Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Глобал Реал Эстейт»

ight:24pt">Компенсационные выплаты работникам по заграничным  командировочным расходам на территории Российской Федерации осуществляются по нормам не ниже установленных Правительством Российской Федерации. С 1 января 2006 г. действуют предельные размеры суточных, установленные Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2005 N 812. Проезд оплачивается согласно проездным документам. Если расходы на проезд не подтверждены документально, то с суммы компенсации этих расходов организация должна удержать НДФЛ. Эти расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Организация оплачивает сотруднику расходы, связанные с  получением загранпаспорта, оформлением визы, расходы по оплате услуг аэропортов, по обмену наличной валюты или дорожного чека на наличную иностранную валюту, страховку и др.

Работникам возмещаются  расходы по проезду к месту  служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров в транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого  фирменного поезда;

водным транспортом - в  каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования, кроме такси.

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещаются расходы в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом - в  каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Командированному  работнику кроме указанных расходов возмещаются:

расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

расходы на провоз не более 80 кг багажа;

расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы  возмещаются только при наличии  подтверждающих документов {счетов, квитанций, проездных билетов и т.п.). Также часто в связи с командировками выделяются затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым он звонил. Целесообразность и производственная необходимость могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера).

Организация имеет  право самостоятельно своими локальными нормативными актами (приказом и/или распоряжением) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов, при этом они должны быть не ниже норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Работнику, который  направляется в загранкомандировку, выдается аванс в рублях или в  иностранной валюте (при наличии  валюты на текущем валютном счете организации) на основании утвержденной сметы расходов. В настоящее время возможно осуществить выдачу общей суммы аванса в рублевом эквиваленте. В этом случае работник покупает валюту в обменном пункте, а по возвращении из командировки продает неиспользованный остаток и возвращает в кассу организации его рублевый эквивалент.

По возвращении  из командировки работник обязан в  течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, которые подтверждают произведенные расходы (билеты, копию загранпаспорта, счета за проживание, отчет о выполнении служебного задания по форме N Т-10а и др.). Если документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.

Если работнику  была выдана валюта, то неизрасходованную  валюту он сдает в кассу организации.

Пересчет выданной командированному работнику валюты осуществляется на дату совершения операции (дата выдачи и возврата неизрасходованной валюты), а также на дату составления бухгалтерской отчетности. Датой совершения операции по погашению задолженности по подотчетным суммам считается дата утверждения авансового отчета.

Для учета выданных авансов  и командировочных расходов к  счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" открываются два субсчета: "Расчеты с подотчетными лицами в рублях",  "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте".

ГЛАВА №3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «Реалконсалт-ТМ»

3.1 Методика  аудита расчетов с подотчетными  лицами

При планировании аудиторской  проверки следует выполнить следующие  основные этапы: предварительное планирование аудита; подготовка и составление  общего плана аудита; подготовка и  составление программы аудита, все  это необходимо для сокращения времени  и улучшения качества проверки.

Затем необходимо произвести  проверку соответствия учетной политики в части раскрытия способов ведения  бухгалтерского учета товаров действующему законодательству и иным нормативным  актам.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может  использовать тест, содержащий следующие вопросы:

- соответствуют  ли положениям нормативных актов  порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

- соответствуют  ли положениям нормативных актов  порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки;

- соответствует  ли положениям нормативных актов  налогообложение расходов на командировку;

- соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на хозяйственные нужды;

- соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на представительские расходы;

- соответствует  ли положениям нормативных актов  документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;

- соответствуют  ли положениям нормативных актов  расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;

- имеется ли  на предприятии список лиц  (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

- выдаются ли  новые авансы лицам, не отчитавшимся  по ранее полученным под отчет суммам;

- оформляется  ли письменная документация (распоряжения  руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;

- организован  ли аналитический учет командировочных  расходов;

- производится  ли расчет сумм, причитающихся  работнику на командировки.

По результатам  опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются  практически все методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

Размер денежной суммы и срок, на который она  выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Аудитору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы (см. Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704). Согласно п. II Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.