Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Глобал Реал Эстейт»

Также аудитору необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для бюджетных организаций. В настоящее время этот размер составляет 100 руб. за день нахождения в командировке по Российской Федерации, а за границей от 53 долл. США (Украина) до 95 долл. (Чад) согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93.

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма  уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается НДФЛ, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если суточные выдают сверх установленных норм, но в соответствии с коллективным договором или другим локальным документом, то сумма превышения:

- не уменьшает  налогооблагаемую прибыль;

- не облагается  НДФЛ, ЕСН;

- не облагается  взносом на страхование от  несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

С 1 января 2008 г. согласно п. 3 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (Федеральный закон от 24.07.2007 N216-03).

Под расходами  на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.

Руководитель  организации должен утверждает своим  приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения данного срока.

Аудитор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными - 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (см. Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У). Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами. На это указано в совместном Письме МНС России и Банка России от 01.07.2002 N 24-2-02/252; 02.07.2002 N 85-Т. За нарушение этого ограничения на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации - от 40 000 до 50 000 руб., для руководителя -от 4000 до 5000 руб. {ст. 15.1 КоАП РФ).

При представлении  авансового отчета должен быть предъявлен кассовый чек ККМ (Письмо Управления МНС России по г. Москве от 12.08.2003 N 29-12/44158). Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.

К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно (Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.1998 N 55). Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы, для которых не предусмотрены    унифицированные    бланки,    должны    иметь    следующие реквизиты:

- наименование;

- дату составления;

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

- содержание  хозяйственной операции;

- измерители  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении;

- наименование  должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи  указанных лиц.

Заметим, что  печать в данном перечне не упоминается.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

При проверке правильности отражения представительских расходов аудитор должен проверить произведенные  представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ, Для контроля затрат по приему делегаций в организации должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств утверждаются приказом руководителя. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа.

После окончания  приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.). Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% затрат организации на оплату труда {ст. 264 НК РФ). Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита:

1. Нарушение порядка  выдачи подотчетных сумм:

- выдача денежных  средств лицам, не указанным  в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйствен но-операционные расходы;

- выдача денежных средств  из кассы под отчет лицам,  не являющимся работниками организации;

- выдача денег  под отчет лицам, не рассчитавшимся  по ранее выданным авансам;

- выдача подотчетных  сумм без определения срока,  на который выдана подотчетная сумма;

- несоответствие  фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они были выданы;

- систематическая  выдача подотчетных сумм без  производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

- списание подотчетных  сумм по первичным документам  неустановленной формы;

- списание подотчетных  сумм по неправильно оформленным  первичным документам;

- списание подотчетных  сумм при отсутствии первичных  документов;

- списание подотчетных  сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

2. Нарушения при  оформлении командировочных расходов:

- отсутствие  приказов (распоряжений) о направлении  работников в командировку;

- отсутствие  командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение  установленных норм командировочных  расходов;

- отсутствие  приказов (распоряжений) об оплате  суточных сверх установленных норм;

- отсутствие  аналитического учета командировочных  расходов в пределах норм и сверх норм,

3. Нарушение порядка  налогообложения при оформлении  командировочных расходов 

- некорректное  выделение НДС в суммах командировочных расходов.

4. Нарушение при  приобретении материальных ценностей,  оплате работ, услуг подотчетными лицами

- выделение сумм НДС  расчетным путем от стоимости  материальных ценностей, приобретенных  за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.

5. Нарушения порядка  учета представительских расходов: