Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Глобал Реал Эстейт»

Согласно п. 5 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы (МПЗ) принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Пунктом 16 ПБУ 5/01 установлено, что при отпуске МПЗ в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

- по себестоимости  каждой единицы;

- по средней  себестоимости;

- по себестоимости  первых по времени приобретения  МПЗ (способ ФИФО).

На исследуемой  организации сотрудникам, имеющим  право получать денежные средства под отчет на основании распоряжения (приказа) руководителя, выдаются из кассы наличные для приобретения ГСМ и делается проводка Д 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях" - К 50.1 "Касса организации" - выданы наличные деньги под отчет.

По дебету 10-3 отражается поступление ГСМ на основании  чеков ККТ, выдаваемых АЗС, по кредиту 10-3 производится списание ГСМ на основании требований.

Расходы на горюче-смазочные  материалы (ГСМ): бензин АИ-95, используемые в качестве моторного топлива для автомобиля Мерседес Бенц Е913 СМ97, а также расходы на другие технические и специальные жидкости, применяемые при эксплуатации транспортного средства, являются ежедневными расходами ООО «Глобал Реал Эстейт».

Также для приобретения ГСМ  по топливным картам со встроенной микросхемой, предназначенным для учета объема и ассортимента ГСМ, полученного на АЗС  был заключен договор поставки №К132-280406 от 01.07.06 г. с ООО «Магистраль-Карт». В соответствии с договором ООО «Глобал Реал Эстейт» приобретает по топливной карте бензин АИ-95. Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией на счет ООО «Магистраль-Карт» 100-процентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета, в течение 3-х банковских дней. Отдельно организация оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных микропроцессорных карт с суточным (или месячным) лимитом. Ежемесячно поставщик топлива представляет организации счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет. (или реестр) операций по картам.

23 января 2007 выданы  денежные средства водителю Дзюба  А.В. на приобретение ГСМ для  заправки автомобиля Мерседес Бенц Е913 СМ97 в сумме 624 руб. 00 коп. На всю суммы приобретено 30 л. Топлива по цене 20 руб. 80 коп. за 1 литр. Сотрудником был предоставлен авансовый отчет №4 от 23.01.07 с приложением –чек ККМ №1164 от 23.01.07 г.

В бухгалтерском  учете были отражены следующие проводки:

Д 71.1 - К 50-1 - 624 руб. - отражена выдача денежных средств  под отчет водителю;

Д 10-3 - К 71.1 - 624 руб. – 30 л. - отражена стоимость и количество ГСМ, залитых в бак автомобиля;

ООО «Глобал Реал Эстейт» перечислило авансом поставщику ГСМ 2950 руб. на приобретение 100 л топлива. Право собственности на топливо переходит в момент фактической заправки автотранспорта. По акту приемки-передачи получена топливная карта номинальной стоимостью 2600 руб.

В конце месяца организация получила от поставщика отчет об отпущенном топливе за месяц, согласно которому в автомобиль заправлено 80 л топлива на сумму 2360 руб. (в том числе НДС - 360 руб.).

В бухгалтерском  учете были отражены следующие проводки:

Д 60 - К 51 - 2950 руб. - отражена стоимость перечисленных  поставщику ГСМ денежных средств;

Д 50-3 - К 60 - 2950 руб. - отражено получение топливной карты;

Д 71 - К 50-3 - 2950 руб. - отражена выдача топливной карты  под отчет водителю;

Д 10-3-2 - К 71 - 2000 руб. (2360 руб. - 360 руб.) - отражена стоимость ГСМ, залитых в бак автомобиля;

Д 19-3 - К 71 - 360 руб. - отражена сумма НДС по ГСМ;

Д 68-2 - К 19-3 - 360 руб. - принят к  вычету НДС на основании счета-фактуры поставщика.

Для учета ГСМ  применяется способ оценки по средней себестоимости. Оценка ГСМ производится по каждой марке топлива путем деления общей себестоимости определенной марки ГСМ на их количество, складывающееся из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших ГСМ а течение месяца.

                                          2.4.3 Учет командировочных расходов

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Основные правила  оформления служебных командировок по территории Российской Федерации изложены в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" {далее - Инструкция N 62) (согласно ст. 423 ТК РФ документ действует в части, не противоречащей Кодексу).

В командировку не могут быть направлены:

- беременные  женщины;

- женщины, имеющие  детей в возрасте до 3 лет. Они  могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено медицинскими рекомендациями. Кроме того, они вправе отказаться от направления в служебную командировку. Такие же права предоставляются работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения последними возраста 18 лет, а также работникам, которые осуществляют уход за больными членами их семей в соответствии с медицинскими заключениями (ст. 259 ТК РФ);

- сотрудники, не  достигшие возраста 18 лет (за исключением  творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений) (ст. 268 ТК РФ);

- сотрудники, работающие  по ученическому договору (если  командировка не связана с их профессиональной подготовкой) (ст. 203 ТК РФ).

При направлении  работника в командировку оформляются  следующие документы:

1. приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку по формам N Т-9 или Т-9а. В приказе определяются:

- сотрудник, направляемый  в командировку, и его должность;

- место командировки;

- ее сроки (опять-таки, по датам убытия и прибытия, определенным по правилам расчета суточных);

- предельные  размеры сумм расходов на гостиницу;

- причины возможного прекращения  и продления командировки;

- возможные места  посещения (с адресами и телефонами).

2. командировочное  удостоверение (форма N Т-10). В нем  ставится отметка о выбытии  в командировку из места, где  находится организация. Это удостоверение является документом, подтверждающим пункты посещения в месте командировки. В случае посещения по производственной необходимости ряда контрагентов в командировочном удостоверении проставляются отметки об их посещении. При этом можно заполнять только правую сторону командировочного удостоверения «Прибыл в...»

3. служебное задание и  отчет о его выполнении (форма  N Т-10а). Его оформляют за несколько дней до планируемого начала командировки, документ подписывается начальником основного подразделения и подается на утверждение руководителю. В документе отражается конечная цель командировки и краткий отчет.

Согласно гл. 24 ст. 168 ТК РФ командированному работнику  гарантируется компенсация работодателем:

- расходов на  проезд;

- расходов по  найму жилья (гостиничных расходов);

- суточных;

- иных расходов, произведенных с ведома или  разрешения работодателя (транспортных расходов, расходов на "пассажирскую страховку" на время проезда, на оплату банковских и почтовых услуг, услуг связи и пр.).

Суточные - выплаты  в качестве возмещения дополнительных расходов, связанных с проживанием работника организации вне места постоянного жительства во время нахождения в командировке. Размер суточных и порядок расчета количества дней для их выплаты определяются согласно законодательства и зафиксированы в локальном нормативном акте (приказе, распоряжении). Для определения размера суточных берутся дни командировки с даты ее начала по дату ее окончания (включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе и дни вынужденной остановки). Расходы по найму жилого помещения являются компенсационными выплатами, которые не облагаются НДФЛ и ЕСН. Стоимость проезда работника в аэропорт на такси рассматривается как компенсационная выплата, связанная с исполнением работником трудовых обязанностей и не подлежащая обложению НДФЛ. Также со стоимости проезда организация не начисляет ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.