Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Глобал Реал Эстейт»

tyle="margin-left:27pt;text-align:justify;line-height:24pt">- содержание  хозяйственной операции;

- измерители  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении;

наименование  должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи  указанных лиц.

Также в первичных  документах указываются сведения о  дате, месте проведения деловой встречи (приема) и ее цели. Цели проведения мероприятия уделяется особое внимание, поскольку, если она не будет удовлетворять критериям, установленным п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя будет признать затраты на мероприятие в качестве представительских расходов при налогообложении прибыли. В случае, если участникам встречи необходим транспорт, например, приехать из аэропорта в гостиницу, а из гостиницы к месту, переговоров и обратно. Для перевозок используется собственный автомобиль организации, необходим путевой лист автомобиля, задействованного в этом мероприятии, а также авансовые отчеты водителей о приобретении ГСМ с приложением чеков АЗС.

Согласно ПБУ 18/02 в налоговом учете представительские  расходы относятся к нормируемым расходам. Это значит, что при расчете налога на прибыль за отчетный (налоговый) период организация может учесть представительские расходы в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда организации за этот период.

Расходы и доходы при расчете налога на прибыль  учитываются нарастающим итогом в течение года. Поэтому необходимо пересчитывать сумму расходов, которая укладывается в установленный норматив. Делать это можно ежемесячно т.к. организация, уплачивает ежеквартальные авансовые платежи по налогу на прибыль.

Так как в налоговом  учете нормируемые расходы учитываются  не в полной сумме, то в бухгалтерском учете затраты оказываются выше, чем в налоговом. В то же время расходы, не учтенные в одном отчетном периоде, могут быть признаны в другом отчетном периоде.

Сумма сверхнормативных представительских расходов представляет собой постоянную разницу (п. 4 ПБУ 18/02). Возникшую постоянную разницу можно учитывать как на отдельном субсчете к счету учета затрат или же отражать обособленно в регистрах аналитического учета.

В первом случае к счету учета затрат открываются  два субсчета.

- субсчет 1 "Расходы,  учитываемые в целях налогообложения";

- субсчет 2 "Расходы,  не учитываемые в целях налогообложения".

На основании  постоянной разницы организация  обязана формировать постоянные налоговые обязательства. Такое требование установлено п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02, которое утверждено Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

Если постоянная разница возникает в течение  отчетного года, то в последующие периоды указанная сумма расходов может уложиться в установленный лимит. В этом случае начисленное постоянное налоговое обязательство необходимо уменьшить или вовсе списать.

Представительские расходы в пределах установленных  лимитов учитываются при расчете налога на прибыль на основании тех первичных документов, на основании которых они были приняты к бухгалтерскому учету.

Расходы и доходы ООО «Реалконсалт-ТМ» при расчете  налога на прибыль учитываются нарастающим итогом в течение года. Поэтому необходимо пересчитывать сумму расходов, которая укладывается в установленный норматив. Делается это ежемесячно, т.к. организация уплачивает ежеквартальные авансовые платежи по налогу на прибыль. Для оплаты представительских расходов выдаются денежные средства на основании  расходного кассового ордера. При наличии за сотрудником, запрашивающим аванс, задолженности по ранее выданным авансам средства под отчет на представительские расходы не выдаются. По истечении срока (3 дня) сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложениями: квитанции, чеки, смета, отчет и прочее. На основании предоставленного отчета бухгалтер делает необходимые проводки. При этом учитывая суммы представительских расходов в пределах и сверх тарифов. В случаях если в пределах тарифов, то расходы списываются на сч. 26 – нотариальные расходы в пределах тарифов, а если сверх установленных тарифов, то списываются на сч. 26- нотариальные расходы сверх тарифов, которые не учитываются в целях  налогообложения.

Представительские расходы, понесенные ООО «Реалконсалт-ТМ», в полном объеме отражаются на счете учета затрат 26 "Общехозяйственные расходы» в корреспонденции со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Бухгалтерский учет ГСМ ведется в соответствии с  ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", утвержденного Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н, план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению, утвержденных Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, предусмотрено отражение учета ГСМ на счете 10 "Материалы", субсчет 3 "Топливо". На этом субсчете учитываются наличие и движение ГСМ, предназначенных для эксплуатации автомобиля.

По дебету 10-3 отражается поступление ГСМ на основании  первичных учетных документов, по кредиту 10-3 производится списание ГСМ на основании ведомостей учета выдачи ГСМ, требований, лимитно-заборных ведомостей накладных.

Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы  на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 28-11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78).

В путевом листе указываются  номер и дата выдачи, серия и  номер автомобиля, его марка, цель поездки, информация о конкретном месте следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. Обязательно должны отражаться сведения о конкретном пути следования автомобиля для подтверждения факта его использования в служебных целях. Указанные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На основании этих данных определяется фактический расход на ГСМ по конкретному автомобилю. Путевой лист, не содержащий такой информации, не подтверждает понесенные налогоплательщиком расходы по использованию ГСМ. Путевой лист выдается на один день. Он оформляется ежемесячно только в случае, если это позволяет организовать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов.

Для признания  расходов на горюче-смазочные материалы  в целях налогообложения прибыли кроме правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели, необходимы кассовые чеки АЭС, чтобы подтвердить факт оплаты ГСМ. Наличие чеков АЭС при отсутствии путевого листа не подтверждает целесообразность осуществленных сотрудником расходов. Данное мнение приведено в Письме УФНС по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861.

Списание горюче-смазочных  материалов на расходы производится только в размере фактических расходов. Пробег автомобиля, являющийся одним из основных показателей для расчета количества израсходованного бензина, определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе.

В соответствии с нормами ПБУ 10/99 затраты на содержание служебного автотранспорта, фактически произведенные организацией (в том числе затраты на топливо), в полном объеме признаются в составе расходов по обычным видам деятельности. Для целей налогового учета в силу пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта. При этом расходы на топливо должны удовлетворять требованиям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Вместе с тем согласно разъяснениям Минфина России (Письмо от 4 сентября 2007 г. N 03-03-06/1/640) при определении для целей налогового учета обоснованности затрат, произведенных на приобретение топлива для служебного автомобиля, необходимо учитывать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утверждены распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-Р введены в действие Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов па автомобильном транспорте".

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода  топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении таких норм следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Нормативный расход топлива в отношении конкретного  автомобиля определяется расчетным путем с учетом проделанного километража. Его расчет можно представить в виде формулы:

Qн = 0,01 хНзх8х(1+0,01хО),

где: Qн - нормативный расход топлива, л;

нб - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/1 00 км;

8 - пробег автомобиля, км;

О - поправочный  коэффициент (суммарная относительная  надбавка или снижение) к норме, %.

При выдаче денежных средств делаются следующие проводки Д71 К50. По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

К авансовому отчету прилагаются чеки ККТ, выдаваемые АЭС. Кассовый чек должен содержать:

- наименование  организации-продавца (АЗС);

- ИНН организации-продавца;

- номер кассового  аппарата;

- номер и дату  выдачи чека;

- стоимость бензина;

- марку бензина,  количество топлива и цену  за единицу. Наличие чека ККТ с необходимыми реквизитами является основанием для отнесения   в   состав   расходов,   принимаемых   для  целей  налогообложения, стоимости     ГСМ,     использованных     в     производственной    деятельности. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.