Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Глобал Реал Эстейт»

Командировочные расходы работника отражаются в  сумме фактически понесенных и документально подтвержденных расходов по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и по дебету счетов бухгалтерского учета (в зависимости от характера и целей командировки). Учет наличных денежных средств, выдаваемых работнику в качестве аванса и получаемых от работника, отражается на счете 50 "Касса",

В течение трех дней по возвращении из служебной  командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

В случае если указанная  в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше, чем выданный на командировку аванс, то недостающая сумма должна быть выплачена работнику из кассы предприятия по расходному ордеру. Если фактически израсходованная сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан вернуть ее в кассу.

В ситуациях, когда  работник не представил в установленный  срок авансовый отчет по командировочным расходам, а также не произвел возврат неизрасходованных сумм, возникает долг работника перед организацией. В соответствии со ст. 137 Трудового кодекса РФ генеральным директором делается распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса при условии, что работник не оспаривает основание и размер удержания. Распоряжение об удержании производится не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам). Если работник оспаривает наличие задолженности перед организацией или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с работника только через суд.

Если вдруг  у работника возникает желание  добровольно возвратить образовавшуюся задолженность нужно учитывать следующее. Статьей 138 Трудового кодекса РФ установлено, что при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 процентов от суммы заработной платы» причитающейся к выплате работнику. И только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50 процентов от суммы, причитающейся к выплате. В этом случае работнику следует предложить при получении заработной платы самому внести соответствующую сумму в кассу организации. По изучаемой организации таких ситуаций не возникало. Работники добровольно осуществляли возврат оставшихся подотчетных сумм.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).

Расходы по командировкам  признаются затратами, связанными с  управлением производством, и, соответственно, формируют расходы по обычным  видам деятельности. Признание командировочных  расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N ЗЗн (далее - ПБУ 10/99). Так, в отношении расходов на служебные командировки все условия признания расхода в учете выполняются только при возвращении работника из командировки и сдаче авансового отчета. В бухгалтерском учете расходы по командировке, приходящейся как на предыдущий, так и на текущий отчетные периоды, признаются в учете полностью в отчетном периоде, в котором авансовый отчет утвержден руководителем организации.

При служебных  поездках в местность, откуда командированный  работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Об этом сказано в п. 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" (утв. Минфином СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62). По мнению Верховного Суда РФ, суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки при условии проживания вне места постоянного жительства более 24 часов (Решение от 4 марта 2005 г. N ГКПИ05-147). Поэтому, если работник ежедневно возвращается из командировки домой, суточные не нужны.

При направлении  работника в командировку ООО «Глобал Реал Эстейт» оформляются следующие документы: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Выдаются под отчет денежные средства из кассы организации. При этом командированному работнику гарантируется компенсация: расходов на проезд, расходов по найму жилья (гостиничных расходов), суточных, и иных расходов. Размер суточных в рассматриваемой организации составляет  100 руб. в соответствии с законодательством (согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93).

В     случае    направления    работника    в     зарубежную     командировку дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

- расходы на  оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные  консульские и аэродромные сборы;

- сборы за  право въезда или транзита  автомобильного транспорта;

- расходы на  оформление обязательной медицинской  страховки;

-иные обязательные  платежи и сборы.

Срок заграничной  краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней.

Для направления  работника в служебную загранкомандировку руководитель организации издает приказ. Формы всех документов для командировок утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В приказе о направлении работника в командировку обязательно должны быть указаны Ф.И.О. командированного, его должность, цель, время, место командирования, служебное задание. По возвращении работника из командировки составляется отчет о командировке.

На командированного сотрудника организация должна оформить командировочное удостоверение. При направлении сотрудника в страны дальнего зарубежья достаточно одного приказа. Размер суточных в иностранной валюте будет определяться по отметкам о пересечении границы Российской Федерации в загранпаспорте.

Если сотрудник  направляется в страны СНГ, то оформляется  командировочное удостоверение. Поскольку в большинство стран СНГ российские граждане могут въезжать без визы, подтвердить срок командировки отметками в загранпаспорте нет возможности. В то же время при наличии командировочного удостоверения срок командировки можно определить по отметкам о прибытии в пункт назначения и выбытии из него.

С 1 января 2005 г. до 12 июля 2006 г. при загранкомандировках действовали нормы суточных и оплата за жилье, утвержденные Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н. Согласно Приказу Минфина России от 12,07.2006 N 92н нормы суточных, установленные Приказом N 64н, распространяются только на организации, финансируемые из федерального бюджета. Все остальные организации могут сами определять в коллективных договорах максимальный размер суточных при зарубежных командировках и не облагать выплаты в пределах этого лимита единым социальным налогом и налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ). При расчете налога на прибыль суточные можно учесть в составе расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.05.2005 N 299. При этом расходы на жилье можно списать в полном объеме при наличии оправдательных документов.

Работнику выплачиваются  суточные за каждый день загранкомандировки. Согласно Постановлению Совета Министров Российской Федерации от 01.12.1993 N 1261 существует ряд особенностей, которые необходимо учитывать при расчете суточных:

если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иное гран ной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то организация выплату суточных им не производит, если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но представляет им за свой счет питание, то организация выплачивает им суточные в размере 30% нормы, включая надбавки, установленные указанным Постановлением;

в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней оплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение;

работникам, выехавшим  в командировку за границу и возвратившимся из-за границы в Российскую Федерацию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

Также со дня  пересечения государственной границы  при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую лицо направляется, а со дня въезда на территорию Российской Федерации - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (по отметкам в загранпаспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется {совместное Письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу").

Если работник уезжает  до 24 часов включительно, то за этот день ему нужно выплатить суточные. При этом учитывается время, необходимое, чтобы добраться до станции или аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, из которого выезжает работник. Общий срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути, для строителей - 1 год. Если работник заболеет во время командировки, то ему выплачиваются суточные за все время нетрудоспособности (по справке или больничному листу).