Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере ПФ ТОО «KSP Steel»)__

Поставки материальных ресурсов на предприятие осуществляются через хозяйственные связи. Хозяйственные связи представляют собой совокупность экономических, организационных и правовых взаимоотношений, которые возникают между поставщиками и потребителями средств производства. Рациональная система хозяйственных связей предполагает минимизацию издержек производства и обращения, полное соответствие количества, качества и ассортимента поставляемой продукции потребностям производства, своевременность и комплектность ее поступления. Существуют следующие виды расчетов, представленные на рисунке 1.

Основанием для оплаты поставщикам является выставленный счет на оплату, завизированный директором.

При работе с поставщиками важным моментом является заключение правильно составленного договора.

Рисунок 1 – Виды расчетов организации

Правильно составленный договор поможет избежать юридических ошибок, которые впоследствии могут привести к значительным экономическим потерям и длительным судебным разбирательствам.

Во избежание таких ошибок бухгалтеру необходимо до заключения договора:

   провести экспертную оценку подготовленного проекта договора на предмет соответствия его условий действующему законодательству;

   определить критерии перехода права собственности на поставляемый товар от поставщика к получателю;

   указать порядок расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также порядок возврата авансовых платежей (предоплаты);

   определить четкий порядок приемки товаров по количеству и качеству;

   предусмотреть ответственность сторон за невыполнение договорных обязательств;

   определить конкретный способ обеспечения исполнения договорных обязательств.

Досудебный порядок рассмотрения хозяйственных споров сегодня не является обязательным, однако отсутствуют и правовые нормы, запрещающие его осуществление. Поэтому отказываться от процедуры досудебного урегулирования возникших недоразумений, возникших по договору поставки, не следует.

              Претензии в основном возникают из-за поставки недоброкачественных или некомплектных товаров. Компания-получатель в данном случае имеет право:

   соразмерного уменьшения стоимости поставки;

   безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок;

   возмещения своих расходов на устранение недостатков товара;

   замены недоброкачественного товара на товар, соответствующий условиям договора;

   отказа от исполнения договора и возврата ранее уплаченной за товар суммы.

Обязательство предусматривает или позволяет определить срок его исполнения или период времени, в течение которого оно должно быть исполнено, обязательство подлежит исполнению в этот день или, соответственно, в любой момент пределах такого периода [5].

В случаях, когда обязательство не предусматривает срока его исполнения, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства.

Обязательство, не исполненное в разумный срок, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня предъявления требования об исполнении, если обязанность исполнения его в другой срок не вытекает из действующего законодательства, условий или существа обязательства.

Кроме того, в обязательстве в качестве его сторон – кредитора или должника могут участвовать несколько лиц. В таких случаях возникает долевое, субсидиарное или солидарное обязательство (статья 269 ГК РК).

Обязательства классифицируются как текущие (краткосрочные, со сроком погашения в течение 12 месяцев с отчетной даты) и долгосрочные (со сроком погашения более одного года).

На практике возникновение обязательства бухгалтер отражает через кредиторскую задолженность.

Кредиторская задолженность – это обязанность предприятия погасить долг. Участниками обязательства являются должник и кредитор и в определенных случаях третьи лица [8].

Большую часть кредиторской задолженности на предприятии составляет задолженность перед поставщиками и подрядчиками.

К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и материалы, товары, оказывающие различные виды услуг (отпуск воды, электроэнергии, газа), а также выполняющие разные работы (строительство, текущий и капитальный ремонт основных средств).

Расчеты между поставщиками и покупателями производятся, в основном, в безналичной форме. В настоящее время организации при заключении договоров сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию и оказанные услуги.

В соответствии с Правилами «Использования платежных документов и осуществления безналичных платежей и переводов денег на территории Республики Казахстан», утвержденным постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 25 апреля 2000 г. № 179 предложена форма расчетов, основанная на использовании выписываемого поставщиком платежного требования-поручения. Оно выписывается банком покупателя к исполнению только при наличии средств на текущем банковском счете покупателя и при его письменном согласии оплатить полностью или частично платежное требование-поручение [9].

Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются либо после отгрузки товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг, либо одновременно с ними с согласия предприятия или по его поручению, либо по предоплате. В без акцептном порядке оплачиваются расчетные документы за отпущенные газ, воду, тепло, электроэнергию, выписанных на основании показаний счетчика. Расчеты могут производиться в порядке инкассо, аккредитивами, чеками.

Изъятие денег с банковского счета клиента без его согласия производится с использованием инкассовых распоряжений по основаниям, предусмотренным законодательными актами Республики Казахстан (далее – РК), и в порядке, установленном Национальным Банком Республики Казахстан, с учетом соблюдения очередности, предусмотренной законодательными актами РК. Порядок расчетов инкассовыми распоряжениями следующий: инициатор представляет в банк отправителя денег инкассовое распоряжение с приложением оригиналов исполнительных документов либо их копий, подтверждающих обоснованность данного взыскания на основании норм, предусмотренных законодательными актами РК, за исключением случаев представления инкассовых распоряжений органов налоговой службы и таможенных органов. Требования о необходимости приложения оригиналов документов либо их копий устанавливается Национальным Банком РК. В инкассовом распоряжении указывается назначение платежа и делается ссылка на законодательный акт, предусматривающий право изъятия денег без согласия отправителя денег. Исполнение инкассового распоряжения органов налоговой службы о взыскании налоговой задолженности и органов исполнительного производства по исполнительным документам при недостаточности денег на банковском счете отправителя денег производится по мере поступления денег на счет. Права и обязанности участников платежа возникают с момента предъявления инициатором инкассового распоряжения в банк отправителя денег. Банк отправителя денег после получения такого указания должен его акцептовать либо обоснованно в письменном виде отказать в его акцепте. В случае акцепта инкассового распоряжения банком отправителя денег у отправителя инкассового распоряжения возникает право требования по его исполнению.

