Учет и внутренний контроль денежных средств

     Согласно  п. 6 ст. 7 Закона РК «О бухгалтерском  учете и финансовой отчетности»  допускается составление первичных  документов на электронных носителях, но с изготовлением копий таких документов на бумажных носителях для других участников операций. Поэтому кассовая книга может быть выполнена в формате электронной формы бухгалтерского учета «1С-бухгалтерия», но распечатываются два экземпляра отчета кассира.

     До  начала записи приходного кассового  ордера, расходного кассового ордера в кассовой книге (в бумажном виде или на электронном носителе) указывается остаток денег на начало дня. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денег на конец дня. Вторые экземпляры листов кассовой книги являются отрывными и служат отчетом кассира. Отчет сдается в бухгалтерию вместе с приложенными к нему первичными документами (приходными кассовыми ордерами, расходными кассовыми ордерами).

     Если  кассовая книга выполнена в электронном  виде, то кассир распечатывает два экземпляра отчета. Один является «Отчетом кассира», к нему прикрепляются все приходные и расходные кассовые документы, и передается в бухгалтерию. Принятые от кассира отчет и документы проверяются работниками бухгалтерии, а контролирует правильное ведение кассовой книги главный бухгалтер.

     При обнаружении выдачи из кассы денег, не подтвержденных распиской получателя в расчетном кассовом ордере, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира, при этом выписывается расходный кассовый ордер на имя кассира.

     Если  сумма наличных денег не оприходована приходным кассовым ордером, то они  считаются излишком кассы и зачисляются  в доход субъекта путем выписки  приходного кассового ордера. Главный бухгалтер, приняв отчет, расписывается в кассовой книге и в отчете кассира.

     Если  принята электронная форма отчета (1С- бухгалтерия), то главный бухгалтер расписывается на обоих листах. Отчет с приложенными документами остается в бухгалтерии, а в конце месяца все принятые отчеты сшиваются в книгу, которая хранится в бухгалтерии.

     Второй  лист, с подписью главного бухгалтера, остается у кассира и подшивается  в папку. В конце года все листы  сшиваются в книги и заверяются подписями бухгалтера и руководителя организации, опечатываются печатью организации. Это требование установлено утвержденным Министром финансов РК Положением о ведении бухгалтерского учета.

     Записи  в кассовую книгу должны производиться  кассиром или лицом, его заменяющим, сразу же после получения или выдачи наличных денег по каждому ордеру или заменяющему его документу.

     Ежедневно, в конце рабочего дня или по мере поступления или выдачи денег из кассы кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с прикрепленными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     Одновременно  кассир сверяет остаток наличных денег в кассе по отчету с фактическим  наличием денег в кассе.

     Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается  на руководителя организации, главного бухгалтера, руководителя финансовой службы и кассира.

     Выдача  наличных денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном  кассовом ордере или в другом заменяющем его документе, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

     Кассир, в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности работающих по трудовому договору, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     В некоторых случаях, по письменному распоряжению руководителя организации обязанности кассира могут исполняться бухгалтером или другим работником с заключением договора о полной материальной ответственности и изданием приказа о совмещении должностей. Если приказ не оформлен, то не будет основания оплачивать бухгалтеру за выполнение дополнительной работы кассира.

     Следует отметить, что руководители, главные  бухгалтеры и другие работники, имеющие  право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности  кассиров.

     Кассир, в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности работающих по трудовому договору, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под роспись ознакомить кассира с Правилами ведения кассовых операций, после чего с кассиром или лицом, его заменяющим, заключается письменный договор о его полной материальной ответственности.

     В случае совмещения бухгалтером двух должностей (бухгалтера и кассира) и  заключения с ним договора о материальной ответственности взыскание суммы недостачи с кассира будет правомерным.

     В случае необходимости временной  замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого  работника по письменному приказу руководителя организации (индивидуального предпринимателя). С этим работником заключается письменный договор о его полной материальной ответственности.

     Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся в сейфах, несгораемых  металлических шкафах, а в отдельных  случаях в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. В случае, если накануне вечером сейф не был опечатан, материальную ответственность несет кассир.

     Ключи от сейфа или железного шкафа  хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в условных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

     Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете, шкатулке, коробке хранятся у руководителя организации. Один раз в квартал проводится их комиссионная проверка. При утрате ключа сообщается в органы внутренних дел и принимаются меры к замене замков.

     Денежная  наличность включается в акт инвентаризации по купюрам и сумме. В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки находящихся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации и выносится результат.

     При обнаружении комиссией недостачи  или излишков в акте (форма № Пив-10, утвержденная приказом Министра финансов РК от 21.06.2007 г. №216) указывается сумма, берется объяснение с кассира о возникновении отклонений от учетных данных и указывается решение руководителя организации, например, "вынесен строгий выговор".

     Излишки приходуются в кассу, а недостача  взыскивается с кассира. Если кассир хранит ценности в кассе, то при инвентаризации они

     должны  быть оприходованы. Хранение в кассе  наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

     На  предприятии в случае необходимости временной замены кассира, исполнение его обязанностей  возлагается на другого работника по посменному приказу руководителя организации. С этим работником заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Также ведение кассовых операций может осуществлять бухгалтер, с которым тоже заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

     В случае внезапного оставления кассиром работы, находящиеся у него под  отчетом ценности немедленно пересчитываются  другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

     Если  договор о полной индивидуальной материальной ответственности с временно исполняющим обязанности кассира не был заключен, руководитель не может взыскать сумму недостачи из заработной платы временного кассира без его письменного согласия.

     Согласно  Правилам открытия, ведения и закрытия банковских счетов клиентов в банках Республики Казахстан, утвержденным постановлением Правления Национального Банка РК от 02.06.2000 г. № 266, руководитель предприятия вправе предоставить право подписи на платежных документах другому (другим) лицу (лицам). Для этого необходимо оформить временный документ с соответствующими образцами подписей, удостоверенный нотариально.

     Также руководитель предприятия на время  своего отсутствия может предоставить право подписи другому лицу, оформив  для этого временный документ с образцом подписи уполномоченного им лица и оттиска печати, при личном присутствии этого руководителя в банке. При этом допускается удостоверение документа с образцами подписей и оттиска печати уполномоченным лицом банка.

     В Банк представляются доверенность, приказ на лицо, которому предоставляется право подписи. В графе "Отметки банка" документа с образцами подписей и оттиска печати (документа с образцом подписи) уполномоченное лицо банка указывает данные удостоверений личности лиц, имеющих право временной подписи, для чего необходимо представить и удостоверение личности лица, которому предоставляется право подписи.

     В случае обслуживания банковского счета  с использованием компьютерно-модемной связи "Банк-Клиент", после представления  в банк документа с образцами  подписей уполномоченных лиц и оттиска печати клиент передает доверенному лицу уникальную ключевую дискету и пароль, однозначно идентифицирующие клиента и позволяющие использовать электронную подпись на документах, передаваемых в банк.

     Прием наличных денег в кассу банка  от клиентов для последующего зачисления на их текущие счета, в соответствии с нормативными правовыми актами Национального Банка, производится по объявлениям на взнос наличных денег.

     В соответствии с законодательством  Республики Казахстан, банки самостоятельно устанавливают формы объявления на взнос наличных денег и приходного кассового ордера при условии сохранения всех обязательных реквизитов, предусмотренных Правилами и иными нормативными правовыми актами Национального Банка, и они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы);
• дату составления;
• наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;
• содержание операции или события;
• единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
• наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность оформления;
• регистрационный номер налогоплательщика;
• ЕКНП;
• КОД.

     Работник банка может не принять к исполнению объявление на взнос наличными деньгами в случае:

• не полного заполнения предусмотренных реквизитов бланка;
• несоответствия указанных в нем сумм цифрами и прописью;
• несоответствия суммы, указанной в составных частях комплекта этого документа (объявлении, квитанции и ордере);

     -    не верного проставления реквизитов предприятия или вносителя денег - РНН предприятия, КНП.

     При этом не допускаются исправления  и подтирания при заполнении формы.

     На  основании правил вносителем наличных денег является представитель организации клиента обслуживающего банка или представитель организации партнера клиента, от имени которого вносятся наличные деньги на текущий счет в банке, с указанием в объявлении должности, фамилии, инициалов и подписи лица, внесшего наличные деньги, и наличия доверенности на внос наличных денег.