Учет и внутренний контроль денежных средств

     Финансовая  отчетность ТОО «Павлодарсоль» включает в себя:

• бухгалтерский баланс;
• отчет о доходах и расходах;
• отчет о движении денег;
• отчет об изменениях в собственном капитале;
• информацию об учетной политике и пояснительную записку.

     Бухгалтерский баланс составляется и представляется с пояснительной запиской на основе принципов, заложенных НСФО №2, раздел 2 «Концепция и основные принципы», раздел 4 «Бухгалтерский баланс»

     Бухгалтерский баланс ТОО «Павлодарсоль» содержит в себе сведения об изменяющихся у него активах, собственном капитале и обязательствах. Активы и обязательства классифицируются как долгосрочные и текущие.

     Отчет о прибылях и убытках составляется и раскрывается в пояснительной  записке на основе принципов,  в  заложенных НСФО №2, раздел 2 «Концепция и основные принципы», раздела 5 «Отчет о прибылях и убытках». Этот отчет характеризует финансовые результаты предприятия за отчетный период и должен включать в себя все статьи доходов и расходов, признанных за период

     Отчет о движении денег составляется и  раскрывается в пояснительной записке на основе принципов, заложенных НСФО №2, раздел 2 «Концепция и основные принципы», раздел 7 «Отчет о движении денежных средств» Этот отчет позволяет оценить изменения в финансовом положении предприятия, обеспечивая пользователя информацией о поступлении и выбытии денежных средств за отчетный период в разрезе операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. Этот отчет составляется по прямому методу.

     Отчет об изменениях в капитале составляется и раскрывается в пояснительной записке на основе принципов, заложенных НСФО №2, раздел 2 «Концепция и основные принципы», раздел 6 «Отчет об изменениях в капитале»  и содержит прибыль или убыток за период, статьи доходов и расходов, признанных напрямую в составе капитала за период, влияния корректировок ошибок и изменений в учетной политике за период, и – в зависимости от формата отчета об изменениях в капитале, которого придерживается предприятие, - суммы инвестиций, произведенных владельцам капитала предприятия, и суммы дивидендов и иных распределений, выплаченных им за период.

     Пояснительная записка к финансовой отчетности:

• представляет информацию об основе подготовки финансовой отчетности и учетной политике, выбранной и примененной для существенных операций и событий;
• раскрываем информацию, требуемую НСФО  2, которая не представлена где-либо еще в финансовой отчетности;
• обеспечивает дополнительную информацию, которая не представлена в самой отчетности, но необходима для достоверного представления.

     Отчетность  «Павлодарсоль» содержит полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами (уставом); местонахождение – юридический адрес; вид деятельности; орган управления, которому представляется финансовая отчетность, организационно-правовая форма собственности.

     Хозяйственные операции оцениваются, и отчеты по ним ведутся в национальной валюте Республики Казахстан - тенге. Финансовая отчетность составляется в валюте Республики Казахстан, единица измерения устанавливается в тысячах тенге.

     Отчетным  периодом для годовой финансовой отчетности является календарный год: с 1 января по 31 декабря. Для составления финансовой отчетности датой считается календарный день отчетного периода.

     Финансовая  отчетность «Павлодарсоль» заверяется подписями директора и бухгалтера, которые несут ответственность за своевременность предоставления в налоговые органы и достоверность финансовой отчетности. 

     2.2  Организация учета денежных средств и документооборот операций с денежными средствами 

     На  предприятии ТОО «Павлодарсоль» учет денежных средств ведется в соответствии с принятыми правилами, которые введены в действие с  01.01.2008 г. Правила ведения бухгалтерского учета  утверждены Приказом Министра финансов РК от 22.06.2007 г. № 221.

     В данном документе одним из разделов является «Учет кассовых операций», в котором предусмотрены:

• порядок приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов;
• порядок ведения кассовой книги и правила хранения денег;
• ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

     У кассира предприятия возникают различные вопросы о ведении кассовых операций. Предлагаем наиболее часто встречаемые ситуации.

     Кассир  является материально ответственным  лицом, поэтому при приемке без проверки подлинности денежных знаков принятая фальшивая денежная наличность является недостачей и взыскивается с кассира.

     При организации работы кассы и кассира  руководитель организации должен разработать  Правила ведения кассовых операций, где оговариваются правила технического оснащения кассы, материальная ответственность кассира, порядок приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения денег, инвентаризации кассы, порядок осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Далее он знакомит кассира с данным документом и заключает договор о полной материальной индивидуальной ответственности.

     Руководство предприятия и кассир должны руководствоваться "Рекомендациями по технической  укрепленности и оснащенности помещений касс предприятий", рекомендованными МВД РК, а также постановлением Национального банка РК "Признаки и порядок определения платежное™ денежных знаков" (см. Правила ведения кассовых операций в банках второго уровня Республики Казахстан).

     Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерской службой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Без подписи главного бухгалтера и регистрации в журнале кассир не может принимать деньги.

     В данном случае кассир не имел права  осуществлять прием наличных денег в кассу от покупателя и выдавать приходный кассовый ордер без подписи главного бухгалтера или лица, на то уполномоченного, и без регистрации в журнале кассир не должен был принимать деньги.

     Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе устанавливается Правилами ведения кассовых операций, разрабатываемыми организациями самостоятельно в соответствии с учетной политикой и Правилами ведения бухгалтерского учета.

     Кассовые  операции осуществляет кассир, который  несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель обязан ознакомить его с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной индивидуальной ответственности. Предусмотренные в договоре обязанности и ответственности сторон скрепляются подписями представителя администрации и кассира. При отсутствии кассира ведение кассовых операций осуществляет бухгалтер, с которым также заключается договор о полной материальной ответственности.

     Кассовые операции по приему наличных денег оформляются приходным кассовым ордером (форма № КО-1, утверждена приказом Министра финансов РК от 21.06.2007 г. № 216, приведена на стр. 154), который подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным им. Применяется для оформления поступления наличности в кассу организации как при ручной обработке, так и при обработке информации на компьютере.

     Приходный кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре работником бухгалтерии. Приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным, и кассиром и заверяются печатью организации, регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (Форма № КО-3, утверждена приказом Министра финансов РК от 21.06.2007 г. № 216, приведена на стр. 156).

     Печать  организации ТОО «Павлодарсоль» проставляет бухгалтер посередине отрывной линии так, чтобы печать охватила часть ордера и часть квитанции. Квитанция - отрывной документ выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а ордер остается в кассе.

     Прием или выдача денег по кассовым ордерам  может производиться только в  день их составления. При получении  приходного или расходного кассового ордера кассир обязан проверить:

     - наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере и подписи руководителя;

     - правильность оформления документов.

     Если  не соблюдено хотя бы одно из этих требований, кассир возвращает документы в бухгалтерию.

     Подчистки и исправления, отсутствие подписи главного бухгалтера или руководителя в расходных кассовых ордерах не допускаются. При обнаружении подобных нарушений в оформлении расходных кассовых ордеров с кассира взыскиваются выданные деньги.

     Операции, связанные с выдачей наличных денег, оформляются расходным кассовым ордером (форма № КО-2, утверждена приказом Министра финансов РК от 21.06.2007 г. № 216, приведена на стр. 155) или другими документами (платежные ведомости, заявление на выдачу денег).

     Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. Приходный и расходный кассовые ордера и заменяющие их документы заполняются четко и ясно чернильной или шариковой ручкой (кроме красного и зеленого цветов), либо текст печатается на компьютере. В этих документах не допускается никаких помарок, исправлений. В приходном и расходном кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. До передачи в кассу приходный и расходный кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. № КО-3).

     Журнал  открывается отдельно на приходные  и расходные кассовые документы, применяется для оформления выдачи наличности из кассы организации, как  при ручной обработке, так и при  обработке информации на компьютере.

     Учет  приходных и расходных кассовых ордеров ведется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров имеет трафаретную форму. Каждая страница журнала имеет 8 колонок. В журнале с левой стороны предусмотрено 4 колонки для регистрации приходных, а с правой стороны, с 5 по 8 колонку - для расходных кассовых ордеров.

     Регистрация кассовых документов в журнале не может производиться после передачи приходных и расходных ордеров в кассу, т.к. порядковый номер регистрации является номером документа. Приходный кассовый ордер имеет отрывную квитанцию, которая передается лицу, внесшему деньги в кассу.

     Документ  считается недействительным, если в  нем не заполнен даже один обязательный реквизит.

     В соответствии с п. 16 Правил ведения  бухгалтерского учета документом, удостоверяющим личность, является паспорт или удостоверение личности гражданина Республики Казахстан.

     Документами, заменяющими паспорт, могут быть военный билет Министерства обороны Республики Казахстан, служебное удостоверение военнослужащих Вооруженных сил, других войск и воинских формирований, КНБ Республики Казахстан, МВД Республики Казахстан, данные которых получатель денег записывает в расходный кассовый ордер при получении денег.

     Таким образом, водительское удостоверение  не является документом, удостоверяющим личность. Водительское удостоверение предъявляется инспектору ГАИ вместе с удостоверением личности.

     Выдача  денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии в нем фотографии и личной подписи владельца.

     Расписка  в получении денег может быть сделана только собственноручно чернилами или пастой, шариковой ручкой с указанием полученной суммы.

     В ТОО «Павлодарсоль» для выдачи заработной платы составляются платежные ведомости, которые подписываются главным бухгалтером и утверждаются руководителем.

     Выдача  заработной платы может производиться  на предприятии по расходным кассовым ордерам, но на основании утвержденной руководителем платежной ведомости. Если получающий деньги является работником данной организации и на платежной ведомости есть разрешительная подпись руководителя, подписывать сами расходные ордера руководителю необязательно.

     Лицо, получающее деньги, должно прописью указать, какую сумму получает, проставить дату и подпись. Но строка в расходном  кассовом ордере "сумма прописью" может быть заполнена автоматически в программе "1С-бухгалтерия". В этом случае лицо, получающее деньги, проверяет правильность записи, подписывает документ и получает деньги.