Аккредитив - условное денежное обязательство банка, используемое в расчетах по внешнеторговым сделкам. Аккредитив выдается банком по поручению клиента-приказодателя аккредитива (импортера) в пользу его контрагента по контракту бенефициара (экспортера), по которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), должен произвести бенефициару платеж при условии представления им предусмотренных аккредитивом документов и при выполнении других условий аккредитива. При выдаче аккредитива банк действует как посредник между продавцом и покупателем, так как через него после предоставления документов совершается платеж. Использование документарного аккредитива позволяет свести до минимума коммерческий риск, обеспечивает наиболее надежное и быстрое получение выручки экспортерами и импортерами. Существенным аргументом в пользу использования аккредитива в качестве расчетов является возможность привлечь финансирование банка под торговый контракт.

              Для продавца аккредитив имеет следующие преимущества:

   уверенность в том, что действующие в стране покупателя на момент открытия аккредитива правила не помешают получению платежа (например, правила лицензирования);

   уверенность в получении платежа независимо от покупателя, если продавец выполнит все условия аккредитива;

   быстрое получение платежа после отгрузки товара.

              Для покупателя аккредитив привлекателен по следующим причинам:

   возможность подтвердить свою платежеспособность;

   гарантия того, что продавец не получит оплату товара до тех пор, пока не выполнит условий контракта по его поставке;

   возможность не производить авансовый платеж.             

Способ осуществления платежа путем выдачи чека производится путем выдачи чекодателем одноименного платежного документа чекодержателю, при этом выдача чека не является исполнением денежного обязательства чекодателя, во исполнение которого такой чек был выписан. Исполнение обязательства происходит в момент получения денег по чеку.

Чеки подразделяются на покрытые и непокрытые. Покрытыми являются чеки, которые обеспечены депозитом, предварительно внесенным чекодателем в банк. Непокрытыми являются чеки, которые не были предварительно обеспечены депозитом.

Права и обязанности чекодателя и банка, связанные с использованием чека, возникают на основании договора об использовании чеков. Права чекодержателя возникают с момента получения чека от чекодателя.

              С момента выдачи чека чекодателем производится реализация прав и обязанностей. У чекодержателя возникает право денежного требования к банку чекодателя в сумме, указанной в чеке. Банк чекодателя оплачивает чек, предъявленный чекодержателем, либо отказывает в его оплате в сроки, предусмотренные нормативными правовыми актами Национального Банка РК и по основаниям, установленным в ст. 18 Закона РК « О платежах и переводах денег» [3].

Давно прошли те времена, когда для подтверждения чьего-либо долга перед вторым лицом было достаточно одного слова или долговой расписки, что достаточно рискованно. В наше время для обеспечения должного ведения учета хозяйственной деятельности предприятиям необходимо правильно построить систему бухгалтерского учета. Началом начал являются первичные документы, их правильное оформление и обработка. Первичные документы фиксируют факт совершения операции или события [8].

Основанием для принятия на себя обязательства для принятия от поставщика товаров (работ, услуг), служат договор, накладная или акт выполненных услуг и счет-фактура. Договор служит обоснованием покупки, а накладная или акт служат для подтверждения факта получения товаров или работ. Счет-фактура является обязательным документом для всех плательщиков налога на добавленную стоимость и выписывается на основании накладной или акта выполненных работ.

При учете поступления основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных запасов (далее – ТМЗ) от поставщиков при безналичной форме оплаты необходимо заключить договора купли-продажи со спецификацией. Оплата покупки осуществляется на основании счета документа поставщика с подтверждением платежа покупателем с указанием суммы платежа, перечня товаров. Покупатель, оплатив счет, получает груз у поставщика при предъявлении копии счета, копии платежного документа с отметкой банка, доверенности на получение товаров. В свою очередь поставщик выписывает накладную и счет-фактуру. Отделом бухгалтерии проверяется правильность оформления счета-фактуры. Согласно статье 242 Налогового кодекса РК счет-фактура должен содержать:

   порядковый номер и дату составления счета-фактуры;

   полное наименование, адрес и регистрационный номер поставщика и получателя товаров (работ, услуг), а также номер свидетельства о постановке на учет по налогу на добавленную стоимость поставщика;

   наименование реализуемых товаров (работ, услуг);

   размер облагаемого оборота;

   ставку налога на добавленную стоимость;

   сумму налога на добавленную стоимость;

   стоимость товаров (работ, услуг) с учетом налога на добавленную стоимость [5].

Счет-фактура выписывается не позднее пяти дней после даты совершения оборота по реализации и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера поставщика либо иными уполномоченными на то должностными лицами.

Согласно п. 8 ст.242 Налогового кодекса РК оформление счета-фактуры не требуется в случаях:

   осуществления расчетов за предоставленные коммунальные услуги, услуги связи населению через банки с применением первичных документов, служащих основанием при ведении бухгалтерского учета,

   при представлении покупателю чека контрольно - кассовой машины в случае реализации товаров (работ, услуг) населению за наличный расчет,

   при предоставлении товаров (работ, услуг), освобождаемых от налога на добавленную стоимость.

При получении расчетных документов их записывают в книгу учета расчетов с поставщиками. По принятым к оплате счетам производится акцепт, выписывается платежное поручение и передается вместе с расчетными документами в банк для перечисления средств.

Платежными поручениями производятся расчеты через учреждения банков в безналичном порядке за полученные и принятые товары, услуги при условии ссылки в поручении на номер и дату налоговых счетов - фактур, товарно-транспортных накладных и других документов, подтверждающих отпуск товара или оказания услуг, а также по нетоварным операциям.