчиками. Натуральные показатели аналитического учета дают возможность учитывать результаты инвентаризации (излишки, недостачи). Данные аналитического учета обобщаются путем составления сальдовых и оборотных ведомостей. По итоговым данным по аналитическим счетам получаем сведения по синтетическому счету. Итоги оборотов и сальдо по аналитическим счетам соответствуют оборотам и остаткам по счетам синтетического учета, с помощью которого обеспечивается возможность контроля данных. Для ведения аналитического учета пригоняются карточки, книги, ведомости, а при автоматизированном учете - файлы на машиночитаемых носителях (дискетах, жестких дисках).

Правильным построением аналитического учета обеспечивается получение следую­щей информации по:

      поставщикам по акцептованным расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

      поставщикам, по расчетным документам которых оплата в срок не произведена;

      поставщикам по поставкам, по которым расчетные докумен­ты не поступили;

      поставщикам по выданным векселям, по которым срок опла­ты не наступил;

      поставщикам по полученному товарному кредиту.

Если счет поставщика был принят к оплате и оплачен, а npи поступлении товаров обнаружилась их недостача по сравнению с данными сопроводительных или иных документов, обнаруже­ны несоответствия цен, оговоренных в контракте, обнаружены арифметические ошибки, счета групп 3310, 4110 кредитуются со счетом группы 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задол­женность», 2180 «Прочая долгосрочная дебиторская задолженность».

Суммы штрафов, пени, неустоек, признанные должником или по которым получены решения суда об их взыскании, отражаются на счете 6280 «Прочие доходы».

Списание кредиторской задолженности в пределах и за счет дебиторской задолженности при наличии акта сверки отражается в учете по дебету счетов 3310, 4110 и кредиту счетов 1210, 2210, 1280, 2180. Погашение кредиторской задолженности поставщикам отражается зачетом аванса по дебету 3310, 4110 и кредиту счетов 1610, 2910.

Выплата аванса под поставку товаров, выполнение работ, ока­зание услуг отражается на счетах групп бухгалтерского учета по дебету счетов 1610, 2910  и по кредиту счетов по учету денежных средств. При воз­врате сумм авансов по различным обстоятельствам в учете произ­водятся записи по дебету счетов по учету денежных средств и кредиту счетов 1610, 2910. Зачет ранее выданного аванса в погашение задолженности поставщикам отражается по дебету счета 3310, 4110  и кредиту счетов 1610, 2910.

Счета групп 3310, 4110 предназначены для отражения операций по расчетам за приобретенные товары, принятые работы, оказан­ные услуги, в том числе для учета расходов по доставке или пе­реработке запасов.

На предприятии применяется журнально-ордерная форма учета. Состав учетных регистров при журнально-ордерной форме учета представлен ниже на рисунке 6.

Учетным регистром по кредиту счетов 3310 и 4410 является журнал-ордер № 6. В левой стороне регистра отражают наименование поставщика, номер приходного номера. При принятии материалов на склад даются корреспонденции по дебету соответствующих счетов (в зависимости от видов полученных ценностей) в корреспонденции со счетами 3310 или 4410. В особую графу выделяются общие суммы задолженности по данной поставке. По мере поступления выписок банка с текущего счета в банке, либо какого-то другого счета против каждого поставщика дается отметка об оплате.

Рисунок 6 – Состав учетных регистров при журнально-ордерной форме учета

В конце месяца журнал-ордер закрывается и кредитовые обороты, то есть сумма акцепта, переносится в Главную книгу и делается накопление дебетовых оборотов по всем корреспондирующим счетам со счетом 3310 или 4410. Cуммы, оставшиеся неоплаченными, а так­же суммы по неотфактурованным поставщикам, подсчитываются отдельно по каждому счету-фактуре или другому заме­няющему его документу и заносятся в графу «Сальдо на ко­нец месяца».

Итоговые суммы кредитовых и дебетовых оборотов и ос­татков на конец месяца переносятся в Главную книгу.

Если материальные ценности поступают без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные), то в журнале-ордере № 6 их записывают по учетным ценам раздельно по каждой поставке. Затем при поступлении сопроводительных документов, ранее записанная сумма по учетным ценам аннулируется путем исправительной записи (реверсивная проводка),  а на основе счетов-фактур производится верная запись по  фактической себестоимости.

Существует и противоположный случай, когда документы поставщика имеются в наличии, а ТМЦ находятся в пути. По данным документов они записываются в журнал-ордер № 6 в обычном порядке как поступившие (без оприходования на склад).

Если к концу месяца материальные ценности не поступили, то их стоимость записывают в специальную графу «За неприбывший груз», а при поступлении, раннее произведенную запись исправляют (реверсивной проводкой) и по фактическому наличию ценностей делают новую бухгалтерскую запись.

Суммы кредиторской задолженности, с истекшим сроком ис­ковой давности, списываются по каждому обязательству на осно­вании материалов инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации и учитывается на счетах груп­пы 6280.

В таблице 4 показана корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Таблица 4 - Корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

Для оформления фактов хозяйственной деятельности в ПФ ТОО «KSP Steel» применяются Типовые формы первичных документов, утвержденные приказом Министерства финансов РК от 19 марта 2004 года № 123, и формы первичных документов, предусмотренные в программе «1С: Бухгалтерия».

Регистры бухгалтерского учета (ведомости учета хозяйственных операций, ведомости учета сгруппированных показателей активов, обязательств и собственного капитала) составляются в формате, предусмотренном программой «1С:Бухгалтерия» 8.0, на базе которой ведется бухгалтерский учет в ПФ ТОО «KSP Steel».

2.3 Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками и отражение ее результатов в бухгалтерском учете

Все записи в бухгалтерском учете производятся на основании документов. При ведении учетных записей могут возникнуть расхождения между показателями текущего учета и фактического состояния расчетов с кредиторами. Так, например, остатки средств по данным учета могут не совпадать с их фактическим наличием вследствие изменений, происходящих с запасами, которые в текущей работе не поддаются бухгалтерскому учету и следовательно, не могут быть документально оформлены. К ним относятся так называемые естественные потери или естественная убыль, возникающая под влиянием биологических (в продуктах в первую очередь), физических и химических воздействий внешней среды. Происходит изменение веса или количества средств в результате усушки, утруски (например, сыпучие материалы), утечки, распыла, порчи грызунами и насекомыми. Фактические остатки могут не соответствовать данным учета в результате потерь при транспортировке товарно-материальных ценностей, пересортице однородной продукции, неисправности измерительных и весовых приборов, арифметических ошибок при оформлении операций и злоупотреблений (хищений, обвесов, обсчетов) материально ответственных или посторонних лиц.

Поэтому тщательно и с должным вниманием  проводится инвентаризация, то есть проверка фактического наличия имущества и обязательств данными бухгалтерского учета.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации бывают полные и частичные.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится 1 раз в год, как правило, перед составлением годового отчета на 1 января.

Инвентаризация  расчетов начинается за несколько месяцев до конца года, так как это процесс трудоемкий и требующий больших затрат времени.

Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств и расчетов, например, расчетов с поставщиками и подрядчиками. Она проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально - ответственных лиц, позволяет своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль над своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов хищений имущества сводится к минимуму.