Учет и внутренний контроль денежных средств

     Если  получающий деньги не является работником данной организации, то с него следует потребовать документы, удостоверяющие его личность (удостоверение личности, паспорт, с указанием даты выдачи, кем и когда был выдан).

     Так как каждому работнику устанавливается  разная ставка оплаты труда, сумма выдаваемой работникам заработной платы может считаться коммерческой тайной и ни один работник не должен знать, какую заработную плату выплачивают его сослуживцам. Выдача заработной платы производится не реже одного раза в месяц (п. 1 ст. 134 Трудового кодекса РК), не позднее первой декады следующего месяца.

     Но  иногда руководство предприятия  злоупотребляет своими обязанностями и при выдаче заработной платы с большой задержкой просит не проставлять в расходном кассовом ордере дату получения заработной платы, тем самым скрывая срок выплаты заработной платы. Хотя, согласно п. 4 ст. 134 Трудового кодекса РК при задержке по вине работодателя заработной платы руководство должно начислять пени в размере ставки рефинансирования Национального банка РК за каждый день просрочки на момент выплаты.

     В данном случае кассир несет полную материальную ответственность, так как он не имеет права согласно Правилам ведения кассовых операций выдавать денежные средства из кассы без письменного распоряжения руководителя и главного бухгалтера с указанием суммы прописью.

     Договора  с предприятием-контрагентом может  и не быть, а вот письменное разрешение от руководителя на выдачу денег из кассы должно быть обязательно, так как в этом случае руководитель организации берет на свою ответственность выдачу суммы денег.

     Кассир  может выдать денежные средства из кассы на основании доверенности только на получение определенной суммы, и если доверенность нотариально заверена, с предъявлением удостоверения личности. Если выдача денег производится по платежной ведомости, на ней делают надпись "По доверенности", которую прикрепляют к расходному кассовому ордеру или ведомости.

     При получении денег получатель расписывается  в расходном документе (расходный кассовый ордер, платежная ведомость и др.) Доверенность изымается и прикрепляется к расходным документам.

     Доверенность  должна быть оформлена и заверена нотариально только на одно получение  суммы денег. Если доверенность была выдана получателю не только для получения денежных средств, но также и на совершение других действий за доверителя, она все равно изымается и прикрепляется к расходному документу.

     Правила выдачи денег из кассы устанавливаются  руководителем организации в Положении (правилах) о порядке ведения кассовых операций или в учетной политике организации.

     Кассир  предприятия производит выдачу заработной платы, стипендий, премий на основании ведомостей, составленных бухгалтером, с указанием срока и суммы выдачи, имеющим разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера.

     Кассир  не имеет права самостоятельно производить записи в платежные ведомости и выдавать по ним деньги.

     Платежные ведомости на выдачу заработной платы  составляет бухгалтер на основании "Расчетной ведомости (книги)" (форма № Т-1), где расчет производится по структурным подразделениям отдельно.

     Кассир, получив платежную ведомость, должен проверить наличие разрешительных подписей руководителя и главного бухгалтера.

     По  окончании срока выдачи (указанного на титульном листе ведомости), кассир против неполученных сумм ставит штамп "депонировано", если деньги выданы по доверенности - ставит надпись "по доверенности", в графе "Примечание" указывает номер предъявленного документа. Затем кассир просчитывает по ведомости общую сумму денег, фактически выданную из кассы, после последней записи в ведомости проставляется итоговая сумма фактически выданной заработной платы.

     Итоговые  суммы могут выводиться в конце  каждой отдельной страницы ведомости.

     По  истечении установленных сроков выплаты заработной платы, премий, пособий  по временной нетрудоспособности кассир должен:

1. в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "депонировано";
2. составить реестр депонированных сумм;
3. в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности, подлежащих депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
4. записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер № ".

     Бухгалтерская служба производит проверку отметок, сделанных  кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

     Депонированные  суммы сдаются в обслуживающий  организацию банк и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер, служащий основанием для выписки объявления на взнос наличными.

     На  титульном листе платежной ведомости  кассир указывает общую сумму  выданной и депонированной заработной платы. Ведомости и реестры депонированных сумм сдаются в бухгалтерию, где они проверяются и подписываются бухгалтером. Депонированные суммы на основании реестра записываются в Книгу депонированной заработной платы.

     На  основании принятых от кассира и  проверенных ведомостей (подсчитанных и указанных в ведомостях выданных сумм) бухгалтер выписывает на имя кассира с указанием номеров платежных ведомостей расходные кассовые ордера, которые подписывает кассир и прикрепляет к отчету. На основании каждой платежной ведомости и расходных кассовых ордеров (в строке «Основание» указывается «по платежной ведомости №» ) суммы, выданные из кассы предприятия, списываются с подотчета кассира.

     Общие требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, наличие обязательных реквизитов в них установлены ст. 7 Закона РК "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности". Формы первичных документов и требования к ним утверждаются уполномоченным органом или Национальным банком РК в соответствии с требованиями законодательства. В соответствии с приказом Министра финансов РК «Об утверждении форм первичных документов» от 21.06.2007 г. № 216 установлены типовые формы первичных документов и требования к ним. В частности, этим документом установлена типовая Платежная ведомость, форма № Т-2.

     Первичный документ является юридическим документом, если все обязательные реквизиты, указанные  в нем, заполнены в соответствии с установленными требованиями. В  данном случае должны быть проставлены в установленном документом месте разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера.

     Таким образом, при наличии визы руководителя в неустановленном месте документ считается недействительным и кассир должен вернуть документ в бухгалтерию.

     Предприятие ТОО «Павлодарсоль» выдает наличные деньги в подотчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, в размерах и на сроки, определяемые руководителем. Суммы авансов, выданных в подотчет на командировочные расходы, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных в соответствии с нормами, установленными ст. 93 Налогового кодекса РК.

     Оформление  выдачи денег осуществляет бухгалтер, выписывая расходные кассовые ордера (форма № КО-2) на каждое подотчетное лицо, с регистрацией в Журнале приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Порядковый номер регистрации является номером регистрируемого документа.

     Но  возможно выплату наличных денег  в подотчет на расходы, связанные со служебными командировками нескольким лицам, производить по платежной ведомости без составления расходного ордера на каждого получателя. На общую выданную сумму составляется один расходный ордер, дата и номер которого проставляется в платежной ведомости.

     На  титульном (заглавном) листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег, за подписями индивидуального предпринимателя, или руководителя организации или лица, его заменяющего, и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи наличных денег и суммы прописью.

     Полученные  деньги разрешается расходовать  подотчетным лицам только на те цели, на которые они были вьщашл. В установленные сроки каждое подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерше отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

     Отчет о расходах на командировки представляется в течение трех дней по возвращении  из командировки. Неизрасходованные  суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.

     Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты и  определяет расходы, подлежащие утверждению руководителем организации.

     Таким образом, необходимо вести аналитический  учет по каждому отдельному подотчетному лицу в целях организации контроля за правильным расходованием денег и своевременным их возвратом.

     Кассир  при получении денег в кассу для выдачи заработной платы расписывается в приходном кассовом ордере и несет полную материальную ответственность за правильную выдачу денег из кассы.

     В случае, если выдача заработной платы  из кассы производится по платежным  ведомостям, кассир должен проверить наличие разрешительных подписей руководителя и главного бухгалтера.

     Кассир  обязан указать в конце ведомости  и на каждой отдельной странице итоговые суммы фактически выданной заработной платы, также произвести записи на титульном листе о фактически выданной и депонированной суммах и сдать ведомость в бухгалтерию организации. Если кассир не оформил правильно документ, ответственность несет бухгалтер, так как он обязан контролировать своевременную сдачу платежной ведомости в бухгалтерию по истечении срока выдачи заработной платы, установленного на предприятии.

     При получении приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир или лицо, его заменяющее, обязано проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе -разрешительной подписи руководителя организации или лица, им уполномоченного;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

     В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерскую службу для надлежащего оформления.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы вместе с приложениями подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

     Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату  заработной платы, регистрируются после  ее выдачи.

     Руководитель  организации не может без личного согласия кассира (материально ответственного лица) взыскать сумму ущерба. Если же сумма ущерба была взыскана, кассир может опротестовать взыскание через суд.

     Сумма ущерба может быть возмещена кассиром только с его согласия и после  того, как суд присудит к взысканию суммы ущерба с кассира.

     Исправление ошибки в книге должно быть оговорено  надписью "Исправлено" и подтверждено подписями кассира и главного бухгалтера ТОО «Павлодарсоль»  или лица, его заменяющего, с указанием даты исправления. В данной ситуации все страницы пересчитываются и исправление вносится на последней странице книги и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

     Все операции по поступлению и расходованию кассир записывает в кассовую книгу (Форма № КО-4, утверждена приказом Министра финансов РК 21.06.2007 г. за № 216, приведена на стр. 157), которая открывается на один год. При ее открытии все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и общее количество листов указано на последней странице кассовой книги.

     Книга опечатывается печатью и скрепляется  подписями главного бухгалтера и  руководителя. Записи в кассовой книге  ведутся через копирку в двух экземплярах. До начала записи приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров в кассовой книге указывается остаток денег на начало дня. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денег на конец дня. Вторые экземпляры листов кассовой книги являются отрывными и служат отчетом кассира. Отчет сдается в бухгалтерию вместе с приложенными к нему первичными документами (приходными кассовыми ордерами, расходными кассовыми ордерами